Kademeli normalleşmede site genel kurulu nasıl yapılır?

Kademeli normalleşmeye geçtiğimiz pandemi sürecinde site genel kurullarının nasıl toplanacağı, kararların nasıl alınacağı, apartman girişine duyuru asılması veya e-posta ile genel kurul çağrısı yapılıp yapılmayacağı, binlerce kişinin yaşadığı sitelerde salgın tedbirlerine uygun sınırlı sayıda kişiyle, toplantı yapılarak karar alınıp alınamayacağı gibi merak edilen sorularınızı İstanbul Barosu Kat Mülkiyeti Hukuku Komisyonu Başkanı Avukat Mustafa Şeref Kısacık’a sordum. Özetlediğim sorularınızı avukat Kısacık tüm ayrıntılarıyla yanıtladı:

1) Sitelerde en yetkili organ hangisidir?

Sitelerde, Kat Malikleri Kurulu veya (o sitede varsa) Toplu Yapı Temsilciler Kurulu, en yetkili organdır. Bu iki kurulu kısaca Genel Kurul (GK) olarak tanımlayabiliriz. Siteler, GK’larda alınan kararlara göre yönetilir (KMK 27, 69). Site yönetim kurulunu, denetim kurulunu bu kurul seçer. Geçmiş dönem faaliyetlerini, yeni dönemde yapılacak işleri ve buna göre belirlenecek işletme projesini bu kurul belirler.

2) Aidatı kim nasıl belirler?

İşletme projesinin içerisinde dairelerin ve işyerlerinin ödeyeceği aylık ortak gider avansı (aidat miktarı) son ödeme günü, gününde ödenmemesi halinde alınacak gecikme tazminatı ve/veya faiz oranı vb. hususlar bu kurulca kararlaştırılır. GK’nın aldığı kararlar (yeni bir kararla kaldırılmadığı veya mahkeme kararıyla iptal ettirilmediği sürece) tüm site sakinlerini bağlar.

3) Site genel kurulları ne zaman toplanır?

Site GK’larının ne zaman toplanacağı site yönetim planında (SYP) yazar. Eğer SYP’nda herhangi bir tarih yazılmamışsa, GK’lar her yıl ocak ayında olağan toplantısını yapar. Toplu yapılarda GK’lar iki yılda bir, ikinci takvim yılının ilk ayı içerisinde (ocak ayında) toplanır. Yönetim planlarında olağan toplantıların yılda birden, toplu yapılarda iki senede birden fazla yapılması öngörülebilir. Yine aynı şekilde olağan GK’ların ocak ayı dışında başka bir tarihte yapılması da kararlaştırılmış olabilir. Örneğin yazlık siteler ocak ayında GK yaparsa çoğunluk başka şehirlerde yaşadığı için toplantıya katılamazlar. O nedenle, çoğu yazlık site GK toplantılarını okulların kapatılmasını da dikkate alarak, 15 Haziran’dan sonra yaparlar.

4) Olağanüstü bir sebep çıkarsa GK yapılabilir mi?

Önemli bir sebep ortaya çıkarsa olağan toplantı tarihi beklenmeden olağanüstü GK toplantısı yapılabilir.

5) Böyle bir toplantı yapılmasını kimler isteyebilir?

Yönetici, denetçi ve kat maliklerinden üçte biri isteyebilir. Site de temsilciler kurulu varsa, temsil ettikleri bağımsız bölüm sayılarının üçte biri isteyebilir.

6) GK çağrısı nasıl yapılır?

GK çağrısını yönetici yapar. Tarihi önceden belirlenmiş olağan toplantılar için KMK’nda özel bir çağrı merasimi düzenlenmemiştir. Ancak olağanüstü GK’lar için GK çağrısının GK tarihinden en az 15 gün önce bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı metni ile veya taahhütlü mektupla yapılması gerekir. Toplantının tarihi, yeri, saati ve gündemi de bu çağrı metni ile bildirilir. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da bu çağrı metninde belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman 7 günden az, 15 günden fazla olamaz.

7) GK çağrısının apartman giriş kapısına asılarak duyurulması, tebliğ yerine geçer mi?

Apartman ve sitelerde oturmayanlar panolara asılan duyuruları görmeyebilirler. O nedenle, çağrının panoya asılarak yapılmasını geçerli kabul etmek doğru olmaz.

8) GK çağrısının e-posta ile yapılması mümkün mü?

Gelinen bu teknolojik çağda değişik yöntemlerle daha hızlı ve ekonomik tebligat yapılabilmelidir. Ancak, mevcut yasal düzenlemelere göre (özellikle, olağanüstü GK’lar için) bu şekilde tebligat yapılması mümkün değildir. Bu konuda acilen bir yasal düzenleme yapılması gerekir. Yasal düzenleme yapıldığı zaman bu tür çağrılar ve diğer duyurular sitenin internet sitesinden yayınlanmak suretiyle, E-posta, SMS, WhatsApp mesajı gibi yol ve yöntemlerle yapılabilir. Böylece, zamandan ve masraftan tasarruf edileceği gibi tebligatların ve duyuruların usulüne uygun yapılıp yapılmadığına ilişkin tartışmalar ve yargıya taşınan uyuşmazlıklar da sona erer.

9) Pandemi sürecinde binlerce kişiyle GK toplantısı nasıl yapılabilir?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nda (KMK) 2007 yılında yapılan değişiklikle ‘Temsilcilik Kurumu’ getirildi. Buna göre; bloklar kendi blokları için ‘blok temsilcisi’, sitede bulunan ama blok niteliğinde olmayan yapılar örneğin villalar kendilerini temsil etmek üzere ‘villa temsilcisi’ seçerler. Örneğin, yönetim planında sitedeki 30 blok yapının her biri için birer ve 40 adet villa için bir temsilci seçilmesi öngörülmüşse, 30 + 1 = 31 temsilci seçilmiş olacaktır. Artık GK’yı bu 31 temsilci oluşturacak ve kararlar toplu yapı temsilciler kurulunda alınacaktır. Toplu Yapı Temsilciler Kurulu adeta parlamento gibi işlev görecektir.

10) Temsilcilerin oyları eşit midir?

KMK’daki düzenlemeye göre her temsilci temsil ettiği bağımsız bölüm kadar oy hakkına sahiptir. Villaların seçtiği temsilci 40 villayı (40 bağımsız bölümü) temsil ettiği için oyu 40 sayılacaktır. Blok temsilcileri de bloklarındaki bağımsız bölüm sayısı kadar oy kullanacaklardır. 30 bağımsız bölümlü bir blok yapıyı temsilen seçilen temsilcinin oyu 30, 100 bağımsız bölümlü bir blok yapıyı temsilen seçilen temsilcinin oyu 100 sayılacaktır. Bazı yönetim planlarında temsilcilerin oyunun eşit olduğu yazmaktadır. Bu düzenleme KMK’ya, fiili duruma ve hakkaniyete aykırıdır.