Naylon faturayı yalnız kaçakçılar kullanmaz

Evet, vergi kaçakçıları naylon fatura ticareti yaparlar. Gerçekte olmayan bir işlemi varmış gibi gösteren sahte faturaları piyasaya sürerek bu faturalar üzerinden haksız kazanç elde ederler. Yakalandıklarında; bu faturayı piyasaya süren de, kayıtlarına alan da ağır cezai yaptırımlara muhatap olur. Hem, parasal olarak verginin üç katı ceza kesilir (VUK Md. 344) hem de üç yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile yargılanırlar. (VUK Md. 359)

SAHTE ÖDEME

Ancak ‘gerçekte olmayan bir işlemi varmış gibi gösteren kişiler’ her zaman kaçakçılar olmuyor... Naylon fatura kullanarak, yanıltıcı belge kullanarak haksız kazanç elde eden, özellikle ‘işletmelerin içinde’ başkaları da olabiliyor... Üstelik; işletme içindeki bu sahte fatura-haksız kazanç işlemlerinden işletme sahiplerinin de haberi olmuyor. Zaten haksızlığa uğrayanlar da, varlıkları çalınanlar da bizzat işletme sahipleri oluyor... Bu naylon işlemleri gerçekleştirenler, haksızlığın gizlenmesi için yalnız sahte fatura kullanmıyorlar, yanıltıcı muhasebe hesapları da açabiliyor, sahte ödeme/tahsilat işlemleri de yapabiliyor...

HAKSIZ KAZANÇ

Şirket içi suistimallerden bahsediyorum... Son örneği bir turizm-otelcilik şirketinde ortaya çıktı. Bir haber sitesinde okudum. 15 yıldır muhasebe-finans biriminde görevli olan bir çalışan, son 6-7 yıl içerisinde yaklaşık 6 milyon lirayı iç etmiş. Sahte tahsilat-muhasebe kayıtlarıyla gizlemeye çalışmış haksız kazancını. Bazı müşteri hesaplarında görünen tahsilat işlemlerinin aslında şirket hesaplarına nakden girmediği, ayrıntılı incelemeler sonucunda anlaşılmış. Olayı tespit eden de şirketin muhasebe müdürü... Belli ki, şirketin tahsilat işlemlerinde uygulanması gereken kontrollerdeki zafiyet nedeniyle bu kadar uzun süre sahte işlemler tespit edilememiş...

Olay savcılığa da intikal etmiş ve soruşturma sonucunda da “resmi belgede sahtecilik” ve “dolandırıcılık” suçları kapsamında iddianame düzenlenmiş...

ZARARA UĞRUYOR

Örnekteki olay, işletmenin müşteri-tahsilat cephesinde gerçekleşen bir sahtecilik... Tahsil edilmiş gibi görünen işlemler, aslında gerçekleşmediğinden dolayı işletme nakit kaybına, zarara uğratılmış. İşletmeler, yalnız müşteri-tahsilat cephesinden değil, tedarikçi-ödemeler cephesinden kaynaklı suiistimaller yoluyla da zarara uğrayabiliyor. Nakit girişinden mahrum kalarak değil, haksız nakit çıkışına maruz bırakılarak suiistimal gerçekleşiyor. Gerçekte olmayan bir tedarik için işletmelerden (farkında olunmadan)  haksız para çıkışı gerçekleşiyor. Naylon fatura da, işte bu cephede daha çok kullanılıyor. Gerçekte olmayan bir tedarik işlemine ilişkin sahte fatura, bir şekilde muhasebe kayıtlarına alındığında, işletme otomatik olarak tedarikçiye borçlu hale getirilmiş oluyor... Ve bu borç ödendiğinde de (gerçekte olmayan bir satınalma işlemi için ödeme yapılarak) işletmeler zarara uğratılabiliyor... Tahsilat cephesindeki kayıplar, hak edilen nakdin işletme kasasına girişine engel olurken, naylon fatura yoluyla mesnetsiz ödeme ise işletme kasasından haksız çıkışlara neden olur. İşletmelerin haksız kayıpları varlıklarında azalmaya neden olurken, işlemleri gerçekleştiren suiistimalciler için bu kayıplar haksız kazanç olarak kişisel varlıklarında artışa neden olur.

SUİİSTİMAL RİSKLERİ NASIL YÖNETİLİR?

HER işletme faaliyetlerini sonuçta iki ana işlemle yürütür.  Müşteriden gelen tahsilat: para girişi. Tedarikçiye giden ödeme; para çıkışı. Şimdi bu iki işlemi de havuz örneği üzerinden açıklayalım... Müşterilerden gelen nakitler ‘tahsilat musluğu’ yoluyla havuza akar... Tedarikçiye yapılan ödemelerse ‘ödeme musluğu’ yoluyla havuzdan çıkar. 

* Müşteri-tahsilat cephesi: Satış faturası düzenlendikten sonra ve ilgili mal/hizmet müşteriye teslim edildikten sonra karşılığı nakdin de şirkete (havuza) girmiş olması gerekir. Ancak; çek, senet, pos cihazı gibi tahsilat araçlarıyla (veya açık cari hesap) malın teslimi ile nakdin şirkete girişi arasında doğal gecikmeler de yaşanabilir. Her ne kadar satış faturası ile tahsilat arasında bir süre geçmiş olsa da, her durumda yapılan satışlarla, şirketin nakit havuzuna girişlerin birbirini doğrulaması gerekir. Bu doğrulamaların işletmelerde periyodik olarak yapılıyor olması gerekir. Satış koşullarına (birim fiyat, iskonto oranı, vadesi, tahsilat yöntemi, ciro primi...) ilişkin yönetimin belirlediği kriterlerin de aynı zamanda fiilen uygulandığının belirli aralıklarla doğrulanıyor olması da gerekir.

* Tedarikçi-ödeme cephesi: Tedarikçilere verilen siparişlerin, mal kabul işleminin, muhasebe kayıt ve ödeme işlemlerinin belirlenmiş kriterlere uyumlu olumlu olmadığının ve kriterlerde revize gerekip gerekmediğinin belirli aralıklarla kontrolü ve değerlendirilmesi gerekir. Söz konusu doğrulamalar sonucunda belirlenmiş kriterlere aykırı işlemler, kayıplar-zararlar varsa bunlar gerek tahsilat-müşteri cephesinde, gerek ödeme tedarikçi cephesinde daha başlangıç aşamasında tespit edilip, zararın da önüne geçilebilecektir. Tahsilat musluğundaki olağandışı azalışların, ödeme musluğundaki olağanüstü artışların en kısa sürede tespit edilip müdahale edilebilmesi için sistemin vereceği uyarıların izlenmesi gerekir. İç kontrol sisteminin etkin olarak kullanılmasının, olası suiistimaller için caydırıcı etkisi de olacaktır.

PERİYODİK TESTLER YAPIN

KUŞKUSUZ her şirketin büyüklüğü, sektörü, müşteri ve tedarikçi sayısı, tahsilat ve ödeme yöntemleri birbirinden farklı olduğundan, kontroller de şirketlere göre farklılık gösterecektir. Ancak her durumda her şirket için tahsilat da, ödeme de sürekli tekrarlanan olmazsa olmaz işlemlerdendir. Dolayısıyla olabildiğince teknolojiden yararlanarak, her işletmenin kendi iş süreçlerinin içerisine uyum kontrollerini monte etmesi işletmelerin hedeflerine ulaşmasına ilave katkı verecektir. Ayrıca birçok işletme için; müşteri-tahsilat cephesi ve tedarikçi-ödeme cephesi dışında, yine nakit giriş ve çıkışına neden olan daha küçük hacimli alt musluklar için de, belirlenmiş kriterlere uygun işlem gerçekleşip gerçekleşmediğinin periyodik olarak testlere tabi tutulması gerekir.