E-postama ne zaman yanıt verecek acaba?

Haberleşme e-posta üzerinden olunca, insanlar e-postalarına ne zaman yanıt verileceğini merak etmektedir. Acaba mesajımı aldı mı, okudu mu, geriye döner mi, yanlış bir şey yazdım mı gibi sorular aklımızdan çıkmaz.

Araştırmalar bu konuda önemli bilgiler vermektedir. Şimdi size bunları aktaracağım.

E-POSTA KONTROLÜ

Araştırmalardan çıkan en net sonuç şudur ki herkes e-postasını sürekli kontrol etmektedir.

Kişi ne kadar yoğun olursa olsun, statüsü ne kadar yüksek olursa olsun, ne kadar ünlü olursa olsun, herkes e-postasına sürekli bakmaktadır.

Onun için bir kişiye attığınız e-posta muhtemelen okunmuştur.

NE ZAMAN E-POSTA ATILMALI?

Hafta sonu atılan e-postaların yanıtlanmama oranı daha yüksek.

Çünkü çoğu kişi e-postalarını pazartesi iş yerinde okumaktadır. E-posta atmak için en ideal zaman Pazartesi 11.00 suları.

Bu saatlerde birikmiş e-postalar çoktan okunmuş ve yeni e-postalar için alan doğmuş oluyor.

İMAJ HER ŞEYDİR

Diğer önemli bir bulgu, mesajı atan ile alan arasında özel, önemli veya işle ilgili bir ilişki yoksa çoğu insan mesajlara geç yanıt vermeyi seçmektedir.

Geç yanıt vererek kendilerini önemli ve yoğun gösterirler.

Bu şekilde olumlu bir imaj yaratmak isterler.

KISA MESAJ

Bu imajı bazı kişiler başka şekilde vermektedir. Geç yanıt vermektense, kısa yanıt vermek “ben yoğunum ve meşgulüm” imajı vermek için kullanılan bir yöntem.

UZUN E-POSTALAR

Araştırmalardan çıkan bir bulgu da uzun e-postaların okunmama yanıtlanmama ihtimali daha yüksek.

Onun için e-postaların mümkün olduğu kadar kısa ve öz yazılması önemli.

Ayrıca çoğu e-posta Blackberry'den ayaküstü okunduğu için uzun e-postalar başka bir zamana bırakılmakta ve sonra da unutulmaktadır.

EKLER

Aynı şekilde ekleri açmak zahmetli olduğu ve virüs ihtimali olduğu için ekli e-postalar ya açılmamaktadır ya da sonraki bir zamana bırakılmaktadır. Bu da yanıt verme süresini uzatmaktadır.

ÖNCEKİ DENEYİMLER

Kişilerin e-postalarına ne zaman yanıt alacakları bir önceki deneyime de bağlı.

Bir kişinin e-postasına hemen yanıt verildiyse, aynı hızda e-posta gelme ihtimali daha yüksek. Hızlı yanıt almak istiyorsanız, sizin de hızlı yanıt vermeniz gerekiyor.

TAKİP

E-posta çok önemliyse, ses veya telefonla takip hatırlatma yapılması çok önemli. Eğer bu iki yol da mümkün degilse, tekrar mesaj atmak yanıtlanma ihtimalini artırıyor.

DİLBİLGİSİ VE NOKTALAMA

Ayrıca deneyimlerden bildiğim önemli bir noktayı söylemek istiyorum.

Düzgün bir Türkçe ile yazılmış, dilbilgisi ve noktalama kurallarına uyulmuş mesajların güvenilirliği daha fazla olmaktadır.

Daha çok ciddiye alınmaktadır ve yanıtlanma ihtimali daha yüksek oluyor.

Bu araştırma bulgularını bilmeniz e-posta iletişimini daha iyi yönetmenizi sağlayacaktır.