Dinlemeyi bilmiyoruz

Birini dinlerken, anlattığı şey ilgimizi çeksin veya çekmesin, bir süre sonra dikkatimiz dağılıyor, aklımız başka yerlere gidiyor ve karşımızdakini dinlememeye başlıyoruz. İster yolda karşılaştığımız biriyle ayaküstü bir sohbet, ister bir konferansta paylaşımda bulunan konuşmacı olsun uzun süre dinleyemiyor, ya başka şeyler düşünmeye başlıyoruz ya da oyalanacak bir şeyler buluyoruz.
1987 yılında yapılan bir araştırmaya göre, (teknoloji daha dikkatimizi bu kadar dağıtmadan önce de) insanlar, yüz yüze iletişimde konuşulanların sadece yüzde 10’unu hatırlıyordu. Araştırmacılara göre aynı anda birçok işle ilginenmemiz gibi nedenlerden ötürü dinleme becerileri iyice düştü. Rockhurst Üniversitesi’nden doçent Laura Janusik, birçok insanın dinlediğini hatırlamak konusunda çaba göstermediğini, bunun nedeninin de ‘nasıl olsa Google’da buluruz’ düşüncesi olduğunu söylüyor.

digitalsparkmarketing.com’da yer alan bir makaleye göre günde vaktimizin ortalama yüzde 70-80’ini iletişim için kullanıyoruz. Bu zamanı da bölersek; yüzde 9’unu yazmak, yüzde 16’sını okumak, yüzde 30’unu konuşmak ve yüzde 45’ini de dinlemek için kullanıyoruz. Yine aynı araştırmaya göre dinleme konusunda başarısızız. Bunun da birçok nedeni var:

Dinleme eğitimi yok
Günün büyük kısmını dinlemek için kullansak da bu beceri, aynı zamanda en az pratik yaptığımız alan. İş dünyasında etkili iletişim adı altında yazma, okuma, konuşma, kendini ifade etme gibi birçok eğitim alıyoruz. Fakat dinleme üzerine neredeyse hiç eğitim yok. Seminerlere, eğitimlere, workshop’lara bakıldığında yazma ve konuşma becerileri üzerine birçok başlık görürüz. Fakat etkili dinlemeyle ilgili özel bir etkinlik göremeyiz. Başlık olarak geçmese de alt başlıkların birinde birkaç cümle veya paragrafla anlatılır, kısaca özetlenir.

Düşünmek, konuşmaktan daha hızlı
Birçoğumuz dakikada yaklaşık 125 kelime sarf ederiz. Fakat iş anlamaya geldiğinde dakikada 400 kelimeye kadar kapasitemiz var. Yani biri konuşurken kapasitemizin yüzde 25’ini kullanıyoruz. Yüzde 75’iyle hala başka şeyler yapabiliriz. Hal böyle olunca da insan düşüncelere dalıp gidebiliyor. Bu ne demek? Birileri konuşurken iyi dinleyebilmek için gerçekten efor sarfetmeliyiz. Konsantre olmazsak kısa sürede başka şeyler düşünmeye başlarız.

Etkisiz dinleme
Birçok araştırma can kulağıyla dinlemediğimizi ortaya koyuyor. 10 dakikalık bir sunumu dinleyen ortalama biri, anlatılanların yüzde 50’sini aklında tutabiliyor. 48 saat sonra aklında kalanların da yarısı gidiyor. Yani dinlediklerimizin sadece 1/4’ü aklımızda kalıyor.

Yaşlandıkça zorlaşıyor
Bir başka araştırma ise yaş ilerledikçe dinlemenin zorlaştığını gösteriyor. Minnesota Üniversitesi’nden emekli profesör Ralph G. Nichols’un Dinliyor Musun? adlı kitabında bir tespitte bulunuyor. Nichols’a göre, iyi dinleyiciyi de bütün ilgisini konuşmacıya veren kişi olarak tanımlarsak 1. sınıf öğrencileri en iyi dinleyicilerdir diyor. Bununla ilgili de bir deneyi anlatıyor. Minneapolis’teki lise 1 öğretmenleriyle yapılan araştırmada öğretmenlere sınıfta birden “Ben ne anlatıyordum?” veya “Bu konu hakkında ne düşünüyorsun?” gibi sorular sormaları istenmiş. 1. ve 2. sınıf öğrencilerinin yüzde 90’ından fazlası dinlediğini gösterirken sınıf yükseldikçe oran da düşmüş. Ortaokulda öğrencilerin yüzde 44’ü dinlerken liseye geçildiğinde bu oran yüzde 28’miş.

Neyi dinleyeceğimize egomuz karar veriyor
Dinlemek hem iş hem de özel hayatta çok önemli. Özellikle hizmet sektörü, satış yapılan ve müşteri ilişkilerinin sürdürüldüğü sektörlerde daha da öne çıkıyor. Dinleme konusundaki başarısızlık sadece ilişkileri değil aynı zamanda kariyeri de zedeliyor. Özellikle toplantılarda, tartışmalarda insanlar ne söyleyeceklerine odaklanıyor. Birisi konuşurken onu dinlemek yerine kafasında kendi söyleyeceği şeyi çevirip duruyorlar. Dinlemeyi etkileyen bir başka unsur dikkat dağıtıcılar. En başta geleni de teknoloji. Bir seminerde veya sohbette karşımızdaki kişi bir şey anlatırken çalan bir telefon veya gelen bir bildirim bütün dikkatimizi oraya vermemize neden oluyor. Zaten kısa sürede dağılan konsantrasyon bu dikkat dağıtıcılar nedeniyle çok daha erken yok olabiliyor.
İş yaşamında ve sosyal yaşamda çok fazla mesaja maruz kaldığımızı söyleyen DİEM Akademi kurucusu Didem Alpaylı Erdoğan, bu nedenle dinleme konusunda seçici davranmak zorunda hissettiğimizi belirtiyor: “Günümüzde, özellikle iş hayatındaki insanlar -aşırı yoğunluktan- çok şikayetçi. Bunun en büyük sebeplerinden biri, kuşkusuz ki, teknolojinin hayatımızı her anlamda ele geçiriyor olması. Akıllı telefonlar, tabletler, bilgisayarlar ve benzeri iletişim araçları insanların konsantrasyonunu olumsuz etkiliyor. E-posta bombardımanları, hızlı aksiyon gereklilikleri, her gün her saat her ortamda cep telefonlarınızdan anında ulaşılabiliyor olmanız, sadece iletişim kurarken değil, kendinize ayırdığınız özel zamanlarınızı bile etkileyebiliyor. Teknolojiyle olan bağımız, bazılarımız için bağımlılığımız, ne yazık ki konsantrasyonumuzu da etkiliyor. Bu da en net olarak, sabır-dikkat-istek gerektiren bir eylem olan ‘dinleme’ye sirayet ediyor. Kendi bakış açımıza göre ‘dinlemeye değer’ mesajı dinlemeyi tercih ediyoruz. Bunu belirleyen temel unsur da egomuz oluyor. Yapılan birçok araştırma insanların kendileriyle benzer niteliklere sahip olduğunu düşündüğü insanlarla iletişim kurmayı tercih ettiğini gösteriyor. Bu ve buna benzer anlık duygu, fikir ve dürtülerle dinleyip dinlememeye karar veriyoruz. Aldığımız mesajı zihin süzgecimizden geçirip devamında hala ‘dinlemeye değer’ olup olmadığını tartarak bu eylemi sürdürüyor ya da durduruyoruz.”
Yani, eğer ilgimizi çekiyorsa, kendimiz için bir fayda sağlayacak ise, dinleme konusunda çok daha istekli olabiliyoruz. Ama konu veya kişi ilgimizi çekmiyor ise, çoğu kez duyuyor ama dinlemiyoruz.
Dinlemenin, sabır, dikkat ve istek gerektiren bir süreç olduğunu belirten Erdoğan, “Direkt size fayda sağlamayacağını düşündüğünüz bir konuda, zaman ayırmak, sabır göstermek ve dikkat vermek, bir nevi bedel ödemek biz meşgul (!) insanlar için meşakkatli bir eylem” diyor.

Sabır, dikkat ve istek gerektiriyor
Yönetim ve eğitim danışmanı Kerem Şenoğlu dinlememenin yaratacağı sorunları iletişim kazaları, kızgınlık, aynı anda konuşma ve yanlış anlaşılma olarak sıralıyor ve ekliyor: “Karşımızdakini dinlediğimizde öncelikli olarak anlatılanı kaliteli bir şekilde anlamış oluyoruz. Bu avantaj vermemiz gereken cevaba iyi hazırlanabilmemiz ile devam ediyor ve en önemlisi de karşımızdaki insana verdiğimiz değeri göstermemize yardımcı oluyor. Dinlememe konusunda ast-üst ilişkileri çok etkili ve önemli bir parametre. Üstümüzü dinlerken önemseme ve astımızı ve paralelimizdekini önemsememe olarak kendini gösteriyor.”

Dinlemenin sadece kulakla yapılan bir eylem olmadığını belirten Erdoğan, sabır, dikkat ve istek gerektirdiğini, beynen ve kalben gerçekleştiğini söylüyor.

Maliyeti 37 milyar dolar
- Holmes Report tarafından yapılan bir araştırmaya göre çalışanların dinlememekten ötürü şirket politikalarını, iş süreçlerini, iş fonksiyonlarını yanlış anlamaları Amerikan ve İngilize ekonomisine 37 milyar dolara mal olmuş. Araştırmaya katılan 100.000 çalışana sahip 400 şirkette zarar, kurum başında yaklaşık 62 milyon dolar olmuş.
- İletişim bariyerleri nedeniyle çalışanların yaratıcılıklarını kaybetmesi 26.041 dolara mal oluyor.
- 2010 yılında Amerika’da günde 11 milyon, yılda da 3 milyar toplantı yapılmış. Araştırma şirketi Group Vision, Fortune 500 şirketlerinin yılda yaklaşık 75 milyon doları toplantılardaki etkisiz dinleme nedeniyle harcadığını ortaya koymuş. Dinlememekten ötürü bilgiler tekrar tekrar anlatılıyor ve bunun sonucunda da katılımcılar yoruluyor. Örneğin 6 kişilik takıma yapılacak 5 dakikalık bir bilgi aktarımı, düzgün dinlenmediğinde 30 dakikalık bir zamanı boşa götürüyor. Oysa ekiptekiler birbirini dinlese toplantılar daha verimli olacak bu da zaman ve para kaybını önleyecek.


Dinlediğimizi de yanlış anlıyoruz
deskdemon.com’da yer alan bir makaleye göre,
- Çalışırken vaktimizin yüzde 50’si dinlemeyle geçiyor
- Yönetimsel problemlerin yüzde 60’ı dinle(me)mekle ilgili.
- Sadece dinlemek de yetmiyor. Dinlediğimizi doğru anlamak da önemli. Dinlediğimiz şeylerin yüzde 70-90’ını yanlış anlıyor, değiştiriyor veya yanlış yorumluyoruz.

Dinlemeyince...
- Toplantılarınız daha uzun sürer
- Bir fikri, mesajı anlamanız zaman alır
- Anlamadan iş yapmanıza neden olur, bu da vakit ve dolayısıyla para kaybettirir
- İletişim eksiklikleri ortaya çıkar ve bu da iş ilişkilerini ve verimi etkiler
- Müşterinizi ve çalışanınızı dinlemeseniz, onları kaybedersiniz
- Kaybettiklerinizi kazanmak için ekstra zaman ve para harcamak zorunda kalırsınız

Daha iyi bir dinleyici olmak için 6 tavsiye
Dikkat dağıtıcıları devre dışı bırakın: Telefon, tablet, televizyon... Unutun gitsin. Konuşmacıya verdiğiniz dikkati başka şeylerin bölmesine izin vermeyin. Aynı anda birkaç işi sektirmeden yapabileceğinizi düşünebilirsiniz ama farkında olmadan kaçırdığınız şeyler olabilir.

Lafını bölmeyin: Konuşan kişinin sözünü kesmeyin. Birçok tartışma programında görmüşsünüzdür, konuşan kişi lafını tamamlamadan araya girerler, konuşma iyice çorba olur. Yapmanız gereken öncelikli şey dinlemek, lafı bitince konuşmaya başlayın.

Anlayın: Konuşmalarda insanların dinlemekten çok söyleyeceği şeye odaklandığından bahsetmiştik. Önce anlayın, verilen mesajı alın, ardından söyleyeceklerinizi düşünün.

Hatırlayın: Hatırlamak, alınan bilgiyi desteklemek demektir. Çok kez başınıza gelmiştir, biriyle konuşursunuz, söylediklerini anlarsınız fakat birkaç dakika sonra ne söylediğini, ne konuştuğunuzu unutursunuz. Konuşulanları hatırlamak için söylenenleri kısa süreli hafızadan uzun süreliye geçirmeniz gerekir. Mesela anlatılan şeyi, bildiğiniz bir konuyla bağdaştırabilirsiniz.

Değerlendirin: Bu aşamada yanıtınız için hazırlanmaya başlayabilirsiniz. Fakat unutmayın, hala dinleyicisiniz. Mesaj alındıktan ve anlaşıldıktan sonra değerlendirmeye alın ve cevabınızı/söyleyeceğiniz şeyi düşünmeye başlayın.

Cevap verin: Karşınızdakini dinlediniz, söylediklerini anladınız, ne söyleyeceğinizi düşündünüz... Bütün bu aşamalardan sonra cevap vermek çok daha kolay olacak.
udemy.com