TUTANAĞIN USULÜ VAR

Çok konuşulan, öğüt edilen ama hayatımızda pek de yer almayan hukuki bir belgeden bahsedeceğim.

Tutanak, belgelenmesi gereken bir duruma dair bilgilerin yer aldığı, tarafların da imzaladığı, resmi belge niteliği taşıyan bir belgedir. Bazı durumlarda, bir ceza ya da yaptırım uygulanması gerekebilir. Bu gibi durumlarda gereğinin yapılabilmesi için, yaşananların resmi olarak kayıt altına alınması gerekir.

Bazı belgeler, bir olayın yaşandığına dair kesinlik gösterir. Tutanak da bu belgelerden biridir. Tutanak, herhangi bir cezai işlem ya da yaptırım uygulanacağı durumlarda, yaşanan olayın yasalar önünde de tanınabilmesini sağlamak için, gerekli bilgiler kullanılarak düzenlenir. Tutanak düzenlediğinizde, bildirmek istediğiniz olayı kanıtlar nitelikte bir belge elde etmiş olursunuz.

Tutanak nasıl tutulur konusu yaygın olarak merak edilir. Tutanak tutarken bazı noktalara dikkat etmeniz gerekir. Tutanak resmi bir belge olduğundan, resmi makamlarca akredite olarak görülen bir belgedir. Düzenlediğiniz tutanak belgesinin gerekli şartlara sahip olmaması, geçersiz sayılmasına yol açabilir. Düzenlediğiniz tutanağın geçersiz sayılmaması için bazı noktalara dikkat etmeniz gerekir. Tutanak tutarken şu şartlara dikkat etmelisiniz:

• Tutanak başlığı, kâğıdın ortasına ve büyük harflerle yazılır. Tutanak tutulan olay eğer başlıkta belirtilmeyecek ise sadece ‘TUTANAKTIR’ şeklinde başlık atılır.
• Suçun, yaşanan olayın niteliği yazılarak belirtilir. Yaşanan olaya dair detayların verilmesi, sonrasında tutanağın kullanılabilmesini kolaylaştırır. Ayrıca olaya dair bilgilerin hangi şekilde öğrenildiği de eklenmelidir.
• Suçun ya da olayın meydana geldiği zaman ve mekana dair bilgilere yer verilmelidir.
• Eğer varsa, suç ya da olaya dair deliller tutanağa eklenmelidir. Bu delillerin de hangi şekilde elde edildiği yazılmalıdır.
• Tutanak sadece kağıdın ön yüzüne yazılmalıdır. Tutanak için belirlediğiniz kağıdın arkası tamamen boş olmalıdır. Arka tarafı boş olmayan tutanaklar geçersizdir. Eğer birden fazla tutanak düzenlemek istiyorsanız numaralandırma yapabilirsiniz.
• Tarafların ıslak imzası mutlaka alınmalıdır. İmzası olmayan tutanaklar geçersiz sayılır.
• Tarih ve saatle başlar, yine tarih ve saatle biter.
• Tutanaklarda mümkünse 2 şahit, 2 yoksa 1 olur.
• Aynı kalemle ve aynı kişi tarafından yazılmalıdır.

Tutanak, olağan hayatın akışının dışında yer alan, herhangi bir olumsuzluğa yol açan, olayların işleyişini sekteye uğratan olaylar için kullanılır. Örneğin bir iş yerinde, herhangi bir çalışan, iş yeri kurallarını çiğnediğinde, işveren tutanak tutar. Bu sayede söz konusu işçinin, iş yeri kurallarına uymadığı, dolayısıyla da bunun sonucunda uygulanacak olan yaptırımın yerinde olduğu kanıtlanmış olur.

Tutanak tutulursa ne olur?
Tutanak tutulması tek başına hiçbir anlam ifade etmez. Önemli olan tutanak neticesinde ne yapılıp yapılmayacağıdır. Ancak elinizde çok önemli bir hukuki belge olma özelliği ile haklarınızı korumuş olursunuz.