Çeklerin de ‘çek’ edilmesi gerekir

Şirket, verdiği hizmetlerin karşılığı müşterilerinden çek alıyor. Ancak çeklerin karşılığı; şirketin kasasına değil, muhasebecinin (şahsi) kasasına giriyor. Bir özel okulda yaşanan 3 milyon liralık suistimal işlemleri; zamana yayılarak gerçekleşmiş. Farklı farklı çekler vadesinde müşterilerden tahsil edilmesine rağmen, tahsilatlar şirkete intikal etmemiş, muhasebeci tarafından iç edilmiş.

İLAVE KONTROL ŞART

Şirketin müşteri hesaplarında da (müşteriyle mutabakatta da) görünmez bu kayıp enteresan olan. Çünkü çek şirkete teslim edildiğinde müşteri hesabı (bakiyesi) kayıtlarda sıfırlanmış olur. Peki, o zaman kayıp nasıl oluşur ve kayıp/suistimal nasıl anlaşılır? Çek şirkete geldikten sonra müşteri hesabını (borç bakiyesini) sıfırlayan çek, artık başka bir hesapta (Alınan Çekler) izlenir vadesi gelene kadar. Dolayısıyla; nasıl müşteri hesapları için mutabakat/kontrol gerekiyorsa, çekin şirkete geldikten sonra da, ilave kontrollerin (çek tutarının şirketin banka hesaplarına girişine kadar) yapılması gerekir. Şirket içi birimler arasında ayrı bir mutabakat da (alınan çek tutarları/banka hesabına nakit girişi yapılan tutarlar) yapılmalıdır. Ayrıca, çeklerin şirketten bankaya çıkışında düzenlenen (bankaların çekleri teslim aldığını gösterir) bordroların da işlemlerle uyumunun/tutarlılığının gözetilmesi gerekir.

BEDELİ BANKA HESABINA GİRDİ Mİ?

Şirketler fatura karşılığı alacaklı hale gelir. Diyelim müşteriye kesilen fatura 10 bin lira. Sonra müşteri, 10 bin liralık çekle ödeme yaptı. Müşterinin cari hesabında her iki 10’ar bin liralık hareket de (Satış faturası ve çek ayrı satırlarda) görünür. İlk fatura kesildiğinde müşterinin borç bakiyesi 10 bin lira iken, müşterinin imzaladığı 10 bin liralık çek şirket kayıtlarına girdiğinde borç (cari hesap bakiyesi) sıfırlanır. Müşteri borcunu cari hesaba göre sıfırladı evet ama şirketin kasasına/bankasına 10 bin liralık nakit girişi henüz olmadı. Çekin vadesi gelince nakit girişi olacakken, ya o tarihte de nakit girişi (zimmet vb. nedenlerden) olmazsa?

PROGRAMLARDAN FAYDALANILMALI

Şirketin müşterilerinden aldığı çeklerin, banka hesaplarına nakit girişinin eksiksiz gerçekleştiğinin izlenmesine yönelik uyum kontrollerinin, şirketin iş akışının-iç kontrol sisteminin içerisinde yer alması gerekirken bu noktalarda aksama olduğu anlaşılıyor. Uyum kontrollerinin onay-yetki dağılımı ve sistem-programlar tarafından da desteklenmesi gerekir.

Müşteri sayısı adeti veya çekle ödeme yapan müşteri sayısı düşük olduğunda, normal iş akışı içinde de bu tip riskler tespit edilip önlenebilir. Ancak müşteri sayısı-çek adeti yüksek olan şirketlerde; nasıl müşterilerle mutabakat olmazsa olmaz bir kuralsa, şirket içi birimler arası mutabakat da olmazsa olmaz bir kural olarak işletilmeli. Riskleri izlemek ve kontrol için sistemden-programlardan da en üst düzeyde yararlanılmalı. Olası iç mutabakatsızlıklarda süreçlerin işletilmesi kendiliğinden duracağından, risk gerçekleşmeden uyumsuzluk giderilerek suiistimalin önüne geçilmiş olur. (Veya kısa sürede risk tespit edilmiş olur ve tekrarlanma ihtimali de ortadan kaldırılmış olur.)

KARŞILIKSIZ ÇEK NE ZAMAN GİDER YAZILIR?

Müşteriden alınan çekler vadesinde ödenmediği durumda da şirketler kayba uğrar. Kaybın en azından bir kısmı ‘gider yazma’ yoluyla telafi de edilebiliyor. Şirketlerin kurumlar vergisi matrahını, tahsil edemedikleri çek tutarları azaltıyor. (Tabi şirket zararda ise gider yazmak en azından o yıl/dönem için bir telafi imkânı sağlamıyor.) Peki, alacağın (tahsilinin) şüpheli hale gelmesi sonrasında, gider yazılabilmesi için koşullar neler? Şirketlerin kazançlarını elde etmesiyle bağlantılı olan alacaklarından; dava veya icra safhasında bulunan alacaklar gider yazılabiliyor. Ve yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan 4 bin lirayı aşmayan alacaklar şüpheli alacak sayılıyor. (Vergi Usul Kanunu Md. 323)

‘KARŞILIK AYRILMALI’

Maliye ayrıca özelgelerinde; şüpheli alacaklar için dava veya icra takibine başlanıldığı yılda karşılık ayrılması gerektiğini, şüpheli hale geldiği hesap döneminde karşılık ayrılmayan alacaklar için daha sonraki dönemlerde şüpheli alacak karşılığı ayrılmasının mümkün olmadığını belirtiyor. Yargı kararlarına bakıldığında ise Maliye’nin uygulaması ile aynı yönde (şüpheli hale geldiği yılda ayrılabilir) kararlar olduğu gibi, aksi yönde (şüphelilik hali devam eden alacaklar için sonraki dönemde de karşılık ayrılabileceği) kararlar da mevcut. Dolayısıyla işletmelerin aksayan tahsilat sürecini tüm boyutlarıyla bir arada değerlendirip sonrasında kayıtlarını oluşturmalarında yarar var.