Yönetilmeyen baskı pahalıya patlıyor

Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox, orta ve büyük ölçekli şirketlerin görünmeyen giderleri ve profesyonelce yönetilmeyen iş süreçleri ile ilgili bir değerlendirme yaptı. Xerox, Türkiye’deki şirketlerin baskı, fotokopi, faks ve tarama yapmak için kullandığı ofis cihazlarını doğru yönetemediğinden, her yıl milyonlarca doları boşuna harcadığını söylüyor.

Yönetilmeyen baskının maliyeti görünenden daha yüksek

IDC araştırmalarından elde edilen verilere göre, şirketlerin çoğu, kaç adet cihazı olduğunu bilmiyor. İhtiyacı olandan 10 kat daha fazla ofis cihazına sahip olan binlerce şirket bulunuyor. Doküman maliyetleri bilinmiyor ve yönetilemiyor. Şirketlerin çoğunda yüksek miktarda gereksiz çıktı alınıyor. Yönetilen baskı hizmetleri ihtiyacını profesyonelce karşılamayan, orta ve büyük ölçekli her bir şirkette ortaya çıkan iş gücü, zaman ve maliyet kaybı şu çarpıcı rakamlarla tanımlanıyor:

• Ortalama bir çalışan, zamanının yüzde 40’ını bilgi araması için harcıyor.
• Dokümanların yüzde 24’ü derlenmemiş/dağınık bir durumda bulunuyor.
• Dokümanların ortalama yüzde 5‘i kayboluyor.
• Yanlış dosyalanmış dokümanları aramak için her yıl 150 saat gereksiz zaman harcanıyor.
• Verimsiz baskı altyapısı dolayısıyla yüzde 30 daha fazla elektrik enerjisi harcanıyor.
• IT destek bölümlerine gelen çağrıların yüzde 50’sini baskı problemleri oluşturuyor.

Gizli Maliyetler Bilinmiyor

Şirketler baskı cihazlarını satın alırken toplam satın alma maliyetini; donanım maliyeti ve operasyon maliyetleri olarak görüyor. Buna göre, cihazın satın alınması, tüketim malzemeleri (kağıt, toner vs) ve servis harcamaları toplam satın alma maliyeti olarak algılanıyor. Xerox, toplam satın alma maliyetini sadece bu kalemlerin oluşturmadığını, asıl maliyet getiren konunun “gizli maliyetler” olduğunu söylüyor.

Gizli maliyetleri, Xerox şu başlıklar altında tanımlıyor:

• Parçalanmış satın alma kararları,
• Gereğinden fazla ya da az çeşitte cihaz kullanımı,
• Yaşlanmış cihazlar,�
• Fazladan sarf malzemesi kullanımı,
• Fazla baskı,
• Gereksiz bakım,
• Çalışan verimliliğini düşüren eski teknoloji ofis cihazları,
• Doküman üretimi, dağılımı ve saklanmasında yaşanan sorunlar,
• Bilgi bulma ve dokümanın yeniden üretilmesi sırasında yaşanan sıkıntılar,
• Doküman yönetimi yazılımlarının eksikliği,
• IT yardım masasına gelen çağrıların yüksekliği,
• Maliyet kontrolünün olmaması ya da yetersiz olması gibi faktörlerin her biri görülmeyen, gizli maliyetler olarak tanımlıyor.

Yönetilen baskı hizmetleri ile yüzde 99 daha fazla verim

Konuyla ilgili değerlendirmede bulunan Xerox Türkiye Genel Müdürü Mehmet Sezer; “Şirketlerin baskı ve doküman yönetimi için harcadıkları para, toplam gelirlerinin yıllık yüzde 6’sı ile 10’u arasında ki bir meblağaya denk gelmektedir. Türkiye’deki şirketlerin çoğu, bu giderlerini göremedikleri ve ölçemedikleri için buz dağının altındaki asıl büyük kaybı farkedememektedirler. Şirketlere sunduğumuz doküman yönetimi ve iş akışı analizleri ile onları bilgilendirmeye ve bilinçlendirmeye çalışıyoruz” dedi.

Yönetilen baskı hizmetleri, şirketlere pek çok konuda maliyet tasarrufu sağlıyor. IDC’nin yaptığı araştırma sonuçlarına göre orta ve büyük ölçekli her bir şirkette, yönetilen baskı hizmetleri ile:

• Toner ve mürekkep harcamalarında yüzde 50 tasarruf sağlanıyor.
• Tek fonksiyonlu masaüstü yazıcıların sayısı yüzde 70’lere varan oranlarda azalıyor.
• Fotokopi makinelerinin sayısı ortalama yüzde 47 azalıyor.
• Cihazların farklı markalardan oluşmasından kaynaklanan maliyet oranı yüzde 43 düşüyor.
• Kağıt kullanım oranında yüzde 25 azalma sağlanıyor.
• IT yardım masasına gelen çağrılar yüzde 21 azalıyor.
• İş süreçleri ve iş akışında yüzde 15 maliyet tasarrufu sağlanıyor.
• Doküman arşivleme maliyetleri yüzde 9 düşüyor.
• Harici baskı hizmeti maliyetleri yüzde 8 düşüyor.
• Çevre korumaya yönelik maliyetler yüzde 7,5 oranında azalıyor.

Yönetilen baskı hizmetleri ile şirketler, maliyetleri düşürmenin yanı sıra, tutarlılık ve kontrol de sağlıyor. Ofis cihazlarının aktif kullanım oranında yüzde 99’a varan artışlar görülüyor. Servis çağrılarında yüzde 51’e varan azalma, çevresel sürdürülebilirlikte ise yüzde 70’e varan iyileştirme sağlanıyor. Bilgi güvenliği de yönetilen baskı hizmetlerinin önemli getirileri arasında yer alıyor.