Kurumsal e-mail nasıl olmalı? Nelere dikkat etmeli?

Profesyonel bir email hesabından gelen mailller, Gmail, Yandex, Yahoo gibi hesaplara nazaran daha çok ciddiye alınır ve güven verir. Genel kabul gören email formatı ise adınız.soyadınız@kurumsalisim şeklindedir. Böylelikle daha kolay bulunur ve ulaşılır olursunuz. Sadece isim yazmak veya ismin ilk harfi veya soyadının ilk harfi gibi hesap adları genelde ulaşılması ve hatırlanması zor hesaplar olurlar. Mail hesabınızı kurarken, gönderici olarak mutlaka “adınız, soyadınız” olsun. Aksi takdirde, gönderen sürekli mail adresiniz olarak gözükür. 

Prx International UK Genel Müdürü Şahin Özcan, kurumsal e-mail güvenliği üzerine kaleme aldığı yazıda şu noktalara dikkat çekiyor:

Her kurumsal email hesabında bir imza mutlaka olmalıdır.

Kendinize tüm maillerinizin altına konulacak, tüm iletişim bilgilerinizi yazan bir imza hazırlamalısınız. Bu imza formatı, bu domainden email hesabı kullanan tüm diğer hesaplar içinde aynı olmalıdır. Hatta email imzalarınıza kurumsal web sitenize, linkedIn, instagram vb sosyal medya hesaplarınıza link koyarak bedava bir reklam aracına bile dönüştürebilirsiniz. Bu sosyal medya hesaplarının sadece kurumsal olması gerektiğini ise söylemeye gerek yok tabii.

İmzaların altına otomatik “saygılarımla”, “Best Regards”, “sincerely yours” gibi bitiş kelimeleri ise koymayın. Aslında bu bitiş cümleciklerinin her birisinin kullanım yeri ayrıdır. Maili yazdığınız kişi veya kişilere göre bitiş cümlesini yazmanız gerekir.

Standart bir yazı karakteriniz ve formatınız olsun.

Bir gün Calibri, bir gün Arial bir diğer gün Rockwell… Yazı büyüklüğü bir gün mikroskobik 6, bir gün devasa 18. Hele ki bir gün italik, bir gün bolt… Renkli yazı yazanları kayda bile geçmiyorum.

Genel kabul görmüş birden fazla yazı karakteri olmakla beraber, büyüklük en az 8 en fazla 12 olmalıdır. Eğer vurgu yapılmayacaksa “bolt” veya “italik” karakter kullanılmamalıdır. Yazı rengi “otomatik siyah” olmalıdır. Yazı karakteri seçerken Türkçe harfleri tam gösterebilen bir font seçilmelidir. El yazısı, çok koyu tonlu, çok büyük yapılı fontlar tercih edilmemelidir.

Arka fon veya tema kullanmayın..

Mail şablonunuzun arka fonunda şirket logosu da dahil, hiçbir resim vb. koymayın. Sonuçta bilgisayara dikkatli bakmak zaten insanların gözünü yorar. Birde karmaşık ve renkli bir mail almak hoş karşılanmayabilir. Temalar evet güzel gibi gözükse de, normal bir iş gününde sürekli mail okuyan birisi zaten o rutin ve iş telaşesi içinde sizin mail temanıza dikkat bile etmeyecektir. Eğer kullandığınız tema; gözü yoran, allı güllü, abartılı bir tema ise okunma ve/veya güven verme şansı azalacaktır.

Sosyal mesaj verin ancak fazla da abartmayın!

Bilhassa imzanızın altına “çevre duyarlılığı” mesajı ekleyebilirsiniz. Ancak birden fazla mesaj, toplumun genelinde kabul görmemiş mesajlar ile siyasi, tercih dikte eden veya herhangi bir konuda propaganda mesajı asla kullanmayın. Birçok güvenlik duvarı, güvenlik nedeniyle mailinizin imzasına veya herhangi bir yerine ekleyeceğiniz flash formatlı dosyayı ve resimleri zaten direk açmayacaktır.