Kayıtlı elektronik posta nedir?

Şu anda kurumsal kullanıcılarla beraber yaklaşık 150 bin kayıtlı elektronik posta kullanıcısının olduğu düşünülüyor. Net bir rakam tam olarak verilemese de sene sonunda bu sayının 200 bini bulacağı düşünülüyor. Firmanın Genel Müdürü Duygu Yantaç’a konu hakkındaki sorularımızı sorduk:

KEP Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); kısaca gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta olarak tanımlanıyor. Elektronik imza doğrulaması ile oluşturulan iletilerin, özellikle kurumlar arasında hukuki geçerliliğinin olması için bu özel sistemden geçiyor olması gerekiyor. Her geçen gün değişen mevzuat ile devlet kurumları teker teker KEP uygulamasına geçiyor.

Kimler İçin Uygundur? Kullanım Alanları Nelerdir?

Bireyler fiziksel ortamda göndermek ya da şahsen iletmek durumunda kaldıkları dokümanlarını Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile elektronik ortama taşıyabilir, buradaki yazışma ve bildirimlerin tamamı için ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklara karşı kendilerini güvence altına alabilirler. Yurt dışına sık seyahat eden ve yoğun çalışan bireyler bankacılık, sigorta işlemleri gibi güvenlik nedeniyle şahsi başvuru ve kimlik beyanı gerektiren işlemleri yasal olarak geçerli KEP iletimi ile 7/24 güvenle ve hızlıca gerçekleştirebilirler.

Fiziki olarak engelli vatandaşlarımızın kamu ve özel kurumlarla yaptıkları işlemler veya şahsi olarak gerçekleştirme zorunda oldukları başvurularda ciddi fayda ve kolaylıklar sağlanacak. Elazığ Belediyesi ve bazı belediyelerimizde Engelsiz KEP uygulaması olarak benzer uygulamaları hayata geçirmeye başladık ve 2016 yılında da hızla yaygınlaşacağına inanıyoruz. Üçüncü kişilerle paylaşılacak yaratıcı fikir çalışmalarında, devlet ve özel kurumlara yapılacak bildirim ve talimatlarda Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımı bireylere hem yasal, tarafsız güvence hem de kolaylık ve tasarruf imkânı sağlıyor.

KEP’in geleceğini nasıl görüyorsunuz?

Bu uygulamanın önümüzdeki dönemde hızla yayılacağını, devlet kurumları ile ilişkide olanların yanında bireysel kullanıcıların da yaygınlaşacağını düşünüyoruz. Elektronik dönüşüm sadece bir sektör için değil, tüm kurumlar için bir zorunluluk. Sadece Türkiye’de 2016 yılındaki gelişmelerin ışığında 3 milyon kişi ve kurumun e-dönüşümün bir parçası olacağını düşünüyoruz.

Peki ya KOBİler?

TNB KEP, Türkiye Noterler Birliği Vakfı Teknoloji şirketi olarak 13 Ocak 2012 tarihinde kurulmuş olup,  Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmeti vermek üzere lisanslanmış ilk özel kuruluştur.

TNB KEP olarak, Türkiye Noterler Birliği Vakfı’nın engin deneyimini, yasal mevzuatlara hâkimiyetini ve hukuk tecrübesini elektronik ortama taşıyoruz. Ayrıca uzman personelimiz, uluslararası güvenlik ve kalite sertifikalarına sahip bilişim teknolojileri alt yapımız ile kişi ve kuruluşların KEP ihtiyaçlarına cevap veriyoruz. Noterler Birliği Vakfı’nın bir diğer şirketi TNB E-imza ile birlikte KEP ve elektronik imza alanında katma değerli çözümlerimiz, yaygın bayi ağı ve çözüm ortaklarımızla bütünleşik hizmetler sunuyoruz.

KEP gönderimi, geleneksel posta ile yapılan yasal bildirim ve yazışmaların elektronik ortamda hızla ve resmi geçerliliği olacak şekilde yapılmasını sağlıyor. Bu sayede firmalar klasik iş yapış şekillerini değiştirip işlerinde hız ve verimlilik yakalayabilir, aynı zamanda klasik postalama sistemlerinin neden olduğu gönderim ve kâğıt tüketim maliyetlerini yüzde 70’e varan oranlarda azaltabiliyorlar. KEP kullanımı ayrıca operasyonel verimlilik, fiziki arşiv ve belge yönetim maliyetlerinde azalma gibi birçok kazanım sağlıyor. KEP sisteminin önemli özelliklerinden biri diğeri de çevreye zarar vermeden, atık üretmeden iş yapmayı sağlamasıdır. Kâğıt tüketiminin azalmasıyla çevrenin korunmasına büyük katkı sağlayan KEP, sürdürülebilir yeşil iş süreçlerini destekliyor.

Fatura sürecinin elektronik ortama aktarılması yani e-fatura uygulamaları ile firmalar saniyeler içerisinde fatura alıp gönderebiliyor. Yeni uygulama ile birlikte baskı, postalama, fiziki arşiv gibi konularda firmalar yüzde 70’i aşan tasarruflar sağlıyor. Fatura kaybının önüne geçilirken onay, itiraz ve mutabakat aşamalarını da içeren tüm süreçler KEP ile yasal olarak geçerli, hızlı ve düşük maliyetli olarak tamamlanabiliyor.

Örneğin sigorta şirketlerinin acenteleri, kargo ve kurye şirketlerinin bayileri gibi KOBİ segmentinde olan birçok kurum; sektörel olarak bağlı oldukları sigorta ve kargo şirketleri ile aralarındaki mutabakatları, zorunlu bildirimleri ve ıslak imza ile giden yazışmalarını KEP ile hızlı ve güvenli bir şekilde yapabiliyor. E-dönüşüm uygulamaları ile mutabakat süreci kısalırken postalama, baskı ve operasyonel maliyetlerden de tasarruf sağlanıyor. E-fatura zorunluluğuna girmeyen KOBİ segmentinde birçok firmanın da e-dönüşümün hız ve maliyet avantajlarından faydalanmak için sisteme dâhil olduğunu görüyoruz.

Maliyetler Nasıl azalabilir?

E-dönüşüm süreci ile birlikte başlayan yeni teknoloji ve uygulamaları ilk benimseyen yapılar genellikle büyük kurumlar oluyor. KOBİ’lerde yeterli bilincin oluşması sonrasında KOBİ’ler kanadında da kullanım artmaya başladı. Yeni Türk Ticaret Kanunu ile birlikte yapılan düzenlemeler, teknoloji sektörü kapsamında farklı servis ve uygulamalar, maliyetleri düşüren bulut bilişim olanakları gündeme gelmeye devam etmesi, KOBİ’lerde maliyetlerin azaltılmasında etkili olacak.

KOBİ’ler dâhil tüm işletmelerde sarf malzeme tüketimi, giderler arasında önemli bir kısma sahip. E-fatura, e-defter ve e-arşiv gibi hizmetlerin hayatımıza girmesi ile birlikte bu konuda ciddi bir katkı sağlanıyor. Örneğin, e-fatura süreci ile işletmeler; hem etkin, hızlı ve güvenilir bir şekilde fatura alıp veriyor hem de kâğıt vb. sarf malzeme tüketimi azaltılarak faturalandırma maliyetlerini düşürüyor. Ayrıca işgücü ve zaman tasarrufu, onaylama maliyetleri, arşivleme harcamaları gibi konularda da tasarruf sağlanmış oluyor. Kısacası, e-dönüşüm işletmelerde ciddi anlamda maliyetleri düşürüyor.