İşe dönüş sürecini nasıl kolaylaştırabilir?

Bir çoğumuza bu sahne tanıdık gelebilir: Bir çalışma arkadaşımız yaz tatilinden, izninden bronz bir tenle ve dinlenmiş, enerjik bir şekilde geri döner. Bu iş arkadaşınızın adeta yenilenmiş gibi, dinamik ve enerjik bir şekilde işlerine canla başla geri dönüşünü izlersiniz. Yalnızca bir gün sonra ise bu arkadaşınız yine stresli ve asabidir- sanki hiç tatil yapmamış gibi günlük sıkıcı işlerden şikayet eder. Bu ‘yaz sonrası bunalımıdır’. İş yükü yeniden kendini belli ettiğinde, iş süreçleri ile ilgili gerginlik ve yılgınlıklar geri döndüğünde, bu yaz sonrası bunalım dönemi çalışanın memnuniyetsizliği açısından dikkat edilmesi gereken bir husus olarak ortaya çıkar.

İşletmeler, günümüzde özellikle yetenekli, nitelikli çalışanların işe alımlarının ve işte kalmalarının her geçen gün zorlaşması nedeniyle tatilden dönen çalışanları için gerilimsiz, sürtüşmesiz bir ortam sunmaya odaklanmalıdır. İşbirliği araç ve çözümlerinin özellikle her gün karşılaşılan sıkıntıları azaltabileceği ve hem verimli hem de içinde çalışılması tatmin edici bir ortam sunabileceği beş yöntem aşağıda yer almaktadır:

Temel – Esnek Çalışmayı mümkün kılmak için işbirliği araç ve çözümlerini kullanın

Yaz tatillerinden, izinden dönen çalışanlar sıklıkla masalarında kendilerini bekleyen bir yığın iş bulur. İşletmeler bu yoğun dönemlerde esnek çalışma sistemleri ve politikaları uygulayarak tatil dönüşü stresini azaltabilir ve verimliliği artırabilir.

Esnek çalışma politikaları daha yüksek verimlilik ve çalışan memnuniyeti sağlar; aynı zamanda devamsızlık ve işten ayrılma oranlarını da azaltır. Gerçekleştirilen iki senelik bir araştırma bir şirketin esnek çalışma politikaları uygulayarak verimlilikte yüzde 13 artış kaydettiğini, işten ayrılma oranını da yüzde 50 düşürdüğünü gösterdi. Uygun olan durumlarda, çalışanlara ofiste bulunmalarının gerekmediği zamanlarda diledikleri yerden çalışma özgürlüğü verilmelidir. Böylece yaz tatili dönüşü stresini atmaları için zamanları ve enerjileri olur. 

Yaratıcı çalışmayı teşvik etmek için işbirliği araç ve çözümlerini kullanın

Çalışan memnuniyetini korumak için kullandığınız işbirliği araçlarının çalışanlarınıza işlerini daha yaratıcı yapmalarına imkan tanıyacak şekilde yardımcı olması gerekir.

Yaratıcılık bir çalışanın sahip olması gereken en önemli becerilerden biri olarak sıralanır. Yaratıcılık aynı zamanda inovasyonu teşvik eden çok önemli bir unsurdur. Ancak yaratıcılığın iş yerinin muhafaza edilmesi ve korunması üzerinde de güçlü bir etkisi var. Yaratıcılığını ortaya koyma fırsatı bulan bir çalışan yalnızca daha verimli olmakla kalmayacak aynı zamanda bulunduğu konumdan da memnuniyet duyacaktır.

Bir dereceye kadar, çalışanların bir araya gelmesine ve fikirlerini paylaşmasına olanak sağlayan işbirliği araç ve çözümlerinin birçoğu yaratıcılığı mümkün kılmada rol oynayacaktır. Ancak işletmeler işbirliği araç ve çözümlerinin bundan çok daha fazlasını yaptığından emin olmalıdır; Örneğin bu araç ve çözümler sanal akıllı beyaz tahta fonksiyonu ve grupların birlikte çalışarak diğer formatlarda canlı dokümanları düzenleme özelliği sunmalıdır. Bu özellikler tercihen her cihazda olmalı ve tüm cihazlarda tutarlı bir kullanıcı deneyimi sunmalıdır; bu da çalışanlarınızın yaratıcılık ilhamı geldiğinde nerede olurlarlarsa olsunlar çalışabilmelerine olanak sağlar. 

Dikkat dağıtıcı unsurları işbirliği araç ve çözümlerini kullanarak ortadan kaldırın

Çalışanlarınızın izinden işe döndüklerinde (fiziksel olarak ya da uzaktan) farkedecekleri ilk şey görevlerini yerine getirirken sıklıkla dikkat dağıtıcı unsurlarla karşılaşmalarıdır. Çalışanların yaklaşık yüzde 50’si günümüzde dikkat dağıtıcı unsurların işte önemli bir sorun teşkil ettiğini ve bu unsurların onların daha az verimli olmasına sebep olduğunu iddia eder.

İşletmeler, arka plandaki köpek havlaması, kalem açma kapama sesleri ya da klavyede yazma sesleri gibi sinir bozucu ses ve gürültüleri tespit edip filtreleyen araçlardan faydalanarak toplantılarda ve birlikte çalışılan ortamlarda dikkat dağıtıcı unsurları minimuma indirmelidir.

Tercihen aynı çözümler görsel yardımcılar da (örneğin; hoparlörleri otomatik olarak zumlayan, çerçeveleyen ve izleyen) sunmalıdır. Böylece hem görsel hem de sesli dikkat dağıtıcı unsurlar ortadan kaldırılır. 

İşi basitleştirmek için AI (Yapay Zeka) özellikli işbirliği araç ve çözümlerini kullanın

Çalışanların çoğu kendilerine verilen görevleri daha etkin ve verimli şekilde yerine getirdiklerinde daha motive hissederler. CIO’lar (Bilgi Teknolojilerinden Sorumlu Direktör) çalışanların en iyi yaptıkları şeye odaklanarak kendi verimlilik akışlarını bulabilecekleri bir ortam hedeflemelidir.

Çalışanlar sıklıkla yeni araçlar açmak, mesajlara yanıt vermek ya da takvim üzerinden gelen davetlere karşılık vermek için yaptıkları esas işten zaman ayırmak zorunda kalır. Ayrıca, idari işler, programlama, toplantılara katılım, toplantı notlarının hazırlanması vb için de önemli miktarda zaman harcarlar.

Günümüzde CIO’lar AI sistemlerinden toplantı öncesi, sırası ve sonrasındaki “ağır işlerin” büyük bölümünü yapmasını bekler. Sesli komuta ile çalışan AI asistanlarının toplantılara katılmak, toplantı talebinde bulunmak ya da gerekli bilgilerin bulunduğu kaynakları tespit etmek için kullanıldığı bir noktaya geliyoruz. Yüz tanıma teknolojisi otomatik olarak tüm katılımcıların toplantıda mevcut olduğunu tespit için kullanılabilir. Ses tanıma teknolojisi otomatik olarak toplantıda konuşulanların tümünü kaydedebilir, toplantı notlarını ve eylem planını hazırlayabilir. Yüksek performanslı ekipleri desteklemek ve yapay zeka ile ilgili deneyimleri geliştirmek Cisco’nun çok önem verdiği ve üzerinde odaklandığı bir konu. Buna da Bilişsel İşbirliği diyoruz.

Üçüncü parti yazılımlarla sıkı entegrasyon (Cisco WebEx işbirliği platformu için de önemli bir konu) iş akışlarını basitleştirmede çok faydalı olabilir. Akıllı takvim entegrasyonları, işbirliği araç ve çözümlerinin toplantıları öngörmesine ve “tek tuşa basarak katılma” seçeneği sunmasına olanak sağlayabilir. Microsoft Office ve Google Docs gibi üçüncü parti yazılımlarla entegre olarak işbirliği araç ve çözümleri doküman düzenlemeyi işbirliği çözümünden çıkmadan mümkün kılarak dikkat dağıtıcı unsurları azaltabilir.

İnsanların bağlantı kurmasını teşvik için işbirliği araç ve çözümlerini kullanın

İş yerinde insan ilişkilerinin ve insanlar arası bağlantıların hem iş akışları hem de çalışan memnuniyeti açısından önemi iyice anlaşılmıştır. Eposta gibi araçlar gayri şahsi olabilir, istenen tonu vermeyebilir; halbuki işbirliği araç ve çözümleri çok daha zengin bir bağlam ve bağlantı sunabilir, iş ilişkilerinin optimal düzeyde yürütülmesine yardımcı olabilecek görsel ve işitsel işaretler sunabilir.

Ancak işbirliği araç ve çözümleri bundan çok daha fazlasını da yapabilir. Örneğin sisteminiz kimlerin toplantı için buluşacağını önceden tahmin edebilse ve bu doğrultuda katılımcılarla ilgili gereken bilgileri önceden hazırlasa (sosyal medyadaki son aktiviteleri, açıklamaları, etkileşimleri vb) nasıl olurdu? Böyle bir özellik çalışanların da toplantıyla ilgili bilgileri bulmalarına, diğer katılımcıların ilgi alanları ve akademik ve mesleki özgeçmişleri hakkında bilgi edinmelerine olanak sağlar. Benzer bir şekilde organizasyon şemaları ve önceki etkileşimlerin ayrıntılarına da tek bir tıkla ulaşılabilir. Toplantı içi yüz tanıma teknolojisi katılımcılara isim kartı da sunabilir ve böylece kimsenin ismi unutulmaz.