Yine mi telefon!

Öyle günleri bilirsiniz. Ofisteki bir terslik, bir müşterinin sızlanması, ailenizden gelen telefonlar, kahve molasındaki dedikodular ya da e-posta kutunuza doluşan iletiler yüzünden, yetiştirmeye çalıştığınız raporu, yazıyı, işi bir yana bırakmak ve çocuklar uykuya daldıktan sonra evinizde tamamlamak zorunda kalırsınız.

Çalışma gününün böylesine kesintilerle sekteye uğraması giderek çok daha fazla sayıda insanın başına gelen bir olgu. Ve canınızı ne denli sıkarsanız, sorun daha da içinden çıkılmaz olur.

Sorunun niceliksel boyutunu kavramaya çalışan Kaliforniya Üniversitesi araştırmacıları, sonuçta insanların bu duruma muhtemelen aşırı bir tepki verdiklerini, her kesintinin yaklaşık bir çeyrek saatimizi aldığını ortaya koydular.

Üç gün boyunca izlenen bir dizi bilgi emekçisi dikkatlerini bir yere odaklamadan önce, ortalama üç dakikalık bir çalışma süresine sahip olduklarını gördü.

Araştırmayı yürüten Gloria Mark bu sonuç karşısında dehşete kapıldığını dile getirdi.

Eskiden insanlar kalkıp dertlerini doğrudan birilerine aktarmayı göze alamadıklarında telefona ya da postaya bel bağlarlardı.

Şimdi ise herkes e-posta, sözlü mesaj, sesli mesaj, ya da cep telefonları gibi olanaklara sarılıyor.

Bu araçlardan hemen yanıt alınmazlarsa eğer, o kişinin başına herhangi bir terslik gelip gelmediğini öğrenmek için kapısına damlıyorlar.

İki saatlik kesinti

"Her zaman devrede" olan bu kültür, birtakım olumsuzlukları da beraberinde getiriyor. A.B.D kökenli bir bilgi teknolojisi araştırma şirketi olan Basex’in bu yılın başlarında yaptığı bir araştırma, günlük çalışma süresinin iki saati aşkın bir diliminin kesintiye uğradığını ortaya koydu.

Elde edilen bulgular işle ilgili bölünmelerin bile çalışma akışını kesintiye uğrattığını ve bunun ülke ekonomisine yaklaşık 588 milyar dolarlık bir zarara mal olduğunu gösteriyordu.

Londra Psikiyatri Enstitüsü’nden Glenn Wilson tarafından geçen yıl yapılan bir araştırma da, e-posta ve telefon bombardımanına tutulmanın IQ düzeyi üzerinde yarattığı olumsuz etkinin marihuana kullanımının yarattığı etkiden kat kat fazla olduğunu ortaya koyuyordu.

Massachusetts’li ruhbilim uzmanı Edward Hallowell de hastalarında bunun belirtilerine çoktandır tanık olduğunu belirtiyor ve erişkinlik döneminde dikkat eksikliği bozukluğu tanısı konulan hastalarının sayısında son beş yılda belirgin bir artış meydana geldiğine dikkat çekiyor.

Bu hastalar dikkatlerinin sürekli dağılmasından, unutkanlıktan, düzensiz olduklarından ve düşüncesizcedavrandıklarından ellerindeki işi bir türlü bitiremediklerinden yakınıyorlar.

Delicesine meşgul

Hallowell çok geçmeden bu insanların sorununun iş ortamından ve onların kesintileri dizginleyememelerinden kaynaklandığını fark etti. Bu konuda "CrazyBusy= Delicesine Meşgul" adlı bir kitap kaleme alan Hallowell,"Teknoloji gerektiği gibi kullanıldığında bir nimettir. Ancak, kötü kullanıldığında yıkıcı olabilir," diyor.

Peki, bu soruna nasıl bir çözüm getirilebilir? Ofis ortamında çalışan herkesin bildiği gibi, kesintiler kimi zaman zorunludur. Projeleri meslektaşlarımızla tartışmak, önemli telefon görüşmeleri yapmak ve arada bir soluk almak zorundayız.

Gelgelelim, kesintilerin giderek arttığı bugünlerde mesai süresini denetlememiz de giderek güçleşiyor.

Tüm bunların kökeninde belki de teknoloji yatıyor. Ancak kimi araştırmacılar sorunun çözümünün de teknoloji olduğuna inanıyorlar. "Anlayışlı" ve "duygudaş" bilgisayarlar şimdiden dilden dile dolaşıyor.

Hangisi ivedi

Bu sistemlerin zamanla bizleri gerçekten kavrayacakları, bizler için neyin önem taşıdığını, dostlarımızın ve iş ortaklarımızın kim olduğunu ve hangilerinin telefon ya da e-postalarına öncelik tanınması gerektiğini öğrenecekleri söyleniyor.

Sezgileri güçlü, gece gündüz hizmet veren bu teknolojik yardımcılar sayesinde yaşamlarımızın uyum içinde olacağına, telefon ve çağrı seslerinden oluşan bir kakafoni olmaktan çıkacağına inanıyorlar. En azından bunu düşlüyorlar.

Bu süreçte siber sekreterlerimizin ilk görevi ayartmalara karşı koymamızı sağlamak olacak. Nihayetinde, kesintilerin çoğuna gereksinimimiz var. Ancak bunların tümüne o anda gerek yok, ve e-posta tutkunlarının da çok iyi bildikleri gibi hangisinin ivedi olduğunu kestirmek hiç de kolay bir iş değil.

Sanal tavırlar

Birkaç yıl önce Microsoft kişinin kendi çıkarları uğruna işinde yaptığı her kesintiyi çözümleyen "Priorities=Öncelikler" adlı bir sistem geliştirmeye koyuldu. Bu sistem tıpkı bir doktorun hastasının ne denli acil bakıma gereksinimi olduğunu saptamasına yarayan "triaj" ya da ayrım sistemi gibi işliyor.

Sistem yönlendirildiğinde her bir e-posta ya da telefonu inceleyerek bunun kimden geldiğini, o kişiyle ne tür bir ilişkiniz olduğunu, ortak bir projeyi paylaşıp paylaşmadığınızı v.b araştırıp ivedi olup olmadığına karar veriyor.

Microsoft araştırmacılarından Eric Horvitz bu sistemin ivedi olanla olmayanı ayırt etmede harikalar yarattığını, canlı bir sekreterden çok daha işe yaradığını belirtiyor.

Kişinin ruh durumu

Görünüşe bakılırsa, bir iletişimin önemini değerlendirmek işin kolay yönü. Daha güç olanı ise, kişinin ruh durumunun bir e-posta ya da telefona yanıt vermeye uygun olup olmadığını belirlemek. Bireyin kesintiye uğrama yetisi son günlerde yapılan bir yığın araştırmanın odak konusunu oluşturuyor.

Araştırmacılar, tüm görevlilerin birbirlerini görüp duyabildikleri açık planlı ofislerde çalışanların, özel odalarda çalışanlara kıyasla birbirlerini çok daha az rahatsız ettiklerini ortaya koydu. Acaba bilgisayarlara da böyle bir tavır sergilemeleri öğretilebilir mi?

Bunun çözümü bireyin kesintiye uğrama eğiliminin kestirilmesinde yatabilir.

Carnegie Mellon Üniversitesi’nden Scott Hudson, ofisteki bir kişiye gelen telefonlardan tutun da, kişinin o sırada klavye başında olup olmadığına, kapının kapalı mı, yoksa açık mı olduğuna dek her türlü koşulu inceden inceye araştırarak bu eğilimi saptamaya çalıştı.

Ofisin her bir köşesine alıcılar ve mikrofonlar yerleştiren ve çalışanların işini farklı zamanlarda kesintiye uğratan Hudson, kesintiye uğramada en önemli tek unsurun birilerinin konuşup konuşmadığı olduğunu şaşkınlıkla fark etti.

Konuşurken araya girme

Hudson’a göre, konuşma olduğunda kişi, %76’lık bir olasılıkla bölünmek istemiyordu. Hudson,"Çocukken bizlere birileri konuşurken araya girmeyin diyen annelerimiz çok haklıymışlar," diyor.

Ne var ki, insanların eğilimleri ve meslekleri aynı değil. Bir yönetici için konuşmak büyük işler başarmak anlamına gelirken, işi daha ağırdan alan bir yazarı rahatlatabilir. Öyle ki, bilgisayarın kişinin özelliklerini, nasıl çalıştığını ve ona ulaşılabileceğini belirten göstergelerin ne olduğunu da bilmesi gerekir.

Çeşitli programlar karşılaştırılarak, kesintiye uğramanın size neye mal olacağını değerlendiren bir sistemle karşı karşıya geliyorsunuz.

Ancak, ne denli iyi yönlendirilseler de, bilgisayarlar her zaman birtakım yanlışlar yapabilir.

MIT Medya Laboratuvarı uzmanlarından Rosalind Picard bu sorunun üstesinden gelmenin tek olası yolunun sistemi daha düşünceli kılmak olduğuna inanıyor: "İnsanlar sizi genellikle hiç olmadık zamanlarda rahatsız ederler. Mesleklerinde başarılı olabilenler, karşısındakilerin duygularını paylaşmaya bir saniye ayırıp, ’Özür dilerim, ama şu anda size yanıt veremeyeceğim’ diyenlerdir ve bu işi bir bilgisayar da yapabilir," diyor.

İki sistem

Picard insanları günde 1 ile 60 kez rahatsız ederek stres düzeylerini belirleyen iki sistemi denedi. Bu sistemlerden biri yalnızca nazikti. Öteki nazik olmanın yanı sıra, rahatsız edilen kişinin de durumunu göz önünde bulundurarak zamanlamanın kötü olduğu durumlarda özür diliyordu.

Deneklere hangisini yeğledikleri sorulduğunda, çoğunluğun tercihini özür dileyen bilgisayarlardan yana kullandıkları görüldü.

Ne var ki, en uygun zamanda yapılan bir kesintinin bile işin akışını sekteye uğrattığı bir gerçek. Bu tür kesintiler başka tasarılara ayrılacak zamanı kısıtlamakla kalmayıp, kişinin işini kaldığı yerden sürdürmesini de engelliyor.

Kesintiye uğrayan işlerin yalnızca %77’si aynı gün tamamlanabiliyor. Kalındığı yerden devam edilse bile, işin bitirilmesi genelde ortalama 25 dakikayı ve araya giren iki farklı görevin yerine getirilmesini gerektiriyor.

Acaba teknoloji bu konuda da yardımcı olabilir mi?

Dizginler bizde

Dizginleri biraz makinelerin eline bırakmanın yaşamlarımızı kolaylaştıracağı su götürmez bir gerçek. Ancak bu teknolojilerin de zamanla birtakım olumsuzluklar yaratacağı kesin.

Eninde sonunda çözüm kendi elimizde, bu da teknolojiyi akıllıca kullanıp kullanmadığımızla bağlantılı. Henüz teknolojiye vakıf olduğumuz söylenemez. Şimdilik o bizi yönetiyor. Bu yüzden farklı bir tavır takınmamız gerekiyor.

Sonuçta uzmanların görüşü şöyle: Başkalarından önce kişinin bizzat kendisi sahip olduğu zamana saygılı davranmak zorunda. Başkalarına dürüst davranma yürekliliğini göstermek zorundayız ve gerekirse onlara ayıracak bir dakikamız bile olmadığını rahatlıkla söylememiz gerekebilir.. Bunu başardığınızda geriye yapmanız gereken tek bir şey kalıyor: işinizi bitirinceye dek e-posta, telefon ve telesekreterinizi devreden çıkartmayı göze alabilmek.

Günü Kurtarmak

Daha büyük bir bilgisayar monitörü edinin. Microsoft’un yaptığı bir araştırma bunun çalışma hızında %44’lük bir artış sağladığını ortaya koyuyor.

Masanıza "Rahatsız etmeyin" yazısı yerleştirin ve iş arkadaşlarınızın bu uyarıya özen göstermelerini sağlayın.

Masanızı öteki çalışanlarla yüz yüze gelmeyecek biçimde yerleştirin.

İşinizi bölen biriyle konuşmak için her zaman masadan kalkın ki, ne yaptığınızı bilsinler.

Ziyaretçilerin görebilecekleri bir yere bir saat koyun ve onlarla görüşürken sık sık saate bakın.

Ziyaretin 2 dakikayı aşması durumunda yapmanız gerekenleri not edin.

Önünüzde açık bir defter tutun ve işinin bölünür bölünmez not alın.

İskemlenin ön ayaklarını 2 santim kısaltmak ziyaretçileri huzursuz kılıp uzun kalmalarını önleyebilir.