Online toplantı dönemi

İş hayatında o toplantı senin bu toplantı benim sürekli koşturuyoruz. Özellikle İstanbul gibi trafik sorunu olan bir yerde yaşıyorsanız, ofisinizden çıkıp başka bir yere gitmek, toplantıya katılıp dönmek en az 3 saatinizi alıyor. Yolda yaşanan stres de cabası.
Zaman kaybetmenin yanı sıra başka bir şehir veya ülkede gittiğimiz toplantılar mali olarak da şirketlere zarar veriyor. Uçak parası, otel parası ve diğer masraflar... Üstelik onca yolu gidip trafiği çektikten sonra toplantıya çok da verimli başlayamıyoruz. EffectiveMeetings.com’da yer alan bir habere göre, işadamlarının yüzde 91’i, toplantıda hayal kurduğunu, yüzde 96’ı konuşulanları kaçırdığını söylüyor. Yüzde 73’ü ise yolda kaybolan zamanı telafi etmek, işlerini toparlamak, yetiştirmek için toplantıya başka iş getiriyor. Yüzde 39’u da aşırı dozda toplantı yapıldığını ifade ediyor. Hem zaman hem de para kaybediyoruz, yoruluyoruz ama toplantısız da olmuyor.
Şirketler bir süredir bu sorunu online toplantı yaparak çözüyor. Çeşitli teknolojileri kullanarak yol, para ve zamandan tasarruf ediyorlar. Gelişen teknoloji sayesinde neredeyse gerçek bir toplantı kalitesinde görüşmeler de yapılabiliyor. Şirketlerin her kademesinden çalışanlar artık bu sistemi kullanıyor.
Online toplantıların amacı zaman kaybını önlemek ve seyahat maliyetlerini azaltmak. Böylece verimlik de artıyor, iş-yaşam zaman dengesi destekleniyor. Yüksek çözünürlüklü online toplantılar ofis dışından ve evden çalışmayı da desteklediği için yine zaman ve kaynak tasarrufu sağlanıyor. Sadece şirket içi değil, şirket dışı müşteriler, tedarikçiler, iş ortakları ile de bu şekilde görüşmeler yapılabiliyor.
Kullanılan en yaygın teknolojilerden biri WebEx. WebEx, PC, tablet veya akıllı telefonlar aracılığıyla her an ve her yerden video destekli web konferanslarına katılma imkanı sunuyor. Edilen tasarruf ise hiç az değil. Cisco’nun istatistiklerine göre sadece 2010 yılında WebEx teknolojisi kullanılarak 700 bin dolar tasarruf edilmiş. Bu oranın önümüzdeki yıllarda 2-4 milyon dolar arası olması hedefleniyor. Amerikalı güvenlik sistemleri şirketi Grote Industries, satış toplantılarının maliyetinin 50 bin doların üzerinde olduğunu tespit etmiş, WebEx’i kullanarak toplantı maliyetlerini yüzde 90’ın üzerinde azaltmış. Yazılım şirketi SunGard, WebEx’i kullanarak çok önemli olmayan yaklaşık 22 bin iş seyahatinden kurtulmuş.
Bu şekilde toplantı yapanların büyük bir kısmı zamanla yüz yüze toplantıların yerini online toplantıların alacağını düşünüyor. Ama karşılıklı yapılan toplantı kadar verimli olamayacağını düşünenler de var. Bilgi paylaşımı, beyin fırtınası yapmak, problem çözmek ve ilişki kurmak konularında yüz yüze toplantılar daha faydalı bulunuyor. Tabii işin dozu kaçınca bu çalışmamızı da engelliyor. Gün içinde birçok toplantı olması zaman kaybettirdiği için mesai bitse bile işleri yetiştirmek için geç saatlere kadar çalışmak zorunda kalabiliyoruz veya eve iş götürebiliyoruz.

Görüntülü görüşmeler tercih ediliyor
Geniş ağ bağlantısının yaygınlaşması ve ucuzlaması ile şirketlerin fiziksel yolculuğun alternatiflerini bulma konusundaki girişimleri de artıyor. Ancak insanlar arasındaki iletişimin yüzde 50’den fazlası görsel temelli. Dolayısıyla online toplantıların verimli olabilmesi için de olabildiğince gerçek yüz yüze görüşme dinamikleri ile örtüşmesi gerekiyor. Yani telekonferanstan çok videolu, görüntülü toplantılar tercih ediliyor. Ama belirli bir teknoloji ve altyapı gerektirdiği için video konferanslar her zaman her noktada kullanılabilecek araçlar değil.

Tek dezavantaj toplantıdan sonra birlikte yemeğe gidememek
Cisco 2000’li yılların başından bu yana ses ve görüntülü iletişimi mümkün kılan IP temelli ağ teknolojisini kullanıyor. Cisco’da online toplantıların farklı biçimleri bulunuyor. 70 ülke ve 269 farklı şehirde 1.000’den fazla Telepresence odaları bulunuyor. Ayrıca tüm dünyadaki WebEx kullanıcı şirketler günde 320 bin WebEx toplantısı yapıyor. Burada yüksek çözünürlük devreye giriyor. Gerçekliğe bu denli yakın sonuç verdiği için bu tür toplantılara online değil sanal toplantı dediklerini belirten Cisco Türkiye İşbirliği Çözümleri Satış Müdürü Vedat Tüfekçi sanal toplantılarda meslektaşlarıyla aynı masada karşılıklı oturup sohbet etme konforunu yakaladıklarını söylüyor ve ekliyor: “Tek dezavantajı toplantıdan sonra birlikte akşam yemeğine gidemiyor olmak.”
Nokia Türkiye İletişim Müdürü Eda Ezgi Torcu Mutluer bu tür toplantıları sık sık kullandıklarını özellikle görüntülü görüşmelerin sıcak geçtiğini söylüyor: “Global bir şirkette iletişim için faydaları çok fazla. Yüz yüze görüşme için harcayacağınız zaman ve maliyet düşünüldüğünde online toplantılara neden ihtiyaç olduğu daha net bir şekilde ortaya çıkıyor. Çok hızlı karar alınması ve bilgi paylaşılması gereken durumlarda şirketlere daha hızlı hareket imkanı da sağlıyor. Dünya çapında 230 video konferans ünitemiz var ve ünitelerde ayda 5 bin toplantı düzenleniyor. Nokia globalde 2010’da uçak yolculuklarından kaynaklanan karbondioksit salınımımızda yüzde 40 düşüş sağladık. Bu tür toplantıların tercih edilmesinde çevre bilinci, zaman ve maliyet avantajı üç önemli etken olarak öne çıkıyor.”

İlk saniyeler biraz zorlu geçiyor
Index Grup CEO’su Erol Bilecik ise elektronik ortamda yapılan toplantıların yüz yüze yapılanlarda olduğu gibi sıcak bir atmosfer yaratmadığını düşünenlerden. Ancak, kısıtlı vakitler içerisinde yoğun bir şekilde çalışmalarını sürdüren profesyoneller için, zamanı disipline etmeyi ve elverişli kullanmayı sağladığı bir gerçek. Bu tip toplantılarda, ilk saniyelerin yüz yüze yapılan görüşmelere kıyasla biraz zorlu geçtiğini belirten Bilecik, sonuçta beden dilinin ve göz temasının sağladığı rahatlığın, ortamı yumuşatmak adına yanınızda olmadığını söylüyor ve ekliyor: “Toplantının konusu ve akışı moderatörler eşliğinde bir kez rayına oturtulduğunda, yüz yüze yapılan görüşmelerin etkinliği ile arada hiçbir fark bulunmuyor. Şirketimizin uluslararası ortaklarıyla yılda 4 kez düzenlediği yönetim kurulu toplantılarının ikisini dijital ortamda yapıyoruz. Bu toplantılarla ayda ortalama 2 gün kazanıyoruz.” Yeni Türk Ticaret Kanunu yürürlüğe girdiği zaman, özellikle halka açık firmaların, dünyanın her noktasındaki yatırımcıları ve ortakları nedeniyle, birçok toplantıyı elektronik ortamda yapacağını belirten Bilecik, bu durumun küçük yatırımcıyı koruyucu bir faydası olacağına inanıyor. Ayrıca, çalıştıkları yer anlamında birbirinden bağımsız olan insanların, metropollerdeki trafik ya da benzeri sebepler dolayısıyla bir araya gelmelerini zorlaştıran nedenlerin, dijital toplantılar aracılığıyla ortadan kalkacağını düşünüyor ve ekliyor: “Kısacası, bu toplantılar hayatımızın bir parçası olacak gibi gözüküyor.”
Yüz yüze toplantı yapmanın doğru ve etkin iletişim kurabilmek için en ideali olduğunu belirten TAV Havalimanları Holding Kuzey Afrika Direktörü Haluk Bilgi, karşınızdakiyle aranıza teknolojik bir araç girdiğinde sözlü olanın dışında, vücut dili, kişinin çevreyle ilişkisi gibi nüansları kaçırma olasılığının arttığını söylüyor. Fakat bu online toplantı yapmaya engel değil. Bu toplantıların günlük hayatın bir parçası olduğunu söyleyen Bilgi gün bazında ortalama beş toplantısını bu şekilde yapıyor. �

Türk Telekom 23 bin 848 uçuştan tasarruf etti
Online toplantı yaparak tasarruf edenler arasında Türk Telekom da var. AA’nın haberine göre, Türk Telekom, görüntülü görüşme teknolojisi Telepresence’ı kullanarak, 3 yılda 2 bin 981 toplantı yaptı ve yaklaşık 23 bin 848 uçuştan tasarruf etti. Toplam uçuş sayısı, her toplantıya ortalama 4 kişinin katılacağı ve gidiş-dönüş uçuş seferi gerçekleştirecekleri varsayılarak hesaplandı. Şirketin Nisan 2009’dan bu yana kullandığı Telepresence teknolojisi, 15 Mb/s hızında internet altyapısı üzerinden, yüksek çözünürlükte, yüksek tanımlı (HD) görüntülü görüşmeyi mümkün kılıyor.

Online toplantılarda dikkat edilmesi gerekenler
Belli bir planınız olsun: Ne konuşacağınız zaten bellidir fakat yine de bir gündem belirleyin. Kimlerin katılacağını not edin. Konu başlıklarını ayarlayın. Toplantıda kimin hangi konuyu konuşacağını, neyin ne zaman yapılacağını herkesin bildiğinden emin olun.
Odaklanın: Online toplantılarda birçok işi bir arada yapmak isteyebilirsiniz. Sunum yapılırken e-postalarınızı okumak veya iş arkadaşınızla yeni proje hakkında konuşmak gibi. Bunu yapmayın. Özellikle video konferans ise toplantıya odaklanma konusunda dikkatli olun. Eğer evden bağlanıyorsanız çocuğunuzun, evdeki hayvanların görüntülenmesine izin vermeyin.
Uygun teknolojiyi düzgün bir şekilde kullanın: Bunu zamandan kazanmak ve masrafları kısmak için yaptığınızı unutmayın. Bilgisayarınızı önceden ayarlayın. Eğer bilgisayarınız zaman zaman takılıyor, donuyorsa görüşme başlamadan önce kapatıp açın. Herkesi bekletmek istemezsiniz.
10-15 dakika erken bağlanın: Bu teknolojiyi daha önce kullanmış veya ilk kez karşılaşıyor olabilirsiniz. Bir aksilik, aksaklık yaşanmaması için önceden bağlanıp problem çıkmayacağından emin olmak gerekli. Yüklemeniz veya güncellemeniz gereken programlar olabilir.
Alternatif yollar düşünün: Her an her şey olabilir. Bir aksilik çıkması durumunda alternatif iletişim yollarınız mutlaka olsun.
İnternet bağlantınızdan emin olun: Video konferans sırasında birinin büyük boyutlu, yüklü bir dosya indirmediğinden emin olun. İnternet hızı böyle görüşmelerde önemlidir. Ses de bağlantı hızıyla alakalı olduğun için internet bağlantısını meşgul etmemeye bakın.
Diğer programları kapatın: Bilgisayardan katıldığınız bir görüşmeyse Photoshop gibi programları kapatın. Kullanmadığınız programlar varsa onları da kapatın. Böylece görüşmeniz sekteye uğramaz. Ayrıca laptop veya netbooktan bağlanıyorsanız şarjınızın yeteceğinden de emin olun.
E-posta ile özet geçin: Yüz yüze yapılan toplantılardan sonra genel bir kritik yapılır, konuşulan şeylerin üzerinden geçilir. Siz de bunu e-postayla yapın. Katılımcılara alınan kararları, önemli noktaları anlatan bir e-posta atın.
Hazırlıklı gelin: Toplantıdan önce her şeyin hazır olduğundan emin olun. Dosyalarınız, evraklarınızı kolay ulaşabileceğiniz bir yerde olsun. Bir de onları aramakla uğraşmayın. Yüz yüze yapılan toplantılarda çantaya uzanıp kağıt çıkarmak, evrak karıştırmak normal davranışlar gibi görünürken online toplantılarda ekran görüntüsünden çıkmanız pek hoş görünmez, görüşmeye hazırlanmamış hissi uyandırır.
Kameraya bakın: Yüz yüze görüşmelerde nasıl göz teması önemliyse burada da aynı şey geçerli. Kamerayı en iyi görebileceğiniz, kameranın da sizi en iyi görebileceği pozisyonda oturun. Herkesle göz kontağı kurmaya çalışın.
Fona dikkat: Video konferans yapacağınız zaman etrafta neler olduğuna da dikkat edin. Ofisteyken çok tehlikeli durumlar olmaz ama evden bağlanıyorsanız arkanızda asılı duran çamaşırlar, kirli bulaşıklar hoş bir görüntü oluşturmaz. Ofisteyseniz de masanızın derli toplu olmasına dikkat edin.
İyi bir kamera kullanın: Laptop’unuzdaki kamera işinizi görebilir ama harici bir kamera daha iyi olur. Işığı daha iyi ayarlayabilir, daha net görüntü sağlayabilirsiniz. Daha da profesyonel bir imaj çizmiş olursunuz.
Sesler de önemli: İyi bir mikrofon takımı kullanmak önemli. Sesin karşı tarafa net ve anlaşılır gitmesine dikkat edin. Ses yapabilecek her şeyi kapatın. Mesela klima. Veya dışarıdan ses gelmesini engellemek için pencerenizi de kapatın. Ses kalitesi görüntü kalitesinden daha önemli. Her konuşmaya başladığınızda cızırtı veya gürültü gelirse o toplantı verimsiz olur.
Kaynak: productivity501.com

Avantajları-dezavantajları
Avantajları
* Zaman ve para tasarrufu sağlar.
* Çalışma ortamını terk etmeden toplantıya katılabilirsiniz.
* Toplantıyı kaydedip katılamayanlara izletebilir, kaçırdığınız kısımları tekrar seyredebilirsiniz.
* Moderatörlük yapmak daha kolaydır, çok konuşan konuşmacının sesini kısabilirsiniz.
Dezavantajları
* Konuşmacının, sunumu yapan kişinin heyecanını yüz yüze olan ortamda olduğu gibi alamayabilirsiniz.
* Dikkat dağılmasın diye sunumu daha ilginç hale getirmek gerekebilir.
* Teknoloji yeterli değilse sunumu yapan kişi izleyicilerden yeterli geribildirimi alamaz.
* Bazen teknik aksaklıklar yaşanabilir.