Olumsuz geri bildirimde nasıl davranmalı?

Hem çalışanların hem de yöneticilerin karşılıklı olarak en çok stres yaşadıkları anlardan biridir geri bildirim görüşmeleri. Özellikle olumsuz geri bildirimler daha zor geçer. Yanlış cümleler kullanıldığında çalışanın şirket veya yöneticisi hakkındaki olumlu düşünceleri birkaç dakika içinde tersine dönebilir. Olumlu geri bildirim beklerken negatif yorumlarla karşılaşan bir çalışanın hayal kırıklığı daha da büyük olur. Peki, böyle bir durumla karşı karşıya kalan kişilerin nasıl hareket etmesi gerekir?

Konu hakkında görüşlerini aldığımız bcc Turkey Kurucu Ortağı, endüstri ve örgüt psikoloğu Banu Koç Çakan süreci görüşme öncesi, görüşme esnasında ve görüşme sonrası olmak üzere üç kısma ayırıyor. Çakan, her bir kısım için şu önerilerde bulunuyor,

GÖRÜŞME ÖNCESİ
· Kendi kırmızı noktalarınızın farkında olun. Kırmızı noktalar, beklenmeyen durumlarda bir anda öfke ya da korku yaratan koşullardır. Çalışanların kırmızı noktalarını bilmesi, olumsuz yorumlar karşısında vereceği ve pişman olacağı anlık tepkileri azaltacaktır.

· Yöneticinizin kırmızı noktalarının farkında olun. Çalışanlar, yöneticilerini kendilerini tanıdığı gibi tanırsa performans görüşmesi ile oluşan duygu ve düşüncelerini, doğru ifadelerle ve hassasiyetle ifade etmeyi becerebilir.

GÖRÜŞME ESNASINDA
Görüşme sırasında konuşulanların etkisini yönetmek kolay olmayabilir. Bu durumda yapılacak en önemli şey etki ve tepki arasında boşluk yaratmak. Varoluşçu psikiyatri kuramcısı Viktor Frankl, “Etki ile tepki arasında bir boşluk vardır. O boşlukta ise özgürlüğümüz, hangi tepkiyi vereceğimizi seçebilme gücümüz vardır” der. Bu boşluğu yarattığınız zaman düşünce ve davranışlarınızı kontrolde tutmayı daha iyi sağlayabilirsiniz. Bu boşluğu içinizden sayı sayarak, kısa bir süre odanın penceresinden dışarı bakarak ya da derin nefes alarak oluşturabilirsiniz.

GÖRÜŞME SONRASI
Görüşme esnasında aldığınızı geri bildirimi siz aynı fikirde olmasanız bile mutlaka değerlendirin ve kendinize şu soruyu sorun, “Ne oldu da düşündüğümün aksine bir durum ile karşılaştım?” Ya da bunu içten olduğunu bildiğiniz bir arkadaşınızla konuşun. Geri bildirimleri değerlendirerek kaslarınızı güçlendirebilirsiniz ya da algınızı değiştirebilirsiniz. Bu sizin için daha başarılı ve tatmin bir iş yaşamı için bir adım olabilir.

FEVRİ DAVRANIŞLARDAN KAÇINMALI
Çalışanların görüşme esnasında takınacağı tavır ve davranışların olumsuz bir geri bildirimin olumluya dönmesinde önemli bir etkisi var. Bu nedenle öncelikle duygusal davranıp düşünmeden yapılan fevri davranışlardan kaçınmak gerekiyor. CNN Business’te bu konuda çıkan bir makalede Kariyer koçu Marie McIntyre, o anda hissedilen duygulara uyularak gösterilen davranışların aslında durumu iyiye değil daha da kötüye götürebileceğini söylüyor. Bir başka kariyer koçu Kate O’Sullivan ise performansı hakkındaki negatif yorumları duyduğunda hemen kendini savunmaya çalışan kişilerin aslında durumu daha da zora sokabileceğini belirtiyor. Sessiz kalmak ya da duygularını hiç belli etmemek de yanlış bir davranış olabilir. Bu noktada çalışanların yapabilecekleri en iyi davranış ise yöneticisinin yorumlarını ve endişelerini anladığına dair bir davranışta bulunmak. Görüşmeden sonra ise durumu düzeltmeye yönelik bir plan yapmak ve bu planı yöneticiyle paylaşıp onun fikrini almak, sorunu çözmeye dair bir çaba olduğunu gösterir. Bu, durumu tersine çevirmeye yönelik çok olumlu bir adım olarak görülebilir.

ÇALIŞANLAR AKTİF OLMALI
Örgütsel psikolog Sibel Karamaraş, öncelikle performans görüşmesinin çift taraflı olduğunu hatırlatıyor. Karamaraş, yönetici-çalışan arasında o güne kadar kurulmuş ilişki dinamiklerinin performans görüşmesini etkileyen faktörlerden sadece biri olduğunu ekliyor. Yani, bu görüşmeyi etkileyen çok faktör var ve geri bildirimler bu faktörlere bağlı olarak çok farklı şekillerde verilebiliyor, çok farklı şekillerde algılanabiliyor. Karamaraş, geri bildiğim görüşmelerinin yapıcı bir şekilde yönlenmesi için çalışanların aktif bir rol üstlenebileceğini düşünüyor. Görüşme sırasında çalışanların aldıkları geri bildirimle ilgili sorular sormaları, konunun detaylarının örneklerle açıklanarak derine inilmesi, beklentiler ve hedeflerle bağlantılı olarak gerçekleşenler ve gerçekleşmeyenlerin netleşmesi, geliştirilmesi gereken alanlar ve bunun için ne yapmak gerektiği gibi konuların konuşulması görüşmeyi yapıcı bir hale dönüştürebilir.