Ofiste sinerji verimi artıyor

Günümüz koşullarında, özellikle teknolojinin de desteğiyle birlikte, farklı ülkelerde yetişmiş, değişik kültürlere sahip insanlar artık daha çok bir arada çalışabiliyor. Birbirlerinden farklı yaşam tarzları olan çalışanların ofis içinde neredeyse tüm günlerini birlikte geçirmeleri, kurum içinde sinerji yaratmanın önemini daha da arttırıyor. Konu hakkında görüştüğümüz ‘Kurumsal Sinerji’ (Organizational Synergy) kitabının yazarı Dr. Rami Ben Yshai, bugün pek çok işte insanların ancak birlikte hareket edebildikleri zaman ortaya bir yeni bir ürünün çıktığını söylüyor. Birlikte uyumlu bir şekilde çalışabilmenin en önemli koşullarından biri ise taraflar arasında sinerji olması. Yshai sinerjiyi şu şekilde tanımlıyor: “Kurumların veya insanların tek başlarına yaratamadıkları bir ürün veya hizmeti, farklı kurum veya insanlarla birlikte oluşturabilme becerisi.” Sinerjinin doğabilmesi için tarafların birbirlerinden farklı olması gerektiğini söyleyen Yshai, her bir tarafın diğerinin eksiğini tamamladığını aktarıyor.

ÖNEMLİ OLAN SEVİYESİ
Yshai, “Sinerji ya vardır ya da yoktur” gibi bir durumun olmadığını belirtiyor. Her kurumda mutlaka belli bir seviyede sinerji bulunuyor. Zaten olmadığı zaman da kurum dağılıyor. Bir kurumda sinerji seviyesinin düşmesine neden olan yani, Yshai’nin deyimiyle sinerjinin en büyük düşmanı olan durum ise kişilerin gereğinden fazla egolu olması. Çünkü, eğer bir çalışan, yönetici de olsa kendini diğerlerinden daha ve zeki ve üstün görüyorsa, yaklaşımı da bu şekilde oluyor. Bu da sinerjiyi düşürüyor. Bunun yanında, yöneticilerin varsayımda bulunması ve çalışanların durumuna hakim olmaması da sinerjiyi düşüren sebeplerden biri. Bazen ekip liderleri, ekiplerinin hangi konuda ne kadar bilgi sahibi olduğu, çalışanlarının yetkinlikleri hakkında yetersiz kalıyor. Oysa, sinerjinin oluşabilmesi için yönetcilerin çalışanlarıyla bu iletişimi kurması gerekiyor. Ayrıca, şirketlerin doğru kişileri bulup işe almak için önemli paralar harcadığını aktaran Yshai, sinerjinin oluşmasının sadece doğru insanları işe almakla gerçekleşmeyeceğini savunuyor. Yshai, “Önemli olan kurumların çalışanları birlikte uyumlu bir şekilde çalışmalarını sağlamaları” diyor.

7 İLETİŞİM MODELİ
Rami Ben Yshai’ye göre sinerji aynı zamanda bir ofis içindeki 7 farklı iletişim modelinden biri. Bu iletişim modellerinden üçü iyi, ikisi nötr ve ikisi de kötü iletişim olarak kabul ediliyor. Sinerji, ‘karşılıklı dayanışma’ ve ‘ortak yön’ ile birlikte iyi iletişim modelleri arasında. Yshai, karşılıklı dayanışmayı ofis içindeki tüm sorumlulukların ve yetkilerin açık olduğu bir model olarak tanımlıyor. Ortak yön modelinde ise farklı birimler ortak bir proje için buluşup, birlikte düşünüyorlar. Pazarlama ve finans departmanından çalışanların aynı projeye destek vermesi gibi. Bu üç modelin yaygın olduğu kurumlarda çalışanlar daha mutlu oluyor, şirket daha hızlı büyüyor.

Nötr iletişim araçları arasında ‘hiyerarşi’ ve ‘sıfır iletişim’ modelleri var. Hiyerarşi, yukarıdan aşağı tek yönlü iletişimi temsil ediyor. Genel müdürlükten saha çalışanlara verilen görevler buna bir örnek. İdari işlerle pazarlama departmanı gibi ortak hiçbir projesi bulunmayan departmanlar da sıfır iletişim modeli içine giriyor.

‘Belirsizlik’ ve ‘istila’, Yshai tarafından kötü iletişim modelleri arasında gösteriliyor. Belirsizlik, bir kurumda fonksiyonlar arasındaki sınırların açık ve net olmamasından kaynaklanıyor. İstila ise bir çalışanın iş tanımında olmamasına rağmen başka bir çalışanın görev bölgesine girmesi durumunu yansıtıyor. Bir çalışanın, iş arkadaşının görevini ondan daha iyi yaptığını düşünerek istila etmesi, yöneticinin de bu duruma göz yumması huzursuzluk yaratıyor. Yshai, bir kurum içinde bu yedi iletişim modelinin hepsinin sürekli olarak var olduğunu, ancak hangisinin ne düzeyde olduğuna bağlı olarak kurum kültürünün şekillendiğini düşünüyor. Tabii, bu durum çalışanların mutluluğunu ve dolayısıyla verimli çalışmayı da etkiliyor.