65 ülkede tek İK

Xerox, faaliyet gösterdiği ülkelerde kullanılan 150’nin üzerinde birbirinden bağımsız ve farklı İK sistemini, tek ve ortak bir platformda topladı. Global İK Bilgi Sistemleri Platformu (GEMS) sayesinde tüm çalışanlarla ilgili veriler bir arada bulunuyor ve İK bilgilerini görme yetkisi olan herkes tarafından incelenebiliyor, çalışan yetenek havuzu global ölçekte kullanılabiliyor. Sistemde çalışanların geçmişi, aldıkları görevler, aldıkları eğitimler, gelecek planları ve insan gücü potansiyelleri izlenebiliyor.

Şu anda 49 ülkede 110 bin kişi tarafından kullanılan GEMS, 2018 Nisan’ında Xerox’un olduğu 65 ülkede toplam 145 bin çalışan tarafından kullanılacak. Sistem 15 Kasım’dan bu yana Türkiye’de de kullanılıyor.

4 YIL ÇALIŞTILAR
Proje için 4 yıl boyunca tek tek her bir Xerox yerel ülkesinin İK yöneticileri ile birlikte çalışılarak, her bir ülkenin yerel beklenti, standart, yasal İK prosedürleri ve çalışma mevzuatı ortak sisteme aktarıldı. 3.5 yıl önce Xerox İK Direktörü iken projeye Global İK Sistemleri Program Yöneticisi olarak dahil olan Gülnur Baykurt da projede yer alan 30 yöneticiden biri. 1993 yılından beri Xerox’da çalışan, bugüne kadar satıştan pazarlamaya, servisten insan kaynaklarına Xerox’un tüm iş birimlerinde yöneticilik yapan Baykurt, İK’dan sorumlu Xerox Dünya Başkan Yardımcısına doğrudan rapor ederek çalıştı. Gülnur Baykurt, “Biz projeye başladığımızda bir araştırma yaptık ve 150’den fazla lokal sistem olduğunu gördük. Sistemlerin birbiriyle entegre olmaması tekrar tekrar aynı işleri yapmayı gerektiriyordu, şimdi bu sistemde tüm bilgiler güncel, oturduğum yerden sisteme giriş yapıp bilgilerimi günceleyebiliyorum, bir eleman arıyorken tüm dünyadan arayabiliyorsunuz, adaylar da çalışmak istedikleri ülkeleri belirtebiliyorlar. Bunca yıllık yöneticilik hayatımda her şeyi İK’dan istemek zorundaydım, çalışanlarımın maaş bilgisini, kime en son ne kadar zam yaptığımı, hangi çalışanın hangi gün izinli olduğunu... Şimdi bunları İK’dan istemeden kendim görebiliyorum. Çalışan maliyetlerimizi de göremiyorduk, çünkü tam zamanlı, yarı zamanlı, taşeron çalışanları bir sistem üzerinde göremediğimiz için geleceğe yönelik hiçbir projeksiyon da yapamıyorduk.“

İK İLERİYİ GÖREN ANALİZLER YAPACAK
Gülnur Baykurt bu program sayesinde İK’nın katma değeri olmayan işlerden uzak kalacağını söylüyor: “Evlenip sistemde soyisimini değiştirmek İK’nın değil çalışanın görevi, ya da çalışanımın maaşını incelemek de İK’nın değil yöneticinin işi, artık İK’dan bordro istenmeyecek kendimiz basabileceğiz, ya da ben ekibimde 10 yılı aşkın kaç kişi var diye İK’ya sormayacağım kendim sistemden bakacağım... İK da bu sayede ileriyi gören analizler yapabilecek. Çalışanı geliştirmeye, 3 yıl sonraki pozisyona hazırlamaya odaklanacak.”

ÜLKE ÜLKE DOLAŞTI
Gülnur Baykur, sistemi 4 yılda kurduklarını söylüyor, çünkü tüm ülkelerin kanunları incelenmiş, sendikalardan onaylar alınmış, o sebeple çok ülke gezilmiş. Tüm İK süreçleri global olarak standartize edilerken, ülke bazında kanunlara da dikkat edilmiş. Baykurt, “Mesela İngiltere kan grubunun, ırkının yazılmasını istemedi, İspanya’da maaş paketi kıdeme göre veriliyor, Latin ülkelerinde 13. ve 14. maaş var” diyor.

İŞTEN AYRILMA RİSKİNİ TESPİT EDİYOR
Sistemin aynı zamanda işten ayrılma oranı yüksek çalışanları da tespit ettiğini söyleyen Gülnur Baykurt, “Örneğin benim için değerli bir elemana 3 yıldır zam yapmamışsam 4 yıldır terfi de ettirmemişsem, bana ayrılma riskini hesaplıyor. Örneğin bu kişiye yüzde 15 zam yap dediğimde, gitme oranını yüzde 25 olarak hesaplıyor” diyor.