Telefonda nasıl konuşmalı

Karasopa, telefonla konuşmanın, yüz yüze görüşmeyle benzerlik taşımasına rağmen kendine has kuralları ve adabı olduğunu söyledi.

Kurallarına uygun şekilde yapılan telefon görüşmesinin iletişimi kolaylaştıracağını ve sağlıklı bir iletişim ortamı oluşturacağını belirten Karasopa, bu kuralları, sadece sekreterler gibi işinin önemli bir kısmı telefonla iletişim kurmak olan çalışanların değil herkesin iyi bilmesi gerektiğini vurguladı.

Toplumumuzda genel olarak bir ev ya da iş yeri arandığında arayan kişinin kendini tanıtmaya gerekli özeni göstermediğini ifade eden Karasopa, şöyle konuştu:
“Son yıllarda, telefonla görüşmeye başlarken kendini tanıtmadan doğrudan söze girmek çok yaygınlaştı. Avrupa'ya özgü bir yaklaşım olan bu tarz bizim kültürümüze uymuyor. Oysa telefon açan kişi söze, 'merhaba, iyi günler, iyi akşamlar' gibi selamlama sözcükleriyle başlanmalı.”

Telefon eden kişinin selam vererek başlayıp, “Nasılsınız?” gibi hatır soran sözcüklerle devam ettireceği konuşmanın sıcak bir atmosfer yaratacağını belirten Karasopa, bu üslubun iletişimin kuvvetlenmesini, diyaloğun daha sağlam bir şekilde sürmesini sağlayacağını kaydetti.

Karasopa, yapılan araştırmalarda Türkiye'de ve Orta Doğu ülkelerinde telefon görüşmelerinde kurulan karşılıklı sıcak ilişkilerin, doğru iletişim için önem taşıdığının ortaya çıktığını bildirdi.

“SEN KİMSİN, ORASI NERESİ?” DENMEMELİ

Telefonda ortaya konan sıcak yaklaşımların, problemlerin çözümüne ve kişilerin işlerini kolaylıkla halletmelerine katkı sağladığını ifade eden KOSEYAD Genel Sekreteri Karasopa, şunları söyledi:
“Öncelikle telefon görüşmesine girişte gösterilecek özen, karşıdaki kişiye güven verir. Telefon edilen kişiye, “Sen kimsin, orası neresi?' gibi sorular yöneltmek ise yadırganan bir tutumdur. Telefon konuşmalarında ahizenin yavaşça alınması ve yerine aynı şekilde konulması da önemlidir.”

Sabah saat 10.00'dan önce ve akşam saat 22.00'den sonra telefon etmemeye özen gösterilmesinin bir nezaket kuralı olduğunu belirten Karasopa, telefonda gizli konuların konuşulmaması, cep telefonlarının uygun olmayan yer ve zamanlarda kapalı tutulmasının da önemli kurallar arasında yer aldığını bildirdi.

TELEFONU GÜLÜMSEYEREK AÇIN

Telefon görüşmelerinin etkili olmasının, sözcüklerin etkili kullanımına bağlı olduğuna işaret eden Karasopa, şöyle devam etti:
“Kaliteli bir telefon görüşmesi, geniş bir sözcük dağarcığının dikkatli şekilde kullanılmasıyla mümkündür. Konuşma şeklinizi, karşınızdakinin eğitim ve bilgi düzeyi belirlemelidir. Kişiye uygun bir dil kullanmadığınız takdirde, diyaloğu yitirme riski büyüktür. Telefonu en çok dört kez çaldırın ve gülümseyerek açın. Tebessümle beraber harekete geçecek yüz kaslarınız ses tonunuzu etkileyecek, kulağa daha olumlu gelmesini sağlayacaktır. Konuşma hızınızı ve ses değişimlerinizi iyi ayarlayın. Çok hızlı ya da monotonluk derecesinde yavaş konuşmaktan sakının. Sesinizin yüksekliğini uygun zamanlarda değiştirerek, konuşmanıza dinamizm kazandırın.”

Konuşma sırasında yapılan hatalarda özür dilenmesinin de çok önemli olduğunu vurgulayan Karasopa, “Özür dileyen kişi yaptığı hatayı fark etmiş, bunun yanlışlığına inanmış ve bunu bir daha yapmayacağını karşı tarafa içtenlikle beyan etmiş olur. Bunun yanında, hiç gerek olmadığı halde söze özür dileyerek başlamak da uygun değildir. Telefon konuşması bitirilirken ise iyi dileklerde bulunulmalıdır” diye konuştu.