İşyerinin ilkokul eğitimi: Oryantasyon

Yüksek işgücü devri organizasyonlar için yeniden eleman arama, mülakat yapma, eğitime ve yeniden oryante etme anlamına gelmektedir. Bu durumun getirdiği parasal, zihinsel ve zamansal maliyet bir yana, geride kalan personelin zihninde yaratacağı soru işaretleri işletme için taze kan kaybından daha fazla yıpranmaya sebep olacaktır.

Çalıştığımız yerden birileri ayrıldığında geride kalanlar da düşünmeye başlarlar… "Biz de acaba iş aramalı mıyız? Gerçekten burada çalışmaya değer mi?"

Halbuki tüm bu kaygıları daha işe başlanan ilk günden önlemek mümkün. İyi yapılandırılmış bir oryantasyon programı hem işte kalıcılığı etkilemekte, hem yeni gelenin adaptasyonunu kolaylaştırırken, mevcut çalışanların da olası problemler karşısında morallerinin bozulmadan bunları çözmelerine ve bağlılıklarının korunmasına yardımcı olmaktadır. Yetersiz bir oryantasyon programının sonuçları ise tüm organizasyonu dalga dalga etkileyecek bir moral bozukluğuna yol açabilmektedir

Organizasyonel anlamda eğitim, yeni elemanın kurumda göreve başladığı ilk günden başlayarak işten ayrılmasına kadar devam eden uzun vadeli bir süreci kapsar. Oryantasyon faaliyeti de bu sürecin ilk aşamasıdır. ABD'de, Personnel Journal dergisinde yayınlanan ve 614 organizasyon arasında yapılan bir araştırmaya göre geçen yıl eğitime 5.3 milyar USD harcanmıştır. Bu miktarın yaklaşık yüzde 11'inin oryantasyon eğitimine ayrıldığı düşünülürse konunun önemi anlaşılmaktadır.

Yeni elemana verilecek eğitimin ilk basamağı ona iyi bir başlangıç yaptırarak, ilk ürkek adımdan çalışma arkadaşı olmaya giden yolda yumuşak bir geçiş sağlamaktır. Alıştırma sürecinin formal bir şekilde yürütülmesi olarak da adlandırılabilir. Mevcut ortamı en kısa sürede tanımak ve iletişimi başlatmak, yeni elemanın sosyalleşme sürecini de kolaylaştıracaktır. Sosyalleşme bir kez başarılı olursa kişinin kendi hedefleri ile kurum hedefleri arasında bir bağ kurulması ve bunların eşgüdümlü olarak gerçekleşmesi de kolaylaşacaktır. Bu da sırasıyla aidiyet hissini güçlendirecek ve verimliliği artıracaktır.

Günümüzde oryantasyon nasıl algılanıyor?

Bazı kurumlarda "oryantasyon" başlığı altında yürütülen faaliyetler sadece kişiye özlük haklarını anlatmaktan ibaret iken bazı kurumlar, yeni elemanın ilk bir iki aylık çalışma sürecini bu konuya ayırarak oldukça ciddi bir eğitim faaliyeti gibi planlamaktadırlar.

Maalesef birçok ara kademe yöneticisi, oryantasyon sürecini mümkün olan en kısa sürede tamamlamak, vakit kaybetme kaygısıyla yeni elamana bir an önce işbaşı yaptırmak eğilimine girmekte ve konuyu ertelemeyi tercih etmektedir; fakat ortam hakkında hiçbir şey bilmeyen birinin birden bire işe başlaması yöntem, ilişkiler ve kişiler konusunda daha uzun sürelerde telafi edilebilecek ciddi hatalar yapmasına sebep olabilmektedir ki burada zaman kaybını ve sorunu bir tarafa bırakırsak daha ilk günden kişiye "hata yaptı!" damgasını vurarak, onun ilk heves ve heyecanını törpülemek ve kişinin mahçup olmasına sebep vermek gibi olumsuz bir başlangıca sebep olabilecektir. Bu durum kişinin özgüvenini sarsacağı gibi çalışma arkadaşlarının ve amirlerinin gözünde kendisi hakkında olumsuz bir imaj yaratma riski de taşımaktadır.

Ne yapmalı?

Akıllı yöneticiler, oryantasyon sürecinden en efektif şekilde yaralanabilmek için fırsatları zorlamalı ve yeni geleni mevcut ortam hakkında en iyi şekilde bilgilendirebilmek için diğer departmanlarla, özellikle de İnsan Kaynakları birimi ile sıkı iletişim içerisinde olmalıdır. Yeni elemanlar bu yatırımın geri ödemesini; uyumlu ilişkiler, verimli iş sonuçları ve iç müşteri memnuniyeti şeklinde fazlasıyla amirlerine sunacaklardır. Planlı ve akılcı bir "hoş geldin" ile karşılanan yeni elemanlar, iş seçimi konusunda aldıkları olumlu kararın verdiği memnuniyetle, kendilerinden ve iş geleceklerinden emin bir şekilde, kariyerlerine başlayıp; yeni iş arkadaşlarıyla uyumlu bir çalışma içine girerek yeni fikirler üretme konusunda harekete geçeceklerdir

Oryantasyon sürecinin amaçları kısaca şu şekilde sıralanabilir:

* Henüz pek çok şeyin yeni elemana yabancı olduğu ilk günleri kolaylaştırmak.

* Yeni elemanın mümkün olan en kısa sürede verimli olabileceği zemini oluşturmak.

* Yeni elemanın zihninde en kısa sürede kuruma karşı olumlu bir tavır oluşturarak aidiyet hissinin yerleşmesi için uygun ortam hazırlamak.

* İşgücü devrini azaltmak. (Developing Effectiveness in HR; 1998)

Sürecin başında genellikle ilk olarak insan kaynakları sorumlusu kişiye organizasyon ve genel kurallar hakkında makro düzeyde bilgi verir. Bu bilgiler hem işyerini ve çalışma şartlarını açıklayacak kadar kuralcı, hem de işyerinde yemekhane ve tuvalet gibi insanların yeni ortamlarda çekinerek sorabilecekleri konuları aydınlatacak kadar insani boyutlar içermelidir.

Eğer program sadece işin laylaylom yanlarını gösterip, günlük ilişkilerin tatlı yönlerini yansıtırsa, birkaç hafta sonra yeni elemanların, İnsan kaynakları sorumlusuna şok yaşayarak dönmelerine şaşmamak gerekir. Gerçekçi ve açık bir politika izleyerek, kişilere işle ilgili yoğunlukları, baskıları, firma çalışanları, takımlar ve müşterilerle ilgili tüm gerçekler ve rekabet anlatılmalıdır. (Kaufman R., 1999)

ABD'nin tanınmış firmalarından birisi, oryantasyon programının başlangıcında yeni elemanlara dağıttığı el-kitapçığının ilk sayfasına şöyle bir not düşmüş: "Bu program sonunda sizler, tüm bu organizasyonun işleyişi ve problemleri hakkında, burada yıllardır çalışan insanlardan daha çok şey biliyor olacaksınız!" Bu küçük kehanetin yeni elemanlar üzerindeki etkisi, süreci daha da anlamlı hale getirmiştir. Sonuç : Tüm gerçekleri anlamaya çalışma ve sorunları çözmeye yönelik büyük bir istek, yarış ve hareketlilik yani; herşeye tam katılım. (Kaufman R., 1999)

Buradaki önemli bir başka nokta da yeni gelenin mevcut çalışanlar gibi "işletme körlüğü" olarak tabir edilen ve akla uygun olduğu için değil ama öyle alışıldığı için yapılan bazı işleri görüp keşfetme ve çözüm üretebilme konusundaki objektif yapısıdır. Hepimiz benzer sorunlar yaşarız, neden yapıldığı bilinmeyen fakat adı sadece "alışkanlık" olan birçok anlamsız uygulama her işyerinde vardır. Kimse bunları sorgulamaz ve değiştirmeye uğraşmaz; hatta farkında bile olmaz. İşte bu tür zaman kaybına yol açan gereksiz uygulamaları ancak işlerin içinde kaybolmamış ve dışarıdan işyerine bakabilen kişiler görebilirler ki organizasyona yeni katılan kişiler bu konuda sonsuz bir kaynaktır. Yeni çalışanlar, objektivitelerinin yanında önceki deneyimleri ve taşıdıkları diğer (eski çalıştığı) kurumların kültürleri ile karşılaştıkları bu yeni yapıyı yoğurabilir ve elde ettikleri bu sentezden önemli çözüm önerileri üretebilirler. Ürettikleri yeni bir fikir veya öneri dikkate alınırsa ve hatta bu çözüm uygulanıp da yanlışlar düzeltilir, değişiklikler yapılır ve daha ilk günlerde yeni gelenin hanesinde artı bir puan olarak kaydedilirse bu küçük başarının yeni gelende yaratacağı motivasyon ve heyecan tüm çalışma yaşantısına dalga dalga yayılacaktır. Bu sebeple yeni gelenlerle yapılan küçük sohbetler her iki taraf açısından da çok karlı sonuçlar doğurabilir.

Sürecin başında İnsan Kaynakları biriminin vereceği oryantasyon şu bilgileri içermelidir:
· Kurumun tarihçesi (kimler tarafından, nerede, ne zaman, hangi amaçla kurulduğu)
· Şirket misyonu, vizyonu, amaçları ve değerleri
· Kurumun faaliyet alanı, varsa diğer çalıştığı alanlar, konsorsiyumlar, ortaklıklar
· İşyerinin adresi, telefon ve faks numaraları, varsa genel merkez ve şubelere ilişkin bilgiler
· Çalışma saatleri, yemek molaları varsa servis hizmetleri
· Ücret ve ikramiye bilgileri ve hangi günlerde nereden temin edildiği .
· Uygulamada var ise fazla mesai şartları ve ücreti.
· Yıllık ve günlük izinler hakkında bilgi
· Sağlık hizmetleri, varsa özel sağlık sigortasına ait bilgi, anlaşmalı kurum ve hastanelerin adres ve telefonları,
· Sosyal imkanlar (spor kulübü, dinlenme tesisi, lokal, misafirhane vs.)
· İş seyahatleri ve harcırah uygulamasına ilişkin bilgiler,
· Binanın tanıtımı, birimlerin, kütüphane, arşiv, toplantı salonu, yemekhane, çay ocağı ve tuvaletlerin yerlerinin söylenmesi,
· Telefon sisteminin nasıl çalıştığının açıklanması,
· Bina içi sözlü, yazılı, bilgisayar aracılığıyla yapılan iletişim, posta ve kurye ile evrak gönderme vs.
· Organizasyona ait dosyalama sitemi; faks, fotokopi makinesi vs.nin çalışması hakkında bilgi,
· Kırtasiye ve işle ilgili alet vs. temin edilme yolları,
· Rakipler, taşeron firmalar ve tedarikçiler hakkında bilgiler.

Genel bilgilerin ardından İnsan Kaynakları Departmanı kendi faaliyetleri ve misyonu hakkında bilgi vermelidir. Bu süreç de aşağıdaki bilgileri içermelidir:

· Organizasyon şeması ve hiyerarşik yapı hakkında bilgi,
· İnsan Kaynakları bölümünün misyon, vizyon ve değerleri
· Sistemi iyileştirme ve değişen şirket içi-dışı şartlara göre organizasyon geliştirme çalışmaları,
· Performans değerlendirme sistemi,
· Terfi ve yükselmeler
· Ücret bilgileri ve hangi kriterlere göre ücretin güncelleştirildiği,
· Eğitim ve Gelişim faaliyetleri, (kişinin bir eğitim talebi veya gereksinimi olduğu zaman bunu kimlere ve nasıl iletmesi gerektiği)
· Kariyer Planlama
· Sosyal Aktiviteler (yılbaşı balosu, kuruluş yemekleri, çalışanların aileleri ile beraber düzenlenen piknik, gezi, tiyatro, sinema vs.)
· Ödül-öneri sistemleri
· Danışmanlık, mentorluk ve koçluk sistemleri

Bu genel bilgilendirmenin ardından yeni gelen, ofis içerisindeki tüm departmanları gezerek yapılan çalışmalar hakkında birebir o işi yapanlardan bilgi almalıdır. Bu ufak ziyaretler hem kişinin işin bütününü görmesinde ve organizasyonu tanımasında etkili olacak hem de yeni çalışma arkadaşları ile tanışarak sosyalleşme sürecini hızlandıracaktır. İşyerini ve uygulamaları görmek açısından bu ziyaretlerin kapsamı genişletilmeli ve farklı lokasyonlarda bulunan ofis, genel merkez, fabrika, büro, şube ve satış merkezi gibi yerlere de gidilerek içeriği mümkün olduğunca geniş tutulmalıdır.

Özlem Yurdanur Özgenç / Uzman, T.C. Ziraat Bankası A.Ş. Eğitim Daire Başkanlığı