Herkesin ofisi herkesin sekreteri

Ofis açacak sermayeniz mi yok? Ya da evden çalışıyorsunuz ama müşterilerinize ofisim yok demeye utanıyor musunuz? Yoksa iÅŸyeriniz Diyarbakır'da ama müşterileriniz Ä°stanbul'da ve onları ağırlamak için ofis kurmak pahalı mı geliyor? Bu sorulara cevabınız evetse ayda 59 milyona bir sanal bir ofis, bir telefon, bir faks numarası, bir e-mail adresi ve 500 adet kartvizit sahibi olabilirsiniz. Ve tabii ki arayanları en kibar ses tonuyla ‘‘Burası Ahmet Bey'in bürosu ben Åžengül, nasıl yardımcı olabilirim?’’ diye cevaplayan bir sekretere... Sekreteriniz haftaiçi her gün 09.00-18.30 saatleri arasında sizi arayanlara cevap verir, telefonları size yönlendirir, not alır, hatta görüşmek istemediÄŸiniz kiÅŸileri ‘‘Şimdi toplantıda efendim’’ diyerek atlatabilir. Yapmadığı tek ÅŸey ise size kahve getirmek.VipOfis, Medya-Net Ä°nternet Ä°letiÅŸim Sistemleri Åžirketi'nin bir servisi olarak üç ay önce hizmet vermeye baÅŸladı. Sanal sekreterlik ve ofis hizmeti sunan servisin ÅŸu anda 35 müşterisi var. Ofis açacak sermayesi olmayan, iÅŸini evden yürüten ama kurumsal bir kimlik de kazanmak isteyen ve özellikle de ÅŸehir dışında çalışan ama Ä°stanbul'da da iÅŸ baÄŸlantıları olan kiÅŸilere hizmet veriyor. KARTVÄ°ZÄ°T ŞİRKETTENVipOfis'e üye olmak için öncelikle VipOfis formunu doldurmanız gerekiyor. Formu doldurduktan ve aylık üyelik ücreti 59 milyonu ödedikten sonra VipOfis servisinden yararlanmaya baÅŸlıyorsunuz. ÖdediÄŸiniz ücret karşılığında bir telefon numarasına, bir faks numarasına, bir e-mail adresine ve 500 adet kartvizite sahip oluyorsunuz. Kartvizitlerinizi dağıttınız ve müşterileriniz ya da arkadaÅŸlarınız sizi aramaya baÅŸladı. Telefon çaldığında arayanların karşılarına gerçek bir sekreterin çıkacağından emin olabilirsiniz. CÃœMLELER SÄ°ZE ÖZELSekreteriniz telefonu ‘‘Buyrun Murat Bey'in ofisi, nasıl yardımcı olabilirim?’’ ya da ‘‘Burası ... ÅŸirketi, sizin için ne yapabilirim?’’ gibi cümlelerle açıyor. Sizi arayanlara sekreterin nasıl cevap vermesini istediÄŸinize ise siz karar veriyorsunuz. Bunun için doldurduÄŸunuz formun ‘‘karşılama mesajım’’ bölümüne istediÄŸiniz mesajı girmeniz yeterli.Sekreteriniz yüz yüze görüşme ÅŸansınız olmasa da, arayanların hangisini atlatması, hangisini mutlaka size baÄŸlaması gerektiÄŸi konusunda hiç zorluk çekmiyor. Çünkü bu bilgileri de siz daha önceden vermiÅŸ oluyorsunuz. ‘‘Emel Hanım ararsa hemen cep telefonuma baÄŸla’’, ‘‘Ahmet Bey ararsa toplantıda olduÄŸumu söyle’’ gibi tercihler yapma ÅŸansına sahipsiniz.TEK TUÅžLA SÄ°ZE AÄ°TSizi her arayana özel sekreteriniz gibi, üstelik tam da sizin istediÄŸiniz ÅŸekilde cevap veren sekreter VipOfis üyesi olan baÅŸkalarına da hizmet veriyor. Önündeki bilgisayar, hangi telefon numarası çalarsa o numarayı kullanan müşterinin tüm bilgilerini ekrana getiriyor. Call Center'da çalışan Songül Erdinç, Gaye Akgül ve Eda CoÅŸar, bu bilgilere bakarak arayan kiÅŸinin Ahmet Bey'i mi yoksa Leyla Hanım'ı mı ya da x ÅŸirketini mi aradığını görebiliyor. Ve böylece telefona, aranan kiÅŸinin sekreteri olarak cevap verebiliyor. Her biri 5-6 patronun sekreterliÄŸini yapıyor.UZMANLIK DATALARISekreterlerin sizin adınıza yaptıkları sadece bunlar deÄŸil. Mesela siz bir sigortacı iseniz ve arayan kiÅŸi sigorta konusunda bazı bilgiler istiyorsa sekreteriniz bu soruları da yanıtlıyor. Hem de hiç karıştırmadan. Çünkü bilgisayarda arayanların sorabileceÄŸi belirli sorulara nasıl cevap vermek istediÄŸiniz yüklenmiÅŸ durumda. Sekreter oraya bakarak cevapları verebiliyor.Sistemin saÄŸladığı baÅŸka kolaylıklar da var. Online ajanda sayesinde sistem sizi arayarak ya da sms yollayarak randevularınızı, aramak zorunda olduÄŸunuz kiÅŸileri ya da toplantılarınızı hatırlatıyor. Müşterilerinizin size bıraktığı sesli mesajlara, fakslara, sekreterinizin sizin için aldığı notlara www.vipofis.com'dan da ulaÅŸabiliyorsunuz.TAM MESAÄ°VipOfis servisi haftaiçi her gün 09.00-18.30 saatleri arasında hizmet veriyor. Haftasonları, bayram ve özel günlerde ise tıpkı diÄŸer ÅŸirketlerde olduÄŸu gibi sesli posta servisi devreye giriyor. ‘‘Bayram nedeniyle salı gününe kadar kapalıyız. Lüfen sinyal sesinden sonra mesaj bırakın. Ä°yi günler dileriz.’’ Bu günlerde sizi arayanların bıraktığı sesli mesajlar sistem tarafından otomatik olarak MP3 formatına çevrilip, e-mail adresinize yollanıyor.TOPLANTI ÃœCRETÄ°NE ÇAY KAHVE DAHÄ°LMüşterilerinizle toplantı yapmak zorundasınız. Bu koÅŸullarda 50 milyon lira ödeyerek 2 saatliÄŸine VipOfis'in Maslak'taki ofisindeki toplantı odasından yararlanabiliyorsunuz. Çay ve kahve servisi fiyata dahil.Â