Herkesin ofisi herkesin sekreteri
Güncelleme Tarihi:
Ayça BARUT
Oluşturulma Tarihi: Haziran 14, 2003 01:54
Ofis açacak sermayeniz mi yok? Ya da evden çalışıyorsunuz ama müşterilerinize ofisim yok demeye utanıyor musunuz? Yoksa işyeriniz Diyarbakır'da ama müşterileriniz İstanbul'da ve onları ağırlamak için ofis kurmak pahalı mı geliyor?
Bu sorulara cevabınız evetse ayda 59 milyona bir sanal bir ofis, bir telefon, bir faks numarası, bir e-mail adresi ve 500 adet kartvizit sahibi olabilirsiniz. Ve tabii ki arayanları en kibar ses tonuyla ‘‘Burası Ahmet Bey'in bürosu ben Şengül, nasıl yardımcı olabilirim?’’ diye cevaplayan bir sekretere... Sekreteriniz haftaiçi her gün 09.00-18.30 saatleri arasında sizi arayanlara cevap verir, telefonları size yönlendirir, not alır, hatta görüşmek istemediğiniz kişileri ‘‘Şimdi toplantıda efendim’’ diyerek atlatabilir. Yapmadığı tek şey ise size kahve getirmek.
VipOfis, Medya-Net İnternet İletişim Sistemleri Şirketi'nin bir servisi olarak üç ay önce hizmet vermeye başladı. Sanal sekreterlik ve ofis hizmeti sunan servisin şu anda 35 müşterisi var. Ofis açacak sermayesi olmayan, işini evden yürüten ama kurumsal bir kimlik de kazanmak isteyen ve özellikle de şehir dışında çalışan ama İstanbul'da da iş bağlantıları olan kişilere hizmet veriyor.
KARTVİZİT ŞİRKETTEN
VipOfis'e üye olmak için öncelikle VipOfis formunu doldurmanız gerekiyor. Formu doldurduktan ve aylık üyelik ücreti 59 milyonu ödedikten sonra VipOfis servisinden yararlanmaya başlıyorsunuz. Ödediğiniz ücret karşılığında bir telefon numarasına, bir faks numarasına, bir e-mail adresine ve 500 adet kartvizite sahip oluyorsunuz. Kartvizitlerinizi dağıttınız ve müşterileriniz ya da arkadaşlarınız sizi aramaya başladı. Telefon çaldığında arayanların karşılarına gerçek bir sekreterin çıkacağından emin olabilirsiniz.
CÜMLELER SİZE ÖZEL
Sekreteriniz telefonu ‘‘Buyrun Murat Bey'in ofisi, nasıl yardımcı olabilirim?’’ ya da ‘‘Burası ... şirketi, sizin için ne yapabilirim?’’ gibi cümlelerle açıyor. Sizi arayanlara sekreterin nasıl cevap vermesini istediğinize ise siz karar veriyorsunuz. Bunun için doldurduğunuz formun ‘‘karşılama mesajım’’ bölümüne istediğiniz mesajı girmeniz yeterli.
Sekreteriniz yüz yüze görüşme şansınız olmasa da, arayanların hangisini atlatması, hangisini mutlaka size bağlaması gerektiği konusunda hiç zorluk çekmiyor. Çünkü bu bilgileri de siz daha önceden vermiş oluyorsunuz.
‘‘Emel Hanım ararsa hemen cep telefonuma bağla’’, ‘‘Ahmet Bey ararsa toplantıda olduğumu söyle’’ gibi tercihler yapma şansına sahipsiniz.
TEK TUŞLA SİZE AİT
Sizi her arayana özel sekreteriniz gibi, üstelik tam da sizin istediğiniz şekilde cevap veren sekreter VipOfis üyesi olan başkalarına da hizmet veriyor. Önündeki bilgisayar, hangi telefon numarası çalarsa o numarayı kullanan müşterinin tüm bilgilerini ekrana getiriyor.
Call Center'da çalışan Songül Erdinç, Gaye Akgül ve Eda Coşar, bu bilgilere bakarak arayan kişinin Ahmet Bey'i mi yoksa Leyla Hanım'ı mı ya da x şirketini mi aradığını görebiliyor.
Ve böylece telefona, aranan kişinin sekreteri olarak cevap verebiliyor. Her biri 5-6 patronun sekreterliğini yapıyor.
UZMANLIK DATALARI
Sekreterlerin sizin adınıza yaptıkları sadece bunlar değil. Mesela siz bir sigortacı iseniz ve arayan kişi sigorta konusunda bazı bilgiler istiyorsa sekreteriniz bu soruları da yanıtlıyor. Hem de hiç karıştırmadan. Çünkü bilgisayarda arayanların sorabileceği belirli sorulara nasıl cevap vermek istediğiniz yüklenmiş durumda. Sekreter oraya bakarak cevapları verebiliyor.
Sistemin sağladığı başka kolaylıklar da var. Online ajanda sayesinde sistem sizi arayarak ya da sms yollayarak randevularınızı, aramak zorunda olduğunuz kişileri ya da toplantılarınızı hatırlatıyor.
Müşterilerinizin size bıraktığı sesli mesajlara, fakslara, sekreterinizin sizin için aldığı notlara www.vipofis.com'dan da ulaşabiliyorsunuz.
TAM MESAİ
VipOfis servisi haftaiçi her gün 09.00-18.30 saatleri arasında hizmet veriyor. Haftasonları, bayram ve özel günlerde ise tıpkı diğer şirketlerde olduğu gibi sesli posta servisi devreye giriyor. ‘‘Bayram nedeniyle salı gününe kadar kapalıyız. Lüfen sinyal sesinden sonra mesaj bırakın. İyi günler dileriz.’’ Bu günlerde sizi arayanların bıraktığı sesli mesajlar sistem tarafından otomatik olarak MP3 formatına çevrilip, e-mail adresinize yollanıyor.
TOPLANTI ÜCRETİNE ÇAY KAHVE DAHİL
Müşterilerinizle toplantı yapmak zorundasınız. Bu koşullarda 50 milyon lira ödeyerek 2 saatliğine VipOfis'in Maslak'taki ofisindeki toplantı odasından yararlanabiliyorsunuz. Çay ve kahve servisi fiyata dahil.
VipOfis, Medya-Net İnternet İletişim Sistemleri Şirketi'nin bir servisi olarak üç ay önce hizmet vermeye başladı. Sanal sekreterlik ve ofis hizmeti sunan servisin şu anda 35 müşterisi var. Ofis açacak sermayesi olmayan, işini evden yürüten ama kurumsal bir kimlik de kazanmak isteyen ve özellikle de şehir dışında çalışan ama İstanbul'da da iş bağlantıları olan kişilere hizmet veriyor.
KARTVİZİT ŞİRKETTEN
VipOfis'e üye olmak için öncelikle VipOfis formunu doldurmanız gerekiyor. Formu doldurduktan ve aylık üyelik ücreti 59 milyonu ödedikten sonra VipOfis servisinden yararlanmaya başlıyorsunuz. Ödediğiniz ücret karşılığında bir telefon numarasına, bir faks numarasına, bir e-mail adresine ve 500 adet kartvizite sahip oluyorsunuz. Kartvizitlerinizi dağıttınız ve müşterileriniz ya da arkadaşlarınız sizi aramaya başladı. Telefon çaldığında arayanların karşılarına gerçek bir sekreterin çıkacağından emin olabilirsiniz.
CÜMLELER SİZE ÖZEL
Sekreteriniz telefonu ‘‘Buyrun Murat Bey'in ofisi, nasıl yardımcı olabilirim?’’ ya da ‘‘Burası ... şirketi, sizin için ne yapabilirim?’’ gibi cümlelerle açıyor. Sizi arayanlara sekreterin nasıl cevap vermesini istediğinize ise siz karar veriyorsunuz. Bunun için doldurduğunuz formun ‘‘karşılama mesajım’’ bölümüne istediğiniz mesajı girmeniz yeterli.
Sekreteriniz yüz yüze görüşme şansınız olmasa da, arayanların hangisini atlatması, hangisini mutlaka size bağlaması gerektiği konusunda hiç zorluk çekmiyor. Çünkü bu bilgileri de siz daha önceden vermiş oluyorsunuz.
‘‘Emel Hanım ararsa hemen cep telefonuma bağla’’, ‘‘Ahmet Bey ararsa toplantıda olduğumu söyle’’ gibi tercihler yapma şansına sahipsiniz.
TEK TUŞLA SİZE AİT
Sizi her arayana özel sekreteriniz gibi, üstelik tam da sizin istediğiniz şekilde cevap veren sekreter VipOfis üyesi olan başkalarına da hizmet veriyor. Önündeki bilgisayar, hangi telefon numarası çalarsa o numarayı kullanan müşterinin tüm bilgilerini ekrana getiriyor.
Call Center'da çalışan Songül Erdinç, Gaye Akgül ve Eda Coşar, bu bilgilere bakarak arayan kişinin Ahmet Bey'i mi yoksa Leyla Hanım'ı mı ya da x şirketini mi aradığını görebiliyor.
Ve böylece telefona, aranan kişinin sekreteri olarak cevap verebiliyor. Her biri 5-6 patronun sekreterliğini yapıyor.
UZMANLIK DATALARI
Sekreterlerin sizin adınıza yaptıkları sadece bunlar değil. Mesela siz bir sigortacı iseniz ve arayan kişi sigorta konusunda bazı bilgiler istiyorsa sekreteriniz bu soruları da yanıtlıyor. Hem de hiç karıştırmadan. Çünkü bilgisayarda arayanların sorabileceği belirli sorulara nasıl cevap vermek istediğiniz yüklenmiş durumda. Sekreter oraya bakarak cevapları verebiliyor.
Sistemin sağladığı başka kolaylıklar da var. Online ajanda sayesinde sistem sizi arayarak ya da sms yollayarak randevularınızı, aramak zorunda olduğunuz kişileri ya da toplantılarınızı hatırlatıyor.
Müşterilerinizin size bıraktığı sesli mesajlara, fakslara, sekreterinizin sizin için aldığı notlara www.vipofis.com'dan da ulaşabiliyorsunuz.
TAM MESAİ
VipOfis servisi haftaiçi her gün 09.00-18.30 saatleri arasında hizmet veriyor. Haftasonları, bayram ve özel günlerde ise tıpkı diğer şirketlerde olduğu gibi sesli posta servisi devreye giriyor. ‘‘Bayram nedeniyle salı gününe kadar kapalıyız. Lüfen sinyal sesinden sonra mesaj bırakın. İyi günler dileriz.’’ Bu günlerde sizi arayanların bıraktığı sesli mesajlar sistem tarafından otomatik olarak MP3 formatına çevrilip, e-mail adresinize yollanıyor.
TOPLANTI ÜCRETİNE ÇAY KAHVE DAHİL
Müşterilerinizle toplantı yapmak zorundasınız. Bu koşullarda 50 milyon lira ödeyerek 2 saatliğine VipOfis'in Maslak'taki ofisindeki toplantı odasından yararlanabiliyorsunuz. Çay ve kahve servisi fiyata dahil.