Dışişleri'nde e-nota dönemi

Diplomasinin en önemli unsurudur “nota”lar…
Nota, diplomatik yazışma anlamına gelir.
Ülkeler birbirleriyle, yazım şekli hemen hemen tüm dünya tarafından benimsenmiş, aynı şablonda yazılan resmi yazışmalar aracılığıyla haberleşirler.
Notalar, kimi zaman teknik, kimi zaman siyasi içerikli olur.
Yani, bir ülkeyi ziyaret edecek “ulaştırma bakanlığı heyet listesi” de, en sert kınama ya da protesto da, notalar aracılığıyla iletilir devletler arasında.
Dışişleri Bakanlığı, şimdi bu “nota” sistemini bir başka boyuta taşıyor;
E-nota devrini başlatıyor.
Bundan böyle, en azından siyasi içerik taşımayan, teknik nitelikli notalar, elektronik ortam üzerinden ulaştırılacak.
E-nota sistemi, aslında Dışişleri Bakanlığı’nın son dönemde yaptığı büyük teknolojik atılımın sadece bir parçası.
Dışişleri Bakanlığı, bir yandan teşkilat yapısını değiştirip, personel sistemini günün gereklerine uyarlarken, diğer yandan da teknoloji altyapısı konusunda “devrim” niteliğinde adımlar atıyor.
Kendi iç yazışmalarında “ıslak imza” sistemini tamamen kaldıran, her türlü yazışmayı “elektronik imza” aracılığıyla yapar hale gelen Dışişleri, sistemini o kadar geliştirmiş durumda ki, bazı diğer bakanlıklar bile, bunun bir benzerini kurmak istiyorlar.
İşte Dışişleri Bakanlığı’nın teknolojik atılımının satır başları;

KRİPTİK VİDEO KONFERANS SİSTEMİ

Dışişleri Bakanlığı bünyesinde kurulan video konferans sistemi ile artık Bakan Ahmet Davutoğlu ve diplomatlar, birbirleriyle görüntülü olarak görüşüyorlar.
Sistem, Türkiye’nin tüm yurtdışı temsilciliklerini kapsayacak şekilde geliştirildi.
yani Bakan Davutoğlu, herhangi bir bilgi almak, durum değerlendirmesi yapmak istediği takdirde, örneğin Washington’daki Türk Büyükelçisi ile, Büyükelçi Ankara’ya gelmeden, görüntülü şekilde toplantı yapabilecek.
Tabii, bu işin bir de güvenlik boyutu var; Bu tip değerlendirme toplantılarında her konu, bütün açıklığıyla konuşuluyor.
Bu konuşmaların güvenliğinin sağlanması için de, her türlü önlem alınmış durumda. Yani video konferanslar, denizaşırı olarak bile yapılsa, şifreli olarak gerçekleştiriliyor.

YAZIŞMA OTOMASYONU VE ELEKTRONİK ARŞİV KURULDU

Dışişleri’ndeki en büyük teknolojik adımlardan biri ise, bakanlığın geliştirdiği yazışma otomasyonu BelgeArşiv’in devreye girmesi.
Yaklaşık 9 yıldır tüm yazışmalarını elektronik ortamda yapan ve milyonlarca belgeyi elektronik ortamda arşivleyen yazılım BelgeArşiv şimdi daha güçlü bir teknik platforma taşınmış. Dışişleri’nin her türlü iç yazışması, diğer ülkelere verilen notalar, diğer bakanlıklarla yapılan tüm yazışmalar, alınan yanıtlar, kısacası tüm yazılı belgeler, kağıtsız ofis ortamında gerçekleştiriliyor.
Böylece, BelgeArşiv ile çok kapsamlı bir elektronik arşiv de diplomatların kullanımına sunulmuş durumda.
Bunun anlamı şu;
Bir diplomat, herhangi bir konuda, daha önce neler yapıldığını görmek istediğinde, sadece anahtar kelimeyi girmesi yeterli. Sistem, bu anahtar kelimeyi içeren binlerce belgeyi bulup, ekrana taşıyabiliyor.
Ancak bu yazışmaların tümü sistemde bulunmasına rağmen, diplomatlar yetki derecelerine göre yalnız kendi görev alanlarındaki konularla ilgili belgelere ulaşabiliyorlar.
Yani, “açık” belgelere tüm diplomatlar ulaşabilirken, “kapalı” yani “gizli” belgelere sadece, yetki verilenler ulaşıyor. Sisteme, kimin neyi görmeye yetkili olduğu da yüklenmiş durumda.
Kısacası, Dışişleri Bakanlığı Müsteşarı her türlü açık ya da kapalı belgeyi görme yetkisine sahipken, mesela bir daire başkanı, sadece kendisini ilgilendiren yazışmaları görebiliyor.
Dışişleri’nin kurduğu bu yeni sistemin üç önemli özelliği var;
• Merkezi bir yapıya sahip. Yani; mesela Meksika’daki Büyükelçilik ile Kanada’daki Büyükelçilik arasındaki yazışmalar bile merkezi sistemde kaydediliyor ve arşivleniyor. Merkezde bu yazışmayı görme yetkisi olan diplomatlar, anında yazışmayı izleyip, bilgi sahibi olabiliyor.
• Sistem, dünyada en yaygın kullanılan kelime işlem yazılımı Microsoft Word ile entegre çalışıyor. Diğer bir anlatımla, hemen hemen tüm bilgisayar kullanıcılarının aşina olduğu yazım sistemi, Dışişleri’nin haberleşme sistemine de hakim. Dolayısıyla, yazışmalar son derece kolay yapılabiliyor.
• Dışişleri yazışma otomasyonu BelgeArşiv’in son derece güçlü bir arama motoru var. Diplomatlar, milyonlarca belge arasından diledikleri metinlere sadece saniyeler içinde ulaşabiliyor, ayrıca arşivdeki belgeler üzerine sanal ortamda notlar yazıp bunları bakanlık içinde diğer kullanıcılara yine elektronik ortamda gönderebiliyorlar.

 “YERİMDE DEĞİLİM, BELGEYİ CEP TELEFONUMA GÖNDER”

Yeni sistemin getirdiği bir başka yenilik ise, gizlilik derecesi olmayan belgelerin örneklerinin, ilgili diplomatların cep telefonlarına da iletilebilmesi.
Sistemin işleyişi şöyle;
Bir diplomat, görev gereği yurtdışına gittiğinde, ya da tatile çıkıp, bürosundan uzak olduğunda, sisteme “ivedi” ya da “çok ivedi” kodlu belgeleri cep telefonuna yönlendirmesi talimatını verebilecek. Yani masa başında değilken bile, doğrudan müdahale etmesi, işlem yapması gereken acil belgeler kendisine sistem tarafından ulaştırılacak. Böylece, acil konularda aksaklık yaşanmasının önüne geçilecek.

KAMUYA TANITILACAK

Dışişleri Bakanlığı bu sistemi, sadece kendisi kullanmayacak. Bazı bakanlıklara da “ihraç” edecek. Bakanlık, sistem konusunda tüm bakanlıklara ve kamu kuruluşları temsilciliklerine bir tanıtım yapacak. Ama daha şimdiden, sistem hakkında ilk bilgileri alan bazı bakanlıklar, benzerinin kendilerinde de kurulması için başvuruda bulunmuş durumdalar. Eğer sistem tüm kamu kurumlarına yayılabilirse, Türkiye tam anlamıyla “e-devlete” geçmiş olacak.

YURTDIŞINDAKİ TEMSİLCİKLERE “BİR ÖRNEK” WEB SAYFASI

Dışişleri’nin teknoloji alanında attığı bir diğer adım ise, Türkiye’nin yurtdışındaki tüm temsilciliklerinin web sayfalarını “birörnek” hale getirmek oldu.
Daha önce, her temsilcilik kendi web sayfasını kuruyor, yurtdışındaki Büyükelçiliklerin internet sayfalarında birbirleriyle ilgisiz, hatta bazen çelişen bilgiler yer alıyordu.
Oysa yeni sistemde, Türkiye ile ilgili genel bilgiler, Türk dış politika konularındaki notlar, sadece merkezden yüklenebiliyor. Böylece, özellikle dış politika dosyalarında web ortamında “çelişen” bilgilerin yer almaması sağlanıyor. Büyükelçilikler, kendi duyurularını, kendi bölgelerine ilişkin tanıtım ve etkinlik fotoğraflarını kolaylıkla kendileri web sayfalarına yükleyebiliyorlar. Geri kalan her türlü belge, fotoğraf ve bilgiler ise merkezden yükleniyor
Dış temsilciliklerin web adresleri de artık standart.
Örneğin www.berlin.be.mfa.gov.tr adresi tıklandığında Berlin Büyükelçiliğinin, www.tokyo.be.mfa.gov.tr adresi tıklandığında Tokyo Büyükelçiliğinin, www.houston.bk.mfa.gov.tr adresi tıklandığında ise Houston başkonsolosluğunun web sayfasına erişilebiliyor.

BİLGİ BANKASI “DIŞİŞLERİ.NET” KURULDU

Dışişleri Bakanlığı’nın en büyük teknoloji adımlarından birisi ise “bilgi bankası”. Daha önceleri belirli konularda hizmet sunan bilgi bankası şimdi Dışişleri.net adıyla yeniden geliştiriliyor. Dışşleri.Net, tüm diplomatlara açık olacak.
Dışişleri mensupları bu sayfaya kendilerine özel olarak verilmiş bir şifre ile ulaşabilecekler.
Sayfanın özelliği, diplomatların tüm dünya hakkında güncel gelişmelere, gerekli bilgilere anında ulaşmalarına imkan sağlaması.
Dışişleri.net’te Anadolu Ajansı’nın ve diğer önemli haber ajanslarının izlenmesi mümkün. Ayrıca, dış temsilciliklerin gönderdikleri, kendi görev bölgelerinde yayınlanan Türkiye ile ilgili haberlerin tümü de bu sistemde, üstelik diplomatların “olumlu-olumsuz, taraflı-tarafsız” gibi yorumlarını da içerecek şekilde yer alacak. Yani bir diplomat, dışişleri.net’e girdiğinde, Türkiye hakkında tüm dünyada ne haber çıkmışsa, bunun orijinalini, çevirisini, bazı durumlarda kupür halini görebilecek.
Sadece bu kadar da değil;

“YEMEĞE/KONFERANSA KİMİ DAVET ETSEM?” SORUSUNA ANINDA YANIT

Dışişleri.net’te ayrıca tüm dünya ülkelerindeki etkin kişilere ilişkin de bir bilgi bankası yer alıyor.
Herhangi bir ülkede, Türkiye’yle ilgilenen akademisyen, gazeteci, hatta bu ülkede görev yapan yabancı diplomatların tümünün listesi sistemde, e-mailleri, telefon numaraları ile birlikte, yer alıyor.

Yani, mesela Ürdün’deki Türk Büyükelçisi bir davet vermek istediğinde, sisteme girip davetiyeyi yüklüyor. Ardından da bu davetiyeyi göndermek istediği ilgili kişileri, Ürdün üniversitelerindeki akademisyenleri, Ürdün Dışişleri ya da diğer bakanlıklarındaki yetkilileri, ya da diğer ülke Büyükelçiliklerindeki diplomatları sistemden işaretliyor.  Davetiye, elektronik posta yoluyla, davetlilerin tümüne anında iletiliyor.
Bu listeler, ilgili büyükelçilikler tarafından sürekli güncelleniyor.

SINAV BAŞVURULARI BİLE ELEKTRONİK ORTAMDA

Dışişleri’nin yeni sistemi, 2010 yılı sonu itibariyle, tüm yazışmaların, hatta bakanlığın açtığı sınavlara başvuruların bile elektronik ortamda yapılmasını sağlayacak.
Bunun ilk örneği, bakanlığın geçen yıl açtığı haberleşme teknisyeni sınavında yaşandı.
Bakanlık, sınav için başvuruları, elektronik ortamda da alabileceğini açıkladı. Ve başvuruların yaklaşık yüzde 70’i elektronik ortamda yapıldı.
Dışişleri sınavına girmek isteyenler, istenen belgeleri bilgisayara yükleyerek, internet ortamında Dışişleri Bakanlığı’na ulaştırdılar. Böylece, mesela Çorum’dan sınava girmek isteyen bir kişinin, Ankara’ya önce belgelerini vermek, ardından da sınava girmek için iki kez gelmesine gerek kalmadı. Sınava girecekler, belgelerini önce internet ortamında bakanlığa ilettiler, ardından da belgelerin orijinallerini sınav günü getirip, teslim ettiler.
Dışişleri, bundan sonra tüm sınavlarda başvuruları internet ortamında almayı planlıyor.

SİCİLLER DE ELEKTRONİK ORTAMDA

Yeni sistem çerçevesinde Bakanlık memurlarının sicilleri de elektronik ortamda tutulacak.
Bu çerçevede, elektronik ortamda belge örnekleri oluşturuldu.
Mesela, çocuğu olan bir memur, Bakanlığa bu konudaki bildirimi elektronik ortamda, bu hazır belgeleri kullanarak yapabilecek. Böylece devletin sağladığı çocuk yardımından yararlanmayı isteyebilecek.

TÜRKİYE’DEKİ YABANCI TEMSİLCİLİKLER DE ENTEGRE EDİLDİ

Sistemin bu bölümüne, Türkiye’deki yabancı ülke temsilcilikleri de entegre edildi.
Daha önce, mesela Fransa Büyükelçiliği’nde görev yapan bir Fransız diplomat, adres bilgilerini, vergi iadesi belgelerini, trafik cezası ödemeleri gibi teknik belgeleri, ıslak imzalı belgeler aracılığıyla bildiriyordu.
Şimdi bu tip bildirimleri, yine önceden hazırlanmış elektronik belgeler aracılığıyla, internet ortamında Dışişleri’ne yapabilecek.
Böylece hem işler çok hızlanacak, hem de çok büyük bir kağıt israfından önlenecek.

İŞADAMLARINA E-VİZE�

Dışişleri bakanlığının üzerinde çalıştığı bir diğer proje de "elektronik vize" uygulamasının hayata geçirilmesi.

Henüz dünyada yalnız Dubai'de uygulanan elektronik vize ile yabancıların Türk büyükelçiliklerine veya konsolosluklarına gitmelerine gerek kalmaksızın evlerindeki veya ofislerindeki bilgisayarlardan vize almaları mümkün olacak.
 
Türkiye, şu anda yabancıların vize başvurularını e-konsolosluk üzerinden kabul ediyor. Bu çerçevede, Türkiye’ye gelmek isteyenler, vize harçlarını kredi kartları ile internet üzerinden ödeyebiliyorlar. Ancak e-konsolosluk üzerinden başvuru tamamlandıktan sonra pasaportlarını posta ile en yakın Türk konsolosluğuna gönderip vizelerini işletmeleri gerekiyor.

Oysa başta Afrika ülkeleri olmak üzere, bazı ülkelerde posta servisi iyi çalışmadığı için bu uygulamadan etkin sonuç alınamıyor.
Özellikle "Afrika açılımı"ndan sonra bu ülkelerden gelen iş adamlarının sayısında önemli artışlar yaşandığı için Dışişleri bu soruna çözüm arayışına girdi ve Dubai modeline benzer yeni bir model geliştirdi.

Teknik alt yapısı tamamlanan yeni sistem uyarınca, Türkiye temsilciliğinin bulunmadığı ülkelerdeki yabancılar internet üzerinden vize taleplerini yapabilecekler. Kimlik ve pasaport bilgileri sisteme girildikten sonra merkezi veritabanında bu kişilerle ilgili genel kontroller gerçekleştirilecek, ayrıca vize harcı ödemesinin de "online" olarak yapılması istenecek. İşlemler tamamlandıktan sonra da, yabancının ad, soyad, uyruk ve pasaportuna ilişkin bilgileri de içeren elektronik vizesi, barkodlu olarak yazıcıdan alınacak. Bu işlemi yapan yabancılar, elektronik vize ve pasaportları ile birlikte, başka hiç bir işlem yapmaksızın Türkiye'ye seyahat edebilecekler.
Elektronik vizeler merkezi bir veritabanında saklandığından sınır kapılarındaki memurlar da bu vizelerin doğruluğunu kontrol edebilecekler.
"Elektronik vize" uygulaması için teknik alt yapıyı geliştiren dışişleri bakanlığı şimdi konuyu, başta içişleri bakanlığı olmak üzere ilgili diğer kurumlarla görüşüyor. Kurumlar arasında görüş birliği sağlandıktan sonra uygulamaya yıl içerisinde geçilmesi öngörülüyor.