Belgeler Afrika'ya iki saniyede, karşı binaya iki haftada gidiyor

Fehmi Koru’da olduğundan emin olabilirsiniz.
Bu teknoloji merakı ailesine de o kadar yansımış ki, beş çocuğundan üçü bilgisayar mühendisi.
Peki, bu tutku nasıl ortaya çıktı;
İşin sırrı, Gazeteci Fehmi Koru’nun kardeşinde;
Tam bir teknoloji tutkunu olan Büyükelçi Naci Koru’da...
Naci Koru, halen Dışişleri Bakanlığı Müsteşar Yardımcılığını yürütüyor.
Dışişleri Bakanlığı, Türkiye’de iletişimin en kilit olduğu kamu kurumlarının arasında yer alıyor.
Kriptolar, gizli yazışmalar, uluslararası antlaşmalar, belgeler...
Hepsi Dışişleri Bakanlığı’na emanet.
Koru, halen işte bu, 114 ülkeye uzanan devasa iletişim sisteminin başındaki kişi.
Siyasal mezunu ama, kendi bilgisayar programlarını kendi yazıyor. E-pasaport, e-konsolosluk, Dışişleri’nin belge yönetim programları...
Hiç bilgisayar eğitimi almamış olmasına rağmen, kendi kendisini yetiştirerek yazmış tüm bu programları.
Tutku o kadar büyük ki, eşi Canan Hanım’ı bile etkilemiş.

“Öylesine düşkündür ki teknolojiye… Bilgisayarlar benim kumam gibidir” diyor Canan Koru.
Ve devam ediyor:
“Gecenin bir yarısı hop fırlar yataktan; ne oldu demeye fırsat bırakmadan, ‘buldum bunu yazmam lazım’ diyerek koşar bilgisayarın başına. Üzerinde çalıştığı yazılım programıyla ilgilidir buldum, dediği…”
Kurduğu sistemle, Dışişleri merkez teşkilatı ile yurtdışındaki 215 temsilcilik arasındaki iletişim hızı saniyelerle.
Ama, Ankara’daki Dışişleri Bakanlığı’ndan, yine Ankara’daki bir başka devlet kurumuna belge göndermeye gelince iş değişiyor. İki devlet kurumu arasındaki belge iletişimi, bazen haftalar sürüyor.
Naci Koru’nun şimdiki amacı da bunu değiştirmek;
Hayalinde, Türkiye’de tüm bakanlıkların, tüm devlet kurumlarının aynı iletişim ağından yararlanmaları, işlerin saniyeler içinde sonuçlandırılması var.
İşte “el konulan hediye bir bilgisayar” ile başlayıp, devletin en kilit iletişim sistemlerinin mimarlığına kadar giden o tutkunun öyküsü:

“HEDİYENİZE DEVLET EL KOYMUŞTUR…”
 
Siyasal Bilgiler mezunu olmanıza karşın teknolojiye ilginiz nasıl başladı…
 
KORU: 1984’te Suudi Arabistan Cidde’deydim. PC’ler yeni çıkıyordu. Cidde belediye başkanı bizim İstanbul belediye başkanına bir hediye göndermek istemiş. Bilgisayar almış, yolluyor. Galiba Dalan’ın çocuğuna gönderiyordu. Büyükelçi Umut Arık’a durumu anlattım; ‘efendim biz buna el koyalım, kendimiz kullanalım’ dedim. Büyükelçi, Belediye Başkanına telefon açtı; ‘çok teşekkür ederiz, biz kullanmaya başladık’, dedi. O da, ‘güle güle kullanın, ben İstanbul için yenisini gönderiyorum’ dedi. İkincisini de böylece Dalan’a gönderdik. ENKA İnşaat da bize öğretmesi için bir mühendisini gönderdi. Onunla oturduk, programlar yapmaya başladık.
 
“FEHMİ AĞABEYİM İLK BİLGİSAYARI BENDE GÖRDÜ..”
 
Ağabeyiniz Fehmi Koru’nun bilgisayar tutkusunu bilmeyen yoktur. Bu tutku sizden ona mı geçti; ondan size mi?
 
KORU: Başlangıcı ben yaptım. Cidde’den sonra Avusturya Bregenz’e gittim. 3 sene kaldım. O sıralar da PC’ler iyice gelişiyor. Bir Comodor aldım. Ama Comodor 64 gibi değil. Normal PC. Hard diski yoktu. İki tane disket  driverı vardı. O zaman ağabeyimle telefonla görüşüyoruz, tabii postaneden… Evlerde bile yoktu telefon. “Ağabey bu bilgisayarlar muazzam bir şey. Sende olsa yazılarını yazarsın, şöyle yaparsın böyle yaparsın” dedim. Getirebilir misin, diye sordu. Ben de bilgisayarı arabanın arkasına koydum. Türkiye’ye getirdim. Kocaman bir bilgisayar. İlk olarak wordstar, diye bir program vardı. Onu da öğrettim.
 
Şimdi durum nasıl, siz mi daha iyisiniz Fehmi Bey mi?
 
KORU: İtiraf etmeliyim ki o benden daha iyi. İlk başlarda sadece günlük yazılarını yazmak için kullanmaya başladı ama teknolojinin gelişmesiyle birlikte bilgisayar kullanımını çok ilerletti. Öyle ki beni solladı. Her yeni çıkan cihazı alıyor, telefon, bilgisayar, tablet PC aklınıza gelebilecek her şeyi alıyor. Bir gün geldi; elinde bir tablet PC; keyboard’ı renklerden, ışık huzmesinden oluşuyor. İlk defa görüyorum… Ağırlığı hiç olmayan sadece ışık huzmelerinden oluşan bir keyboard ve onu kullanıyor. Çok şaşırdım.
 
Biz her bir araya gelişimizde, Ipadlerimizi bilgisayarlarımızı koyuyoruz ortaya. Sende ne var,  bende ne var, değiş tokuşunu yapıyoruz.
 
Çocuklarının ilgisi nasıl bilgisayara?
 
KORU: 5 çocuğu var, hepsi çok iyi. Üç tanesi zaten bilgisayar mühendisi. Bilgisayarla ilgili bir sorun yaşadığında beni arıyor; şöyle bir sıkıntı var, sen çözdün mü, diye soruyor. Ben de çözemediysem birilerini arıyorum. Birbirimizi besliyoruz sürekli.
 
Canan Hanım’ın bilgisayar performansı nasıl?
 
KORU: Kullanıcı olarak gayet iyi. Ama küçük bir sorunla karşılaşsa ‘Naciii’ diye sesleniyor. Kendi başına sorun çözmek istemiyor, bir kolaycılık var. O bende de var aslında. Bilgisayarcılar ile çalıştığım için ufacık bir sıkıntı olsa kendim ilgilenmiyorum ben de hemen çağırıyorum.
 
Canan Hanım, Naci Bey öğretme konusunda nasıl?
 
CANAN KORU: Öğretmekte sabırsız. Az bilene öğretemiyor. Şuna basacaksın, buna basacaksın, diyor. İkinci kez sorduğunuzda kendinizi kötü hissediyorsunuz. Ben de çareyi söylediklerini yazmakta buldum. Ya da çocuklara soruyorum.
 
Bilgisayarı mesleğinizle ilgili işlerde kullanmaya ne zaman başladınız?
 
KORU: Bregenz’de muavin konsolosken, konsolosluk işlemlerinde bilgisayarı nasıl kullanabilirizle ilgili bir çalışma yaptım. Bir programlama dili vardı, onu öğrendim. Kendim bazı programlar yazdım. Türkiye’de D-Base Tree Programme Language adıyla, tercüme olmayan ilk kitabı ben yazdım.
 
Aylık hasılat cetvellerini otomotize edip, bilgisayar çıktısı olarak Türkiye’ye göndermeye başladık. Raporlamasını bilgisayarda yaptık. Aylarca bu şekilde gönderdik. Sonra bir yazı geldi; ‘siz neye dayanarak böyle yapıyorsunuz’ diyen bir yazı. Yıllar sonra benzer bir olayı Chicago’da yaşadım. 2002’de e-konsolosluk işlemi başlattım. Önce sade Chicago’da başlattığımız bu uygulamayı Büyükelçi, tüm ABD’ye yaymamızı istedi. Biz de yaptık. Ardından da Sayın Cumhurbaşkanımız Abdullah Gül, Dışişleri Bakanlığı döneminde beni çağırdı ve bu sistemi tüm temsilciliklerimize uygulamamızı istedi.
 
Kamuda internet üzerinden kredi kartı uygulamasını da ilk olarak siz başlattınız değil mi?
 
KORU: Evet, yine Chicago’da vatandaşın buraya gelmeden internet üzerinden kredi kartıyla harç ödeyebilmesi için firmalarla anlaştık. Şirketler her işlem için 50 cent’lik kesinti karşılığı bunu kabul ettiler. Uygulamaya başladık.  Birkaç ay sonra bir toplantı için Türkiye’ye gittiğimde Konsolosluk Dairesi’nin bir not yazdığını gördüm. “Chikago Başkonsolosluğu tarafından başlatılan ve neye dayanarak başlatıldığı pek anlaşılamayan kredi kartı ödemesi” deniyordu. Ama sonra o uygulama  tüm Dışişleri işlemlerine yaygınlaştırıldı.
 
Otuz yıllık bir dönemin tanığısınız… Dışişleri bugün teknoloji kullanımında hangi noktada?

KORU: Oda büyüklüğündeki karmaşık bilgisayarlarla yalnız personelimizin maaş bordrolarını basarken, şimdi ceplerimize sığabilen küçük bilgisayarlarımızla uluslararası gelişmeleri izleyebiliyor, dünyanın farklı bölgelerinde de bulunsak, dakikalar içerisinde dış politika konularında tutum belgeleri hazırlayabiliyor, onaya sunabiliyor ve bakanlık açıklaması olarak belgeleri elektronik ortamda yayınlayabiliyoruz. Önceleri haftalar, hatta aylar süren iletişimimizi şimdi saniyeler içerisinde gerçekleştirebiliyoruz. Çalışma ofislerimizdeki ekranlar üzerinden yurt dışında görev yapan büyükelçilerimiz ile video konferans düzenleyebiliyoruz.
 
Yaklaşık on yıldır tüm resmi belgelerimizi, kendi geliştirdiğimiz bir sistem ile hazırlıyor, onaya sunuyor, ilgili birimlerimize gönderiyor ve yine elektronik ortamda arşivliyoruz. 2001 yılından bu yana yazılan resmi yazılarımız içinde her hangi bir konudaki veya her hangi bir birim ile yapılan yazışmaları sorarsanız, bu yazışmaları saniyeler içerisinde bulup çıkarabilirim. Biz tüm açık yazılarımızı bu sistemle hazırlıyoruz. E-imza ile onayladığımız bu yazılarımız saniyeler içerisinde merkezdeki ve yurt dışındaki ilgili tüm birimlerimizdeki görevlilerimizin ekranlarına düşüyor.
 
BELGELER AFRİKA’YA BEŞ SANİYEDE KARŞI BİNAYA İKİ HAFTADA GİDİYOR
 
Binlerce kilometre uzağa saniyeler içinde ulaşıyorsunuz ama diğer kamu kurumlarıyla iletişimi nasıl kuruyorsunuz?

KORU: Ne yazık ki Türkiye’deki kamu kurumlarına muhatap yazılarımız ilgili birimlere hala geleneksel yöntemlerle ulaştırılıyor. Onlarca, yüzlerce sayfa hacmindeki belgelerimizi, yazılarımızı saniyeler içerisinde dünyanın dört bir tarafındaki temsilciliklerimize iletebiliyoruz. Ama aynı yazıların bakanlığımızın karşısındaki bir diğer bakanlığa ulaşması günler alabiliyor. Teknolojinin bize sağladığı yetenekleri bilen bir kişinin bu durumu izah edebilmesi mümkün değil. Onlarda da bizdekine benzer belge yönetim sistemleri kullanılıyor. Ama bu sistemleri birbirleriyle elektronik ortamda konuşur duruma getirmemiz gerekir. Bir başka ifadeyle ortak dil oluşturmak gerekiyor. Bilişim alt yapısının güçlendirilmesinde oldukça  mesafe kat eden bir kurum olarak, bu konuda üzerimize düşecek görevleri yerine getirmeye hazırız.
 
Son on yılı dijital ortama geçirdiğinize göre güçlü bir veri tabanına sahip olmalısınız?

KORU: Evet, şu anda BelgeArşiv üzerinde 10 milyondan fazla belgemiz bulunuyor. Ekleriyle birlikte hesapladığınızda dijital arşivde kayıtlı toplam sayfa sayısını on milyonlarla tanımlayabilirsiniz. Şimdi Cumhuriyetin ilk yıllarına ait çok sayıda hassas arşiv malzemesini de geliştirdiğimiz yeni bir modülle dijital ortama taşıyoruz. 1926’dan 1959’a kadar olan dönemi tasnif ediyoruz. Bir kısmının üzerindeki ‘gizliliği’ kaldırıyoruz. Bu çalışmamızı da yakın bir zamanda araştırmacıların kullanımına açacağız.
 
DIŞİŞLERİ ARŞİVİ AÇILIYOR
 
Ermeni soykırım belgeleri de sizde mi? Onları da açacak mısınız?

KORU: Bu belgeler zaten bizdeydi. Fakat bakanlığımızda arşivle ilgili uygun bir yer olmadığı için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne vermiştik. Şimdi bakanlığın üçte biri büyüklüğünde bir arşiv binası yaptık. Önümüzdeki ay teslim alıyoruz. Arşivlerimizi tamamen oraya alacağız. Ve tasnif başladı. Cumhuriyetten hemen sonraki dönem; 1926’dan 1959’a kadar olan dönemi ülke ülke tasnif ediyor arkadaşlar. Mesela şimdi hiç anlamsız ama Brezilya’yı tasnif ettiler. Çok önemli ülkeler başlıyor. Amerika başlıyor.
 
Wikileaks belgeleri dünyayı ayağa kaldırdı. Siz neler hissettiniz bu belgeler yayınlandığında?
 
KORU: Dışişleri için gizli belgelerin istenmeyen ellere geçmesi tam bir kabustur. Bu olaylar gizli belge üreten kurumlar için bir ders oldu, herkes daha bir titizlikle bilişim alt yapısına çekidüzen vermeye başladı. Biz de güvenlikle ilgili önlemlerimizi arttırdık. Ancak dünyada yüzde yüz güvenlik sağlanması maalesef mümkün değil. Yalnız teknolojiye güvenmeniz yeterli olmuyor. İnsan unsurunu da göz önünde bulundurmanız gerekir. Biz de teknolojik gelişmeleri bakanlığımıza uyarlarken güvenliğe azami önem veriyor, gerekli önlemleri alıyoruz.
 
Veri tabanınızda sadece arşiv belgeleri mi var?

KORU: Hayır, değişik amaçlarla geliştirdiğimiz farklı uygulamalar vardı. Şimdi tüm uygulamalarımızı aynı çatı altına taşıdık. Örneğin insan kaynakları, bütçe, dış temsilciliklerimiz ve Türkiye’deki yabancı diplomatlarla ilgili modüller aynı kaynaktan beslenen uygulamalardan birkaçı.  İnsan Kaynakları uygulamamızın çok amaçlı kullanımı var. Maaş bordroları basımından, rutin atama kararnameleri taslaklarının hazırlanmasına, istatistikler çıkartılmasına ve görevlilerimizin en iyi hizmet verebilecekleri birimlerin seçimine kadar bu modülden etkin bir şekilde yararlanıyoruz.
 
Kim Kimdir, isimli bir veritabanınız daha var…

KORU: Bir diğer güçlü veritabanımız da bu. Dış temsilciliklerimizin temas içerisinde olduğu, ülkemiz için önem taşıyan, hükümet görevlileri, siyasiler, akademisyenler, sanatçılar, basın mensupları gibi kişilerin iletişim bilgileri yanında, görevleri, Türkiye ile bağlantıları gibi bilgiler büyükelçiliklerimiz ve başkonsolosluklarımız tarafından düzenli olarak bu veritabanına ekleniyor. Dolayısıyla birkaç tuşa basarak dilediğimiz kişilerin verilerine ulaşabiliyor, listeler hazırlayabiliyoruz. Kim Kimdir veritabanını özellikle temsilciliklerimizin yurt dışında düzenledikleri etkinliklerde davet mektupları ve tanıtım mesajları gönderilmesi amacıyla da kullanabiliyoruz. Ülkemizle ticari ilişkiler içerisinde bulunan şirketler, yurt dışındaki Türk dernekleri ve dünyadaki basın yayın kuruluşlarına ilişkin ayrıntılı bilgilerin yer aldığı veritabanları da zengin diğer uygulamalarımız arasında sayılabilir
 
Bakanlığa sınav başvuruları da elektronik ortamda yapılıyor…

Koru: Bu uygulamayı geçen yıl başlattık. Önceki yıllarda meslek memuru ve idari memur sınavları için başvuruların mutlaka şahsen yapılması isteniyordu. Ayrıca başvuru belgelerinin de mutlaka noterden onaylı örneklerinin ibrazı gerekiyordu. İlk kez geçen yıl başvuruların tamamen internet üzerinden alınacağını ve belgelerin tarayıcıdan alınan örneklerinin elektronik ortamda başvuruya eklenmesinin yeterli olacağını duyurduk. Hiçbir gencimizin başvuru dosyası teslim etmek için yüzlerce kilometre uzaklıktan Ankara’ya gelmesine gerek kalmadı. Ayrıca Notere gidip zaman kaybetmediler; gereksiz yere harç da ödemediler. Bunun sonucunda başvuru sayısında önemli bir artış oldu. Yalnız Ankara, İstanbul ve İzmir’den değil, Anadolu’nun çeşitli bölgelerinden de gençler sınav için başvuruda bulundular.

Bu yıl bin 500’den fazla gencimiz meslek memurluğu, yaklaşık 2 bin gencimiz de konsolosluk ve ihtisas memurluğu için başvurdu. İnsan Kaynakları birimimizden 4-5 kişilik bir grup başvuruları değerlendirdi ve sınava katılabilecek durumda olan gençlerimizi elektronik ortamda bilgilendirdi.

Bu uygulamanın ne kadarlık tasarruf sağladığını hesapladınız mı?

KORU: Arkadaşlarımız geçen yıl basit bir hesap yaptılar. Şahsen başvuru ve belge onayı için Noter’e gitme zorunluluğunun kaldırılmasından dolayı sağlanan zaman kazanımı yanında, işlemlerin yalınlaştırılmasının bakanlığımız ve katılımcılar açısından yaklaşık 350 bin liralık tasarruf sağladığını belirlediler. Bu yıl başvuru sayısı arttı; dolayısıyla tasarruf da buna paralel olarak artmıştır.

Teknoloji kullanımında geldiğiniz bu seviye, personelinize nasıl yansıyor?

Koru: Son zamanlarda üzerinde çalıştığımız projenin en önemli ve bence en heyecanlı modülünü ‘Kurumiçi Başvurular’ olarak tanımladığımız, kendi memurlarımızın bakanlık birimleriyle iletişiminin tamamen elektronik ortama aktarıldığı uygulama oluşturuyor.
Nasıl tüm resmi yazışmalarımızı kağıtsız ofis ortamında yapabiliyorsak, memurlarımızın her türlü taleplerini de sistem üzerinden kabul edebilelim, istedik. İzin başvuruları, atama kararnameleri öncesi tercih formlarının düzenlenmesi işlemleri de elektronik ortamda yapılsın. Hatta personel değerlendirme raporları da yine sistem üzerinden hazırlansın istedik. Çıtayı oldukça yukarıda belirledik. Uygulama başladığında bizim tahminlerimizden de az sıkıntı yaşadık. Şimdi pek çok başvuru kağıt kullanmadan, ıslak imza atmadan, form doldurmadan yapılabiliyor.
 
İzin konusu teşkilatınızın en sıkıntılı işlerinden biriydi. Bu sorunu sorununu aşmayı başardınız mı?

Koru: İzin modülü özellikle yurt dışındaki büyükelçilerimizin başvuruları için muazzam kolaylıklar sağladı. Geçen aya kadar büyükelçilerimiz izin taleplerini resmi yazıyla merkeze bildirir, biz de bu talebi onaya sunmadan önce ilgili dairesinin ön onayını isterdik. Daha sonra da insan kaynakları izin formlarını doldurup üst düzey onayına sunardı. Onay işlemi tamamlandıktan sonra da izin başvurusunun kabul edildiği resmi yazışma yoluyla ilgili büyükelçiliğimize bildirilirdi. Şimdi büyükelçilerimiz izne ayrılmak istedikleri tarihler ile birlikte iznin geçirileceği yer ve telefon numaralarını da kaydettiklerinde bu talepleri sistemde ilgili birimlere ve onay makamlarına iletiliyor ve talep süratle sonuçlandırılıyor. Şimdi sicil modülü üzerinde çalışıyoruz.
 
SİCİL AMİRİNE İTİRAZ HAKKI

657 sayılı Devlet Memurları Yasasında yapılan değişiklikle sicil uygulaması kaldırılmamış mıydı?

KORU: Evet kaldırıldı. Kurumlar artık personel değerlendirme sistemlerini kendileri oluşturacaklar. Biz bir çalışma yaptık; çalışmamızın ana esaslarını belirledik. Oldukça yalın, ama şeffaf bir değerlendirme sistemi getiriyoruz. Amirler, birlikte çalıştıkları görevliler hakkında değerlendirmelerini yapıyor, görüşlerini çeşitli başlıklar altında sisteme kaydediyorlar. Sonra bu değerlendirme raporu, hakkında değerlendirme yapılan görevlinin incelemesine sunuluyor.
 
Yani bir memur, amirinin kendisi hakkında yaptığı değerlendirmeyi görebilecek. Üstüne üstlük bir de itiraz edebilecek. Doğru mu anladık?

KORU: Evet. Görevli, performansı ile ilgili olarak amirinin yazdığı notlarla ilgili yorum yazmak isterse bunu rapora ekleyebilecek. İtiraz ettiği hususlar olursa değerlendirme raporunun bir üst amir tarafından daha incelenmesini talep edebilecek.
Bu yapıyı sistem üzerinde kurduk. Şimdi denemeler yapıyoruz. Kısa bir süre içerisinde uygulamayı kullanıma sunacağız. Sanırım izin modülü gibi, değerlendirme raporu hazırlanması uygulaması da Türkiye’deki kamu kurumlarında bir ilk olacak.
 
Bakanlık olarak sosyal paylaşım ağlarıyla aranız nasıl? Çalışanlarınız, mesai saatleri içinde bu sitelere girmesi mümkün mü?

KORU: Tabii ki hiçbir kısıtımız yok. Sosyal paylaşım sitelerinin çalışmalarına önem veriyoruz. Biz de dışişleri bakanlığı olarak uzun bir süredir Facebook ve Twitter hesaplarımız üzerinden dış politikaya ilgi duyan vatandaşlarımıza ve yabancılara yönelik bilgilendirme çalışmaları yapıyoruz. Sayın bakanımızın dış temaslarını da yine çok süratli bir şekilde Twitter ve Facebook'taki izleyenlerimizle paylaşıyoruz. Ayrıca çok sayıda meslektaşımızın da kendi sosyal paylaşım siteleri var. Büyükelçilerimiz, başkonsoloslarımız kendi adreslerinden görüşlerini ve çalışmalarını kendi izleyicileriyle paylaşıyorlar.Benim de uzun bir süredir Facebook ve Twitter hesaplarım var. Ayrıca bir bloğum var. Burada da genellikle bilişim dünyasındaki gelişmeler hakkında yazıyorum. Düzenli yazmam mümkün olamıyor. Ama şu an itibarıyle 15-20 yazıma blog adresimden (http://nkoru.blogspot.com/) erişilmesi mümkün. 
 
Geleceğe yönelik yeni projeleriniz var mı?

KORU: Yeni arayışlar içerisindeyiz. Hangi alanda bilişim alt yapımızı geliştirerek işlerimizi kolaylaştırabileceğimiz konusunda ön çalışmalar yapıyoruz. Ama bence bunların hepsinden önemlisi, bu çalışmaları ve geliştirdiğimiz bu modülleri diğer kamu kurumlarıyla da paylaşabilecek eşgüdümü sağlamak. Benzer kamu kurumları da alt yapılarını ve ortak kullanıma sunulabilecek veritabanlarını diğer kurumların da kullanımına açarlarsa o zaman daha da güçleneceğimizi düşünüyorum.
 
Bir yanda diplomatik görevleriniz bir yanda teknolojiyi izlemek, nasıl zaman buluyorsunuz?
 
KORU: Canan’dan vakit alarak oluyor…�