Bağırma lütfen – küçük harf kullan

Yeni iletişim teknolojileri ise iletişimde çıtayı biraz daha yükseltti. E-mail artık evrensel hale geldi, iletişim kurmak için e-maili etkili bir biçimde kullanmak şart oldu.

E-mail o kadar uzun zamandır kullanılıyor ki, dezavantajları ve zorlukları artık herkes tarafından biliniyor. Fakat internetin de nezaket kuralları var, e-mail’le iletişim kurmak istiyorsanız doğru düzgün kullanmayı öğrenmeniz gerekiyor.

• Mektup yazar gibi yazmayın: E-maillerinizde resmi mektup üslubu kullanırsanız kibarlık budalası gibi görünür, okuyanı da sıkarsınız. E-mail’de kullandığınız dil konuşma diline yakın olmalı, fakat yine de bunun yazılı bir şey olduğunu unutmayın; düşük cümle kurmamaya ve yazım hatası yapmamaya özen gösterin.

• E-maili çok çabuk harcamayın: E-mail göndermek çok kolay, bu yüzden herkes e-mail gönderiyor. Vara yoğa e-mail gönderirseniz siz de e-maillerinizin değerini düşürebilirsiniz. Eğer e-maillerinizin dikkate alınmasını istiyorsanız başında sizin adınız yazan bütün e-maillerin içinde okunmaya değer bir şeyler olduğundan emin olun.

• Nereye gittiğine dikkat edin: Kime ne gönderdiğinize her zaman kontrol edin. “Gönder” düğmesine basar basmaz e-mail’iniz sizin denetiminizden çıkacaktır. Kopyalanabilir, başkalarına iletilebilir, ya da alıntı yapılabilir. Her e-mailinizi ertesi gün gazetede yayınlanacakmış gibi dikkatli yazın, çünkü gerçekten bir gün başınıza gelebilir.

Elektronik ortamda iletişim, yüz yüze iletişime göre daha zayıftır. E-mail yüz ifadesi, el kol işaretleri ve ses tonu gibi anlamı pekiştiren yardımcı öğelerden mahrumdur. Yazdıklarınız söylemek istediklerinizin sadece küçük bir bölümü olabilir. Çözüm olabildiğiniz kadar açık sözlü olmak. Ne demek istiyorsanız onu yazın, ne fazlası ne de azı. Abartılı ifadeler kullanmayın, ciddiye alınabilir. Karşı tarafın aklınızdan geçeni okumasını beklemeyin, açık ve net olun.

İnternetle iletişim kurmak nezaket gerektirir, bu hem okuyucu, hem de sizin yararınızadır. Altın kuralı unutmayın: Nasıl muamele görmek istiyorsan sen de öyle davran. Bu da demek oluyor ki:

• Kısa tutun: Unutmayın, e-mail çift yönlü iletişimdir. Siz söyleyeceğinizi söyleyin, sonra sıra karşınızdakinde. Eğer bir e-mail’iniz birkaç paragraftan daha uzunsa başta okuyucuyu uyarın ve gerekirse bir özet çıkarın.

•  “İlet” (forward) komutunu az kullanın: Hiçbir şeyi iki kereden fazla iletmeyin, eğer sayfanın sol tarafındaki oklar uzayıp gidiyorsa o e-mail bir işe yaramaz demektir.

•  “Yanıtla” komutunu sık kullanın: Bu size gelen e-mail’lere cevap yazmanın pratik yoludur, fakat işi tembelliğe vardırmayın. Size gelen e-mail üç sayfa uzunluğundaysa ve sizin cevabınız ise sadece “evet”se karşı taraftakine o üç sayfayı yeniden göndermeyin.

•  “Konu” bölümüne açıklayıcı bir şeyler yazın: Eğer e-mail’in ne hakkında olduğu belli değilse, okunup okunmayacağı da belli değildir.

Aklınızda bulunması gereken diğer hususlar ise ekleri fazla uzun tutmamak ve uzun bir şeyler göndermek istiyorsanız e-mail’e alternatif başka yollar kullanmak.

Örneğin URL sayfasını gönderebilirsiniz, ya da göndermek istediğinizi yüklenebilir dosya olarak bir web sitesine koyabilirsiniz. Eğer bu işlerde kullanabileceğiniz bir web siteniz yoksa Geocities’den kendinize ücretsiz bir ana sayfa yapabilirsiniz.

Eski kafalı yöneticilerin e-mail kullanmamasının sebebi çok meşgul olmaları değil, bu teknolojiyi gerektiği gibi kullanmayı bilmeyip ekleri eklemeyi unutmak ya da e-mail’de bağırmak anlamına gelen HER ŞEYİ BÜYÜK HARFLE YAZMAK gibi davranışlar sergilemeleri. Eğer e-mail’de akıllı görünmek istiyorsanız, gerçekten bu işi biliyor olmanız lazım.

David DeJean

http://management.monster.com/articles/stopshouting/