Şirketlere mecburi 'iadeli taahhütlü' e-posta
Güncelleme Tarihi:
Şirketler ve kamu kurumları için zorunlu olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) uygulaması ile artık elektronik postalar 'iadeli taahhütlü' hale geliyor. KEP ile şirketler arası her türlü yazışmanın yanında kamu kurumları ile ilgili tüm süreçler de artık elektronik ortamda yürüyecek. Fiziksel olarak ıslak imzalı kağıtlarla bildirim yapma zorunluluğu da yakın zamanda ortadan kalkacak.
Önce yeni Türk Ticaret Kanunu’nda yayınlanarak yürürlüğe giren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), daha sonra yayınlanan Elektronik Tebligat Düzenlemeleri ve Yönetmeliği'ne göre her anonim ve limited şirket için zorunlu hale getirildi. Buna göre şirketlerin en az bir adet KEP hesabı olmak zorunda. Şirketlerin yanında kamu kurumlarının da KEP hesapları olacak. Bu hesapların uzantıları da @kep.tr şeklinde olacak.
KEP hizmet sağlayıcısı olarak şu anda Türkiye'de üç şirket hizmet veriyor. Yetkiyi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'ndan (BTK) alan bu şirketler PTT, Türkiye Noterler Birliği ve Türkkep. Ancak pazarın genişlemesi ile sektördeki şirket sayısının da artacağı tahmin ediliyor.
SİSTEM 7-8 MİLYONA ULAŞIR
Türkiye'de halihazırda KEP adresi alanların sayısının henüz binler düzeyinde olduğunu söyleyen TÜRKKEP Genel Müdürü Yüksel Samast, ancak kanuni zorunlulukla birlikte büyük bir artış beklendiğini kaydetti. Yılsonunda sistemdeki hesap sayısının 250 bini bulmasını beklediklerini ifade eden Samast, 2014 sonunda da 1 milyona ulaşılabileceğini kaydetti.
Şu anda KEP sisteminin yakın coğrafyada en yaygın olarak İtalya'da kullanıldığına işaret eden Samast, "Orada sistemdeki hesap sayısı 5.5 milyona, yıllık gönderi sayısı da 750 milyona ulaşmış durumda. Türkiye'de şu anda elektronik hizmetlere fatura ödeyen 15 milyon kurum ve birey var. Bunların yüzde 70-80'i de günlük hayatta resmi veya hukuki işler yapıyor. Kendisi yapmasa bile yapanın muhatabı oluyor. Milyonlarca insan en azından bir bankanın veya bir telekom şirketinin muhatabı konumunda bulunuyor. Sonuçta vatandaşlar yerinde dursa bile onlara ulaşmak isteyenler sisteme çekecekler. Örneğin çalıştığınız banka 'sana KEP adresi vereyim, bankanın belgelerini buradan ileteyim' diyecek. Telekom şirketi de aynı şekilde. Burada oyunu sürükleyecek olan esas aktörler, bundan en çok fayda sağlayacak olan büyük firmalar. Bu şekilde KEP sisteminde önümüzdeki 5 yıl içinde 7-8 milyon adet hesaba ulaşabileceğini öngörüyoruz" dedi.
İNKARI MÜMKÜN DEĞİL
KEP'in bir anlamda iadeli taahhütlü postanın noter
EN İYİ UYGULAYAN ABD
|
KEP sisteminin dünyada da yeni yeni geliştiğini söyleyen Samast, süreci şöyle anlattı: "Dünyada sistemi en eski uygulayan ülke ABD. Hisseleri borsada işlem gören KEP şirketi bile var. Avrupa'da ise daha yeni. 2007 yılında Avrupa Telekom Standartları Enstitüsü bir çalışma grubu kurdu. Çeşitli ülkelerdeki farklı farklı uygulamalar ortaya kondu. 2008'de çalışma bitti ve 2009'da ilk taslak standartlar ortaya çıktı. 2011'de ise tüm standartlar belirlendi ve 6 bölüm halinde yayınlandı. Bu standartlar oluşturulduktan sonra şu anda sistemi en iyi şekilde uygulamaya hazır iki ülke Almanya ve Türkiye. Almanya'da hesap sayısı bir yıl içinde 1 milyona ulaştı."
|
onaylı elektronik ortamdaki hali olduğunu belirten Samast, şunları anlattı:
"KEP inkarı mümkün olmayan bir sistem. Bir belgenin hukuki ve geçerli bir belge olduğunun ispatı. KEP'le mail attıktan sonra artık dönüşü yok. Maille gönderilen bilgiler de tebliğ edilmiş sayılıyor ve hukuki olarak yükümlülük karşı tarafa geçmiş sayılıyor. Karşı tarafın bunu görmemesi, bakmamış olması veya sisteminde herhangi bir arıza olması özür olarak kabul edilmiyor.
Bir şirket bayilerinden tedarikçilerine, distribütörlerinden iş ortaklarına kadar her işlemi elektronik ortamda yapabilir hale geliyor ve ıslak imza gerekliliği de ortadan kalkıyor. İhalelere teklif vermekten tutun çalışanlarına bordroya kadar resmi, ticari ve hukuki her şey sistem içerisinde yapılabilecek. Ancak her iki tarafında sistem içinde ve kayıtlı olması gerekiyor. Zaten sistemdeki 'kayıtlı' lafı da buradan geliyor. Şirketler istedikleri şirketten servis hizmeti alıp sisteme dahil olduktan sonra sistemdeki herkesle resmi yazışmalara başlayabilir."
KAMUNUN HUKUKİ TEBLİGATLARI PTT ÜZERİNDEN
Samast'ın verdiği bilgiye göre kamu kurumları ilgili yönetmeliğe göre hukuki ve adli tebligatlar için elektronik ortamdaki gönderilerini PTT üzerinden yapmak zorunda. Herhangi bir icra evrağı, ceza veya mahkeme ile ilgili bir döküman PTT'nin KEP sistemi üzerinden ulaştırılacak. Eğer bu gönderiyi elektronik olarak yapma imkanı yoksa ve mücbir sebep oluştuysa kamu kurumu o zaman kağıda dönebilecek. Bu şekilde elden yollanan hukuki tebligatların da artık tamamen ortadan kaldırılması hedefleniyor.
Kamu kurumlarının KEP sistemine tam destek verdiğini ve konu ile ilgili kendi bünyelerinde bazı çalışmalar yaptıklarını belirten Samast, "Örneğin Kamu İhale Kurumu'nun ihalelere katılım konusunda elektronik kamu alım projesi (e-kap) projesi var. Bir firmanın teklif verdikten sonraki tüm bildirimlerini KEP'le yapmayı planlıyorlar. Patent Enstitüsü de tüm başvuruları alma ve ilave bildirimlerle ilgili süreci KEP'le yönetecek. Ayrıca Kalkınma Bakanlığı'nın koordinasyonunda 'kamu kurumları arası elektronik yazışma projesi (e-yazışma) yapılıyor. 6 kurum pilot seçildi ve aralarındaki yazışmalar da KEP ile yapılacak. Kamu kendi arasındaki yazışmayı KEP'le yapmaya karar vermiş durumda. Önümüzdeki dönemde bütün bakanlıklar belge ibrazından vergi cezasına kadar her türlü taleplerini bu sistem üzerinden yapacak" dedi.
KEP sisteminin kağıt, kurye ve zaman maliyetini düşüreceğini belirten Samast, şunları söyledi:
"Sistem kağıdı ortadan kaldırdığı için kağıda dayalı maliyetlerle kağıdın gidip gelmesiyle ilgili zaman kayıplarını ortadan kaldırıyor. Ayrıca kağıda dayalı evrak bir süre saklanmak zorunda. Dolayısıyla kağıdın saklanması ve yönetimi konusunda da avantaj sağlıyor. Normalde resmi bir belge oluştuğu andan itibaren bir yaşam döngüsüne giriyor. Bunu artık elektronik olarak yönetebilirsiniz."