Tatildeyken işinizi takip etmenin yolları

İşiniz gittiğiniz her yerde nasıl yanınızda olabilir? Özellikle yaz aylarının gelmesiyle beraber KOBİ’lerin kendilerine en çok sorduğu sorularında başında bu geliyor. Son yıllarda hayatımıza giren mobil cihazlarla artık KOBİ’ler ‘fiziksel ofis’ kavramı yerine hızlı bir şekilde çalışanların nerede olurlarsa olsunlar bağlı kalmalarını sağlayan ‘mobil ofis’ kavramına hızla geçiyor. Mevcut ticaret ortamı çevik olanların ve hareket halindeyken iş birliği yaparak, hızlı bir şekilde fikirlerini paylaşarak ve müşteri ihtiyaçlarını ön görerek hızlı bir şekilde uyum sağlayabilenlerin lehine geçiyor. Küçük işletmeler bugün bu dinamik iş ortamını hem masaüstü hem de mobil platformlar için web tabanlı yazılımların kullanımı ile elde edebiliyor.

Web tabanlı yazılımlar ‘bulut hizmetleri’ ya da kısaca bulut olarak biliniyor. Günümüzde küçük işletmeler eskiden sadece büyük kuruluşlara sunulan bilgi teknolojileri çözümlerine ulaşarak kapasitelerinin üzerine çıkabilir ve sektörde daha etkili rekabet etme olanağını elde ediyor. Bu web tabanlı ve mobil çözümlerden yararlanan küçük işletmeler şirketlerini etkin bir şekilde her yerden çalıştırabiliyor. Modern bulut teknolojisi küçük işletme ekiplerini birleştirerek fiziksel bir ofis alanı için duyulan ihtiyacı ortadan kaldırıyor.

Bulut hizmetleri, otobüsteyken mobil cihazdan paylaşılan bir klasör kurmanıza, öğle yemeğinde tabletinizi kullanarak hesap tablosu oluşturmanıza, şirketin paylaşılan sürücüsünden bir sunuma ulaşmanıza ve arkadaşınızın bilgisayarında bu sunum üzerinde çalışmanıza ya da evdeki bilgisayarınızdan bir ekip toplantısını planlamanıza olanak tanıyor. Şu anda dünyada KOBİ’lerin ofis dışından çalışmak için kullandığı farklı teknolojiler bulunuyor. Ancak bunlarında en popülerleri arasında Microsoft’un Office 365 ve Google ‘Drive’ servisleri geliyor. Bu servisleri daha yakında tanımak için KOBİ’ler için bir rehber hazırladık.

TOPLANTI YAPABİLİRSİNİZ

Özellikle KOBİ’lerin dışarıdan iş takibi yapabilmesini sağlayan servislerin başında Office 365 geliyor. Bulut tabanlı olarak kullanılabilen Office 365 5 cihaza kurularak küçük işletmelere mobil cihazda, tablette, dizüstü bilgisayar ve masaüstü bilgisayarda belgeleri sadece okumaktan daha fazlasını yapabilme yeteneği sunuyor. Böylelikle ofis deneyimini çalışanların iş yapmaları gereken her yere ve her zamana yayacak şekilde genişletiyor. Bu da herkes aynı anda projenin tamamlanması için çalışabildiğinden zamandan tasarruf edilmesini sağlar ve sürüm sorunlarını en alt düzeye indiriyor. Ayrıca belgeler bulutta saklandığından, çalışanlar web erişimine sahip oldukları her yerden ve her zaman bir belgenin en son sürümüne ulaşabiliyor. Öte yandan Microsoft’un sunduğu farklı çözümler de bulunuyor. KOBİ işletme takımları fiziksel olarak yüzlerce kilometre uzakta olsalar dahi yüz yüze gelebiliyor. İster paylaşılan takvim kullanıyor ister anında mesajlaşma güncellemesi gönderiyor ya da bir cep telefonu, tablet ya da masaüstü bilgisayardan görüntülü konferans yapıyor olsunlar, Office 365 küçük işletmelerin gerçek zamanlı olarak iş birliği yapmalarını ve takımları ile bağlanmalarını kolaylaştırıyor. Takımlar ne kadar uzakta olursa olsunlar aynı ofisi paylaşıyormuş gibi hissediyor. Office 365 gibi bulut hizmetlerinin gücünden yararlanarak küçük işletmeler geleneksel olarak sadece büyük işletmelerin kullanabildiği işbirliği araçlarına erişebiliyor.

Google’ın bulutta dosyalarınızı saklamak için sağladığı web alanı olan Google Drive, bulut temelli çalışan bir servis. KOBİ’ler için çözümler sunan Google Drive’da office materyalleri de bulunuyor. Yoğun e-mail ve dosya trafiği yaşadığımız son dönemde dosyalarınızı Google Drive servisi üzerinde tutarak mobil cihazlarınızdan, tablet veya dizüstü bilgisayarınızdan bir şekilde ulaşabilirsiniz. Ofis bilgisayarınızda çalıştığınız bir dosyaya servis aracında akıllı telefonunuza yüklü uygulamasından ulaşıp görüntüleyebilir ve değişiklikler yapabilirsiniz. Sonrasında çalışma arkadaşlarınızdan geri bildirim almak için onlarla paylaşabilir ya da onların da yorumlarını eklemesi için davet edebilirsiniz. Örneğin sunumunuzu yüklediğiniz dizüstü bilgisayarı evde unuttunuz; hiç sorun değil. Herhangi bir laptopdan ya da mobil cihazdan kolayca ulaşabilirsiniz. Örneğin yanınızda hiçbir cihaz yok. Eğer ortamda bir iPad var ise kolayca kendi hesabınıza bağlanıp dosyanıza ulaşabilirsiniz.
Ayrıca Google Drive ile iPad’inizden sunum yapmak çok kolay. Kendinize e-mail atmanıza gerek yok. Dosyalarınızı Google Drive’a yükledikten sonra gerek uygulaması, gerekse de web yüzüyle kolayca ulaşıp, sunumunuza başlayabilirsiniz. Tercihinize göre Internet bağlantısı olmadan da bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

KOBİ’lerin uzaktan çalışmasını sağlayacak bulut çözümlerinin özellikleri artıları

1- Bir süre ücretsiz denenebilir. Gerçekten ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı kullanarak görülebilir.
2- Kullanıldığı kadar ödeniyor.
3- İstediği zaman azaltır ya da iptal edilebiliyor.
4- Daha iyi bir çözüm çıktığında, başlangıç maliyetlerine katlanmadığı için çok hızlı şekilde zarara uğramadan geçiş yapabilir.
5- Bulut ortamının elastik yapısı sayesinde, özel zamanlarda oluşacak yük için kısa süreliğine aldığı hizmeti genişletip hemen ardından daraltabiliyor.
6- Çalışan sayısına bağlı olarak hizmet genişletilebiliyor. KOBİ büyüdükçe aldığı hizmeti de paralel olarak arttırılabilir.
7- Dünyanın çeşitli bölgelerinde aynı hizmeti aynı kalitede alma şansına sahip.
8- Daha az sayıda bilgisayarla daha çok iş yapılıyor. Kaynaklar daha yüksek verimle kullanır hale geliyor. Operasyon yönetimi maliyetleri de hızla düşüyor.
9- Şirketler, yeni iş çözümlerinin hayata geçirilmesi için yeni sistemlerin kurulmasını beklemek zorunda kalmadan, hızlı ve esnek iş kararları alabiliyor.