E-Defter Nedir? E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır

Ülkemizde ilerleyen teknoloji, 1 Temmuz 2020 tarihinde e-arşiv ve e-fatura düzenine geçen firmaların 1 Ocak 2021 tarihi itibariyle e-defter uygulamalarına geçmelerini zorunlu hale getirmiştir.

E-defter Nedir?

E-defter; Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usulü Kanunu'na göre zorunlu tutulan bütün defterlerin, dijital platformda dosya şeklinde hazırlanması, baskıya gereksinim duymadan kayıt altına alınması, dosyaya dair bütün bilgilerin güvenli bir şekilde saklanması ve gerekli durumlarda ispatlamak ya da kontrol etmek için kullanılmasını sağlayan uygulamaların hepsidir.

E-defter uygulaması, herhangi bir muhasebe programına bağlı kalmadan bütün muhasebe programlarından kayıt alınmasını ve e-defter oluşturulmasını sağlayan bir uygulamadır. Firmalar ve işletmeler, e-defter formatına geçtiklerinde kağıt üzerinde kayıt ya da defter tutmak zorunda olmaz. E-defter uygulamasına geçen işletmelerde, uygulamaya geçiş tarihi itibariyle fiziki defter kapanış tasdikinin yapılması gerekir.

E-defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-defter uygulamasına geçmek isteyen işletme ve firmaların öncelikle e-defter başvurusunda bulunmaları gerekir. E-defter uygulaması için yapılan başvurular elektronik ortamda gerçekleştirilir. Başvuru sırasında gerçek kişi ve tüzel kişi arasında bazı farklılıklar bulunur.

Mükellefler tüzel kişiyse "www.edefter.gov.tr" adresindeki taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Başvuru yapan mükelleflerin kurum sahibi olduklarına dair mali mühürlü bir onay vermeleri gereklidir.

Mükellefler gerçek kişiyse "www.edefter.gov.tr" adresi üzerindeki taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Gerçek kişiler kendi mali mühürleri ya da elektronik imzalarını kullanarak onay vermelidirler.

Elektronik ortamda oluşturulan defterlerin bütün işlemleri, e-defter GİB tarafından onaylanmış yazılımlarla yapılmalıdır.

E-defter başvuru süreci kısaca;

Zaman damgası ya da mali mühür

GİB tarafından onaylanmış bir yazılımın bulunması

Kullanılan programın e-defter formatına uygun olacak şekilde güncellenmesi

Mükelleflerin e-defter saklama durumlarında, uygun arşivleme yöntemlerinin seçilmesi

şeklinde gerçekleşir.

E-defterin Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

E-defter şirket ve işletmelere büyük kolaylık sağlayan bir uygulamadır. Teknoloji ve elektronik işletim sistemlerinin geliştirilmesi bu uygulamanın ülkemizde gittikçe yaygınlaşmasına neden olmaktadır. Oldukça kullanışlı ve faydalı olan e-defter uygulamasının avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir.

E-defter uygulaması, arşiv maliyetini ortadan kaldırır ve zamandan tasarruf edilmesini sağlar.

Çevresel bir sorun olan kağıt israfı ve atıklarının oluşmasına engel olur. Bu nedenle ekolojik bir uygulamadır.

E-defter uygulamasında çıktı gereksinimi olmadığı için kağıt ve mürekkep harcaması yapılmaz.

Sayfa adedini baz alarak kağıt bastırma ve sayfaları notere onaylatma gibi bir zorunluluk bulunmaz. Bu nedenle oldukça zahmetsizdir.

E-defter uygulaması bütün gerekli belgelerin güvenle saklanmasını ve gerektiğinde kontrol edilerek kullanılmasını sağlar. Belgelere ulaşmak için defter üzerinde arama yapılması gerekir. Bu kullanım işletmeler için büyük kolaylık sunar.

E-devlet Uygulamasından Faydalanma Koşulları Nelerdir?

E-devlet uygulaması ticari faaliyet gerçekleştiren gerçek veya tüzel kişilerin defterlerini dijital ortamda oluşturması, kaydetmesi, saklaması ve ibraz etmesi için kullanılır. Ancak e-devlet uygulamasının kullanılması için kişi ve kurumların bazı koşulları yerine getirmesi gerekir. E-devlet kullanım koşulları şu şekildedir:

Gerçek kişiler 5070 sayılı kanun (Elektronik İmza Kanunu) gereğince Nitelikli Elektronik Sertifika yani NES'e sahip olmalıdırlar.

Tüzel kişiler elektronik faturadan yararlanma iznine ve mali mühre sahip olmalıdırlar.

E-defterin uyumlu bir yazılım kullanılarak kaydedilmesi, muhafaza edilmesi, onaylanması ve ibraz edilmesi gereklidir.

Bu koşullar yerine getirildikten sonra e-defter uygulaması gerçekleştirilebilir.