Belediyeden 10 kişiye iş imkanı

Türkiye İş Kurumu ve Küçükçekmece Belediye Başkanlığı’nın işbirliği kapsamında gerçekleştirdiği, beceri kazandırmayı ve iş edindirmeyi amaçlayan sertifika programı kapsamında 25 kursiyer, 3 haftalık teorik eğitimlerinde:

-Belediyelerin ve İl Özel İdarelerinin görev ve sorumluluklarını, kuruluşlarını, sınırlarını, yetki ve organları,

-Basılı belgelerin sayısallaştırılması, elektronik belge yönetme, elektronik devlette ve elektronik dönüşüm sürecinde belge yönetiminin rolü, elektronik belge ve bilgi yönetim politikaları ve erişim yetkileri,

-Başbakanlık tarafından 2005/7 sayılı genelge ile yayınlanan Standart Dosya Planı kuralları,

-Belge depolama, koruma, dosyalama anlayışı, belge yaşam döngüsü, belge saklama süreleri, yasa ve prosedürleri, belge sınıfları ve bu sınıflara göre tasnif etme, belge ayıklama imha, etiketleme ve arşivde konumlandırma,

-Temel bilgisayar kuramları, MS Office uygulamaları, temel cad ve arşiv belge bilgi yönetim sistemleri(MIS) programlarının kuramları öğretilecektir.
 
9 haftalık uygulama eğitimlerinde:

-İmar Müdürlüğü uhdesinde bulunan dosyalarda konumlu bulunan A0 projeleri, A3/A4 belgeleri taramak sureti ile sayısal hale getirmiş, doküman yönetim sunucusuna aktarılan elektronik belgeleri ilgili ada parselleri ile ilişkilendirmiş ve belge türlerine göre tasniflerini gerçekleştirmektedir.

-İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü uhdesinde bulunan Memur ve İşçi Özlük dosyalarının standart dosya planının öngördüğü şekilde fiziksel düzenlemesini ve iyileştirmesini yapmış ve dijital hale getirdikleri özlük dosyalarını T.C. Kimlik numaraları ile ilişkilendirerek doküman yönetim sunucusuna aktarımını yapmaktadır.
 
-Ruhsat Denetim Müdürlüğü uhdesinde bulunan Sıhhi, Gayrisıhhi ve Umuma Açık İşyerlerine ait ruhsat dosyalarını sayısallaştırarak Adres ve Ada-Parsel ile ilişkilendirmek sureti ile veri tabanına aktarımını gerçekleştirmektedir.

-Zabıta Müdürlüğü uhdesinde bulunan Pazar İşletmelerine ait dosyalar taramak sureti ile dijital hale getirilerek Belediye Sicil Kodu ile ilişkilendirilerek veri tabanına aktarımını gerçekleştirmektedir.
Â
 Kursu % 90 devam ile tamamlayarak sertifika almaya hak kazanan ilk 10 kursiyer Küçükçekmece Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü bünyesinde dijital arşiv hizmetlerini yürütmek amacı ile hizmet alımı yolu ile istihdam edilecektir.

Teorik ve uygulamalı eğitimlerin yanı sıra kursiyerlerin Belediyemizin düzenlediği aktivitelere katılımları sağlanarak aidiyetlik duygularının oluşması ve sosyal yönlerinin gelişmesi sağlanmaktadır.

Proje nasıl ortaya çıktı ve başlatıldı?

     İdari ve mali özerkliğe sahip belediyeler, belde ve belediye sakinlerinin müşterek hizmetlerini karşılarken yürüttükleri idari işlemler sırasında üretilen kâğıt veya elektronik belgelerin kontrol altına alınıp yönetilmesinden de sorumludur. Bu sebeple belge yönetimi sistemlerini kurup, dosya tasnif planlarını geliştirerek, arşiv depolarını düzenlemeleri; böylece kullandıkları belgeleri kontrol altına almaları gerekir. Bu faaliyetler belediyelerin kendi organları tarafından yürütülebildiği gibi dışarıdan hizmet alımı yoluyla da gerçekleştirilebilmektedir. İşte bu bilgiler ışığında e-devlet gereksinimlerinin en temel öğelerinden olan dijital arşiv ve elektronik belge yönetiminin maliyet ve insan kaynağı alanlarında değerlendirilmesi ile ortaya çıkan bir projedir.

Projenin, orta ve uzun vadede hedefleri nelerdir?
     İlçedeki işgücünün istihdam edilebilirliğinin artırılması, işsizlik sorununun sosyal etkilerinin azaltılması ve yerel yönetimlere ihtiyaç duydukları, teknik ve teknik olmayan yetkinlikleri kazanmış arşiv uzmanı ihtiyacını karşılayarak e-dönüşüm sürecinde yetkin iş gücü sağlanmasını hedefleyen bir projedir.

Bu proje yeni ve farklı olarak yönetime ne getirmektedir?
   Dijital Arşiv hizmetleri son yıllarda günlük işlerindeki performanslarını artırmak isteyen birçok yerel yönetimin önemsediği bir alan olmuştur. İşte bu anlamda bürokrasiyi azaltan, şeffaf, vatandaş odaklı elektronik hizmetler sunmak sureti ile ilçedeki yaşam kalitesinin arttırılması ve kurumlar arası bilgi ve belge paylaşımı yoluyla birlikte çalışılabilir bütünleşik elektronik bir yapıya kavuşması ile yönetim düzeyinde karar verme süresinde etkin olan insan faktörlü gecikmeler en aza indirilmektedir.

Proje ne gibi sonuçlar doğurmuştur, etkileri nelerdir?
Arşiv Hizmetlerini ihale etmek yerine belediye bünyesinde yürüterek mali güdü beklemeden zamana yaymak sureti ile doğruluk ve kullanım oranı çok yüksek olan bir yüzdede gerçekleşmesini sağladık. İnsan kaynağına ayrılan bütçeden, söz konusu proje ile elde edilen mali kazanım; donanım, yazılım ve istihdama çevrilerek sosyal sorumluluk kapsamında 10 Küçükçekmeceli genci istihdam olanağı yaratıldı.

Proje vatandaşların ve iş dünyasının işlerini daha iyi yapabilmelerini nasıl sağlayacak ve gündelik yaşamlarını ne şekilde kolaylaştıracaktır? Vatandaşlara, iş dünyasına ve topluma olumlu katkıları var mıdır?
  Programın topluma saÄŸladığı olumlu katkı olarak; iÅŸgücünün istihdam edilebilirliÄŸinin artırılması, iÅŸsizlik sorununun sosyal etkilerinin azaltılması teorik derslerle bilgi sahibi olan ve uygulamalı eÄŸitimle gerekli tecrübe ve mesleki yeterliliÄŸe eriÅŸen iÅŸsizlerin tümüne staj, büyük çoÄŸunluÄŸuna ise yerel yönetimlerde istihdam olanağı saÄŸlanmasıdır.  Bu proje ile gerekli tecrübe ve mesleki yeterliliÄŸe eriÅŸen kursiyerlerden sertifika almaya hak kazananlar iÅŸ dünyasında benzer çalışmaları yürütecek ÅŸirketler için, gerek bilgi birikimleri ile gerek sigorta primlerinde saÄŸlanan avantaj ile iÅŸverenler için maddi ve manevi büyük bir kazanımdır. Ä°dari iÅŸlemler sırasında üretilen kâğıt veya elektronik belgelerin korunmasını saÄŸlayarak istenildiÄŸi zaman, istenildiÄŸi ÅŸekilde ilgili kurum ve kiÅŸilerle hızlı ve güvenli bir ÅŸekilde paylaşılmasını saÄŸlayarak karar verme sürecindeki etkin yapıyı hızlandıracak yetkin iÅŸ gücünün ve belge sürecinin kazandırılmasını amaçlayan bir programdır.   Â

Projeden ne gibi özgül ve jenerik (diğerlerine özgü) sonuçlar çıkarılabilir? Projeden çıkarılan ve başkalarının yararlanabileceği olumlu veya olumsuz sonuçlar var mıdır?
   Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin yerel yönetimlerdeki faaliyetleri sonucu oluşan yazılı ve görsel dokümanların işletilmesini, sınıflandırılmasını, düzenlenmesini ve korunmasını sağlayarak istenildiği zaman, istenildiği şekilde ilgili kurum ve kişilere hızlı ve güvenli bir şekilde verilmesini sağlayacak yetkin iş gücü kazandırılmasını amaçlayan bu programda: Sosyal sorumluluk, eğitim, istihdam olanağı yaratmak, personelde zaman verimliliği, belge bilgi güvenliği ve dijital veri altyapısını destekleyerek devlet modern anlayışında sonuca bir adım daha yaklaştık.

Proje, e-Devlet (e-Yerel Yönetim Hizmetleri) ile ilgilenen tüm diğer kurumlara örnek olabiliyor mu ve yol gösteriyor mu?
  Günümüzde yerel yönetimlerin ürettikleri belgelerin hızla artışı bu alanda yetişmiş iş gücüne duyulan gereksinimi de artırmaktadır. Belge üretim miktarının beraberinde getirdiği ve gün geçtikçe artan sorunlar, miktar ve çeşitliliği bakımından bütün yerel yönetimlerde benzerlik göstermektedir. Bu nedenle geçmişten günümüze kalan arşiv kayıtları ve günümüz yerel yönetimlerinde üretilmekte olan belgelerin, arşivcilik ve belge yönetimi teknikleri ile kontrol altına alınması kaçınılmaz olmuştur. Modern arşivlerin gerek nicelik gerekse niteliği yönüyle karmaşıklaşmasının getirdiği sorunların ardından, yeni ve özel bir meslek türü olarak belge ve bilgi yönetim sistemleri disiplininin ortaya çıktığı görülmektedir. Henüz arşiv malzemesi kimliği kazanmadan önce belgeleri, üretimden arşivlerde düzenlemeye kadar kontrol altına almak amacıyla oluşturulan belge yönetimi, son yıllarda bürokratik işlemleri disipline etmek isteyen birçok yerel yönetimin önemsediği bir alan olmuştur. Ancak söz konusu denetim, belli bir bilgi birikimi ve teknik deneyime sahip olmayı gerekli kıldığı için arşiv belge ve bilgi sistemleri eğitimine, ön lisans düzeyinde eğitim veren okulların yanı sıra kurs programları ile doğrudan destek vermek gereksinimi doğmuştur. Modern devlet anlayışının temel kuramı olan e-dönüşüm sürecini sosyal sorumluluk olgusunu eğitim ve istihdama dönüştürerek gelecek nesillerin e-devlet sürecinde daha aktif ve katılımcı olması kaçınılmaz bir sondur.