Rapor Nedir Ve Nasıl Yazılır? Rapor Özellikleri Nelerdir

Raporlar, genellikle birçok kişinin iş sorumluluklarının ortak bir parçasıdır. Günlük çalışma raporları, satış raporları ve analizler dahil olmak üzere yazmanız gerekebilecek birkaç iş raporu türü vardır. 

 Rapor Nedir? 

 Rapor, işinizin bir yönü ile ilgili belirli bir konu hakkındaki bilgileri tartışan resmi bir belgedir. Çoğu iş raporu, bir yönetici gibi belirli bir hedef kitleye yöneliktir. Satış raporları, günlük raporlar, bütçe raporları ve iş verileri analiz raporları dahil, işte yazılması gerekebilecek çeşitli raporlar vardır. Türüne bağlı olarak, raporunuza neleri dahil etmeniz gerektiğini özetleyen bir rapor özeti verilebilir. Raporun ne iletmeye çalıştığını açıkça göstermek için çoğu rapor yapılandırılmış bir formatta yazılmalıdır. 

 Rapor Nasıl Yazılır? 

Proje adı 

Tarih 

Hazırlayan: adınız ve soyadınız 

Şirket adı 

Yönetici özeti veya özet: Raporda çıkacak sonuçlarınızı veya önerilerinizi not etmek için bu bölümü kullanın. Raporda tartışılan en önemli fikirleri de eklemelisiniz. Günlük bir çalışma raporu veya ilerleme raporu yazıyorsanız, bu bölümü eklemenize gerek yoktur. 

 Giriş: Girişiniz, raporda neleri anlatacağınızı ve raporu yazma nedeninizi özetleyen iki ila dört paragraf olmalıdır. Girişinizi yazarken olabildiğince net ve öz olun, böylece okuyucu raporunuzda ne bulacağını net bir şekilde anlayabilir. Günlük raporlar veya ilerleme raporları için, girişinizin yalnızca tamamladığınız işi ve bir sonraki adımda çalışmayı planladığınızı ayrıntılarıyla anlatan birkaç cümle olması gerekir. 

 Gövde: Raporunuzun gövdesi için, iletmek istediğiniz bilgileri detaylandırmaya odaklanmalısınız. Bir projeyle ilgili olarak yapılan sonuçları, sonuçları ve bulguları dahil edebilirsiniz. Günlük veya ilerleme raporları için, başardığınız başarıları veya tamamladığınız görevleri ekleyin. 

 Öneriler: Bu bölümde, bir projenin sonuçlarına veya sonuçlarına göre veya belirli bir sorunu çözecek olan önerilerinizi listelemelisiniz. Örneğin, bir öneri olarak " yeni el kitabında her hafta çalışanlara bir saat eğitim verin " yazabilirsiniz. Günlük veya ilerleme raporu için sonraki hedeflerinizi veya görevlerinizi bu bölümde listeleyebilirsiniz. 

 Sonuç: Tartışılan bulguları veya sonuçları özetleyerek ve en önemli önerileri tekrarlayarak raporunuzu sonlandırın. 

 Rapor Özellikleri Nelerdir? 

 Etkili çalışma raporları yazmak pratik ve iyi iletişim becerileri gerektirir. Ne kadar çok rapor yazarsanız, onları oluşturmakta o kadar verimli olursunuz. Profesyonel bir rapor yazmak için atabileceğiniz adımlar; 

 Hedef kitlenizi belirleyin; 

 Raporunuzu kimin okuyacağını bilmek, raporunuzu nasıl biçimlendireceğinizi, neleri dahil edeceğinizi ve yazarken kullanmanız gereken üslubu belirlemede önemli bir adımdır. 

 Hangi bilgileri dahil edeceğinize karar verin; 

 Hedef kitlenizin kim olduğunu belirledikten sonra, hangi bilgilerin dahil edilmesi gerektiğine karar vermek için raporunuzun amacını belirlemeye odaklanmalısınız. Raporu kimin okuyacağını biliyorsanız, görmeyi bekledikleri şeyle ilgili sorular sorabilirsiniz. Aktarmaya çalıştığınız şeyin en net resmini sağlayacak bilgileri eklemeyi seçin. 

 Raporunuzu yapılandırın; 

 Bir rapor yazarken, kolayca okunabilecek ve sindirilebilecek şekilde yapılandırmalısınız. Her rapor eklemeniz gereken bölümlere göre değişiklik gösterse de; 

Başlık veya başlık sayfası 

Raporunuzun içeriğini kısaca açıklayan yönetici özeti / özet 

İçindekiler tablosu (rapor birkaç sayfadan fazlaysa) 

Raporu yazarken amacınızı açıklayan bir giriş 

Raporla birlikte ilettiğiniz bilgileri eklediğiniz bir gövde paragrafı 

Raporun amacına göre sonuç veya tavsiye gibi bilgileri raporunuzu yazarken kılavuz olarak kullanabilirsiniz. 

 Kısa ve profesyonel bir dil kullanın; 

 Raporunuzu yazarken açık ve kısa bir dil kullanmaya çalışmalısınız. Konuyu olabildiğince açık ve hızlı bir şekilde anlatmaya çalışın ve basit ama profesyonel bir dil kullanın. Mümkünse "kabarık" veya kelimeli cümleler kullanmaktan kaçının. 

 Raporunuzu Düzenleyin; 

 Çalışma raporunuzu düzeltmek, rapor yazma sürecinde önemli bir adımdır. Bu size yazınızın olabildiğince profesyonel olmasını sağlama ve hataları göndermeden önce yakalama fırsatı verir. Düzeltme ayrıca gereksiz bilgileri kesmenize ve raporunuzun olabildiğince verimli ve etkili olmasını sağlamanıza olanak tanır. Raporunuzu yazmayı bitirdikten sonra, yeniden okumadan önce bir saat veya daha fazla bir süre için kenara koyun. Bu, rapora yeni bir şekilde bakmanıza ve daha önce görmemiş olabileceğiniz hataları yakalamanıza olanak tanır.