Pandemi döneminde zorunlu staj

Pandeminin etkisiyle üniversitelerimizde mezuniyet için gerekli koşullardan biri olan birçok zorunlu staj çalışması ya uzaktan staja dönüştürüldü ya da iptal edildi. Daha önceden de kısmen uygulanmasına rağmen bu dönemde dünyaca ünlü büyük teknoloji firmaları dahil birçok firmanın staj alımlarını kısmen veya tamamen uzaktan olacak şekilde yeniden şekillendirdiğini görüyoruz. Google 1999’dan beri sürdürdüğü staj programını ilk defa bu yaz tamamen sanal ortama taşıdı. Ülkemizde de durum çok farklı değil. Bu kapsamda altyapı olarak önceden de var olan ve günümüzde iyice hayatımıza giren video konferans veya asenkron yöntemler yoğun olarak kullanılmaya başlandı.

ÖĞRENCİLER UZAKTAN STAJI TERCİH ETMİYOR
Biz bu yeni duruma ne kadar kolay adapte olabildik ve ne kadar hazırız? Öğrencilerimizden uzaktan staj yapanların bir kısmına bu tercihlerini sorduğumuzda bir gerçek ortaya çıkıyor. Öğrencilerimizin bir kısmının bir anda karşılarına çıkan bu yönteme henüz tam adapte olamadıklarını ve uzaktan stajı tercih etmediklerini gözlemledik. Bunun birçok nedeni var; bunları ele alacağız. Firmaların bir kısmı en az öğrenciler kadar, bu yeni staj dönemine hazırlıklı değil. Buralarda yaşanan sorunlara ve olası çözümlerine de değineceğiz.

Bu dönemde her iki tarafı da etkileyebilecek bazı zorluklar ortaya çıktı. Şirketler açısından sosyal temas olmadan, stajyerlerin oryantasyonu ve eğitimin sağlanması, sanal iş tanımlarının yapılması, stajyerlerin iş yerinde olmadan ortama ve çalışanlara uyumunun sağlanması gereğinin ortaya çıkmasıyla birlikte bir yandan da stajyerlerin motivasyonunu ve ilgisini üst düzeyde tutmak gerekliliği ile yerinde staja göre daha yoğun organizasyon gerektiren bir durum oluştu. Birçok öğrenci için fiziksel olarak iş yerinde olamamanın sonucu olarak edinilen iş hayatı deneyiminin azlığı, kimi zaman bekledikleri ilgiliyi görememek, insan ilişkilerinin mentorlar haricinde az veya hiç olmaması, çalışma disiplinini kazanamamaları, zaman zaman evlerindeki bilgisayar ve internet gibi altyapı yetersizlikleri, mentorlarla iletişimde ve asenkron kaynaklara erişmekte yaşanan zorluklar sorunlardan bazıları olarak karşımıza çıkıyor. İşin sosyal tarafını da göz ardı etmemek gerekiyor. Daha önceki yazımda belirttiğim gibi iş ortamında sağlanan profesyonel ilişkiler ve tanışıklıkların kişinin kariyerine katkısı önemli olabiliyor.

STAJYERLER ZAMAN YÖNETİMİNİ ÖĞRENDİ
Stajyer açısından dikkat dağıtan unsurların varlığı, örneğin evdeki yaşam ortamının getirdiği uyaranlar; çok basit anlamda kapının çalması, ev sakinlerinin çalışılan odaya aniden girmesi, televizyon gibi faktörler verimi ve odaklanmayı etkiliyor. Peki tüm bu olumsuzluklara karşın stajyer neler yapmalı? Belki birkaç basit önlem alınabilir. İş ortamını yaşam ortamınızdan ayırmanın olumlu etkileri olacaktır. İş yeri saatlerinin en azından bir kısmına mümkün olduğunca uyum sağlayarak çalışanlarla etkileşim içinde olmanın yanı sıra ev ortamında iş yerine uygun giyinmek bile motivasyonu olumlu etkileyebilir. Bunlara rağmen uzaktan staja olumlu bakanların da azımsanmayacak kadar fazla olduğunu görüyoruz.

Öğrencilerimiz arasında yaptığımız araştırmaya göre mentorlarla birebir çalışma imkânı olması, planlama yapıp bu plana uygun çalışmak, kendi çalışma saatlerini ayarlayabilmek, gerekli altyapı ve imkân sağlandığı durumda istedikleri kişilerle sürekli iletişim halinde olabilmek birçoğuna cazip geliyor. Başlarında sürekli duran birisi olmadan belki de birçok stajyer ilk defa ödev ve projeler haricinde kendilerine atanan bir görevi zamanında yetiştirme çabası içine girdi. Bunun için zaman yönetimi yapmayı öğrendiler. Görev odaklı çalışma olduğu durumlarda hafta sonları veya akşam çalışmak da mümkün hale geldi. Önlerine koyulan herhangi bir stajı değil, iş yerinin lokasyonundan bağımsız olarak, gerçekten istedikleri alan ve yerde staj yapma imkânına erişilebildiler. Öğrencilerimizin hoşuna giden şeylerin birisi de ev ortamının rahatlığı ve uzun yol gidip dönmek zorunda kalmamaları oldu. Özellikle metropollerde sıkça yaşanan trafik stresinden kurtuldular ve zaman kaybı yaşamadılar. En önemlisi de pandemi dönemindeki kalabalık ortamların getirdiği sağlık sorunu yaşama kaygısından da kurtuldular.

FİRMALARA DA AVANTAJ SAĞLADI
Uzaktan staj, firmalar için de avantaj sağladı. Çok kısıtlı sayılabilecek yer ve ekipmandan tasarruf sağladılar. Firmalar stajyerler için değerli alanlarından yer ayırmak, yemek ve servis hizmeti sunmak zorunda kalmadı. Uzaktan staj sırasında ayrıca stajyerin ister istemez diğer çalışanların iş gücünü etkilemesinin önüne geçildi.

Bu süreci firmaların insan kaynakları birimi açısından da olumlu önemli bir deneyim olarak nitelendirilebiliriz. Uzaktan stajla artık işverenler dünyanın farklı yerlerinden stajyer çalıştırmaya başladı. Dünyanın neresinde olursa olsunlar, yetenekli öğrencilerin dünyaca ünlü firmalarda profesyonel kariyerlerine ilk adımı atabilmeleri adına her iki taraf için de büyük bir fırsat oluştu. Potansiyel çalışanlarının iş performanslarını tüm olumsuzluklara rağmen gözlemleyebildiler. Verilen işi sadece gerektiğinde soru sorarak başarmaya çalışan, kendinden motiveli kişileri tanıma imkânları oldu.

PEKİ BAŞKA NELER YAPILABİLİR?
Yarının çalışanlarının uzaktan çalışmaya daha fazla hazırlıklı olması gerekiyor. Ancak firmaların da gerekli imkânları sunmaya hazır olması gerekiyor. Örnek olarak, stajyerlerin çalışmalarının düzenli olarak denetlenmesini sağlayan hedefler oluşturulması; düzenli olarak çalışmaları takip edecek ve stajyerin senkron veya asenkron erişebileceği bir mentor atanması; yine günlük düzenli video konferanslarla bu aralar epey popüler hale gelen, cep telefonundan bile takip edebileceğiniz proje idaresi araçlarıyla verilen işlerin takip edilmesi sağlanmalı. Proje bazlı çalışmaların genelde olumlu sonuçları olabileceğini görüyoruz. Bu sebeple genel olarak fabrika veya iş yeri ortamının rutinleri yerine proje geliştirmeye yönelik, belli bir çıktı elde etme yönünde yapılacak çalışmalar fayda sağlayacaktır. Standart olarak stajyerden sadece pasif olarak iş akışını izlemesi yerine firmanın da işine yarayacak çalışmalar yapması istenebilir. Bu konuda gerekli eğitimleri sunarak ve onları iş ortamı içinde etkin tutarak ilgilerinin devamı sağlanmalıdır. Verilen görevlerin kıyıda köşede kalmış işler yerine, içinde çalışılan grup için anlam ifade eden işler olması stajyerin motivasyonunu yükseltecektir. Ayrıca stajyer öğrencilerin uzaktan çalışma deneyimlerinde karşılaşacakları olası sorular ve teknik dokümanlar derlenerek her an başvurabilecekleri serbest erişimli kaynaklar oluşturulması; senkron iletişim kanallarının, asenkron iletişim ve başvuru mekanizmalarıyla da desteklenmesi fayda sağlayacaktır.

Özetle uzaktan staj, özellikle pandemi döneminde yerinde staja alternatif bir yöntem olarak karşımıza çıkıyor. Özellikle teknik ekipmanla ve personelle yakından çalışmanın öğrencinin mesleki gelişimini etkilediği branşlarda şu anki koşullarda iyi bir alternatif olmayacak ve yerinde stajın yerini tutamayacak; buna karşın pandemide yaşadığımız gibi, gerekli durumlarda bazı sektörler için ileride de sıklıkla başvurulacak bir çalışma yöntemi olacaktır. Uzaktan stajın getirdiği olumsuzlukları giderebilmek bakımından hem öğrencilerin hem de işverenlerin aşması gereken yukarıda da belirttiğim bazı zorluklar var. Ama bunların da gerekli çalışmalar ve organizasyonlarla aşılabileceğini tahmin ediyorum. Tüm öğrencilerimize bu zorlu dönemde başarılar diliyorum.

PROF. DR. ALİ ZİYA ALKAR KİMDİR?
Prof. Dr. Ali Ziya Alkar, Hacettepe Üniversitesi Elektrik ve Elektronik Mühendisliği’nden mezun olduktan sonra Colorado Üniversitesi Boulder’dan mikroelektronik alanında yüksek lisans ve doktora derecelerini aldı. 2008 yılında Yükseköğretim Kurulu tarafından doçent unvanına layık görüldü. 2017 yılında profesörlüğe yükseltildi. Hacettepe Üniversite’sinde bir süre Mühendislik Fakültesi Dekan yardımcılığı yaptı. Şu ana kadar toplam 30’un üzerinde yüksek lisans ve doktora tezi yönetti. Çeşitli dergilerde hakemlik ve editörlük ve TÜBİTAK’ta danışma kurulu üyeliği yaptı; ulusal ve uluslararası projelerde yürütücü ve araştırmacı olarak görev aldı. Halen Hacettepe Üniversitesi Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölüm Başkanı olan Prof. Alkar, aynı zamanda Hacettepe Üniversitesi Kariyer Gelişimi Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü görevini yürütüyor.