Ebys nedir? Nasıl kullanılır ve açılır? Ebys ne işe yarar?

Günümüzde artık bilgisayar üzerinden dosyalar ve benzeri pek çok farklı belge yönetilmektedir. Bu yönetim sayesinde farklı kurumları ve yapılara güvenli bir şekilde transfer gerçekleşir. Elektronik belge yönetim sistemi olarak da bilinen EBYS, bu konuda önemli bir yere sahiptir.

EBYS Nedir?

İnternet üzerinden bilgilerin anlık olarak yönetilmesi, belge ve bilgi alışverişinde elektronik ortamda yapılması EBYS olarak bilinir. Daha doğrusu tüm bilgi alışverişi ve belgelerin İnternet ortamında yönetilmesi olduğunu söylemek gerekir. Aynı zamanda kurum içi ve kurum dışı yapılacak olan yazışmaları standart bir noktaya ulaşır. Tüm bu yönüyle pek çok farklı sektör açısından önemli bir yere sahiptir ve yaygın olarak kullanılır.

EBYS Nasıl Kullanılır?

Bu sistemi kullanmak için Öncelikle değerlendirilecek kuruma bağlı olarak açmak gerekir. Örneğin sağlık sistemi açısından e-devlet üzerinden giriş ile beraber gerekli işlemleri yapmak yeterlidir. Farklı bilgi ve belge alışveriş konusunda yönetim için, kurumun internet sitesi vasıtasıyla gerekli aşamaları tamamlamak yeterlidir. Daha sonra sistem zaten kişiyi yöneltmektedir. Böylece elektronik belge yönetim sistemi, kaydın yapıldığı bölüm üzerinden kullanılmaktadır.

EBYS Nasıl Açılır?

EBYS aynı zamanda bir programlama sistemidir. Bu sebepten dolayı elektronik belge yönetim sistemini kullanmak için yükleme işleminin gerçekleşmesi gerekmektedir.

 - Öncelikle kişi interneti kullanmak sureti ile ilgili site bünyesinde bağlantı kurar.

 - Daha sonra EBYS sistemi üzerinden ‘KUR’ butonu ile işlem gerçekleşir.

 - Kaydet menüsüne tıkladıktan sonra ise sitemin bilgisayara kayıt edilmesi sağlanır.

Bu şekilde yapılan işlem ile birlikte artık kişi kendi bilgisayarı ve cihazı üzerinden kolayca EBYS sistemine giriş yapar. Sonuç olarak amaca uygun şekilde elektronik belge yönetim sistemi farklı zaman dilimlerinde kullanılır.

EBYS Ne İşe Yarar?

Özellikle de EBYS sisteminin tam olarak ne işe yaradığı merak edilen konulardan biridir. Bu konuda pek çok farklı yarar sağladığı ve değişik amaçlarla kullanıldığını söylemek gerekir.

 - Belge ve bilgi alışverişi elektronik ortamda gerçekleşir.

 - İnternet üzerinden bilgiler anlık olarak yönetilir.

 - Farklı sektörler açısından bilgi ve belgeler arşivlenir.

 - Hem devlet kurumları hem de özel sektör açısından bilgi ve belgeler etkin biçimde kontrol edilir.

 - Saklanılan belge aynı zamanda yönetilen belgeye dönüştürülür.

 - Doküman oluşturma ile beraber maliyet yönetimi önemli oranda azaltılır.

 - Evrak akışları çok daha hızlı ve doğru bir şekilde sonuçlanmış olur.

 - Güvenli ve mekandan bağımsız bir şekilde erişim olanağı elde edilir.

Bu şekilde yukarıda öne çıkan farklı faydaları ile beraber elektronik belge yönetim sistemi öne çıkmaktadır. Hem Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları olarak hem de özel sektör kapsamında amaca uygun şekilde değerlendirildiğini söylemek mümkün.