Arşivleme nedir, nasıl yapılır ve araçları nelerdir? Arşivleme sistemi ve yöntemleri

Dosya ve klasörler; işletme gelir vergisi beyannameleri, muhasebe kayıtları, işletme defterleri, banka hesap özetleri ve iptal edilen çekler ve insan kaynakları dosyaları gibi en önemli belgeleri güvenle ve bir arada muhafaza edebilmenize imkan tanır.

Arşivleme Nedir?

Arşivleme; kişilerin, kurumların ya da şirketlerin faaliyetleri sırasında elde ettikleri bilgi ve belgeleri belirli bir plan içinde muhafaza etmesi olarak bilinir. Arşivleme sistemi, önemli evrakların belirli bir süre boyunca saklanması zorunlu olan belgelerin planlı ve güvenli bir şekilde saklanması olarak da düşünülebilir. Dosyalama şeklinde de bilinen arşivleme tekniği; hukuk büroları, insan kaynakları, kamu kurumları ve finans/muhasebe departmanları gibi alanlarda sıkça kullanılır. Devlet arşivi, birim arşivleri ya da özel arşivler gibi yerlerde arşiv odası olarak da ayrılan bazı alanlar bulunur. Özel kurumlar ve şirketler, isteğe bağlı olarak kendi bünyesinde arşiv odası için yeterli bir alan açabilir. Geniş arşiv dolapları sayesinde ofis içinde de gerekli olan belgeleri muhafaza edebilmek büyük ölçüde kolaylaşır.

Dosyalama yöntemleri sayesinde de istenilen belgeye kolay bir şekilde ulaşım sağlanabilir. Dosyalar belirli bir sıralamayı takip ederek sıralanabileceği için aranılan belgeye kısa bir süre içinde ulaşılabilir. Şahıs şirketleri ve küçük işletmeler de önemli belgelerini güvenli bir şekilde saklamak için arşivleme yöntemini kullanır. Aynı zamanda dijital dosyalama seçeneklerinin bulunması ile birlikte, arşivlenmiş olan dosyaların organizasyon için de önemi oldukça büyüktür ve yasal denetim için belli bir süre saklanmaları gerekebilir.

Arşivleme Nasıl Yapılır ve Araçları Nelerdir?

Arşivleme sistemi, arşive alınacak olan belge ya da dosyaların kurum ve şirket yönetmeliği ya da evrensel arşivleme yöntemlerinden yararlanarak sıralanması şeklinde yapılır. Büro yönetiminin çok önemli bir parçası olan arşivleme, bazı metotları takip edilerek de uygulanabilir. Doğru yöntemlerle kurulmuş olan bir arşiv sistemi sayesinde sorun yaratabilecek olan bazı karmaşaların ve zaman kayıplarının da önüne geçilebilir. Dosya ismi, dosyanın kayıtlı olduğu birim, dosya numarası, belge tarihi, evrak türü ve dosya önem durumu gibi detaylara sadık kalarak kurulan arşivleme sistemi ile aranan bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilir.

Dosya arşivlemesi yapılırken de dosyalar dizine alınarak aranabilir bir şekilde sınıflandırılmalıdır. Bu sayede de istenen bilgiye kolay bir şekilde de ulaşmak mümkün olur. Arşiv büyüklüğüne ve sistemine uygun bir şekilde alfabetik dizin, konu isimlerine göre de sıralama ya da numaralı dosyalama sistemlerinden herhangi biri rahatlıkla tercih edilebilir. A’dan Z’ye doğru uzanan alfabetik dizin ise, dosyalara ya da dosya raflarına harf dizini değerlerini de atayarak sınıflandırma işlemi yapılabilmesini sağlar. Dosyaların içeriğine ya da sayısına göre A, Aa ya da AAa gibi daha spesifik ve geniş oranlı bir arşivleme düzeni de oluşturulabilir.

Arşivleme Sistemi ve Yöntemleri

Arşivleme düzeniniz için kullanabileceğiniz dosya ve klasörler, çok geniş bir ürün yelpazesi ile sunulur. Temel kırtasiye malzemeleri içinde yer alan poşet dosya çeşitleri, evrakları delme zorunluluğu da bulunmadan bir arada tutabilmenize imkan tanır. 5’li, 10’lu ya da 50’li olarak sunulan poşet dosyalar sayesinde de tek bir telli dosya içinde belge havuzu oluşturabilmek büyük ölçüde kolaylaşır. Askılı dosya modelleri ile önemli ya da hassas belgeleri kutu raf içinde saklayanlar için iyi bir alternatif olarak bilinir.